檔案會(huì)商制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，規(guī)范檔案會(huì)商工作流程，確保檔案信息的準(zhǔn)確性、完整性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在檔案形成、整理、保管、利用等過(guò)程中涉及的會(huì)商活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案會(huì)商工作合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確完整原則：會(huì)商過(guò)程中要保證檔案信息的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得遺漏重要內(nèi)容。3.高效協(xié)作原則：各部門應(yīng)密切配合，提高會(huì)商效率，共同推進(jìn)檔案管理工作順利開(kāi)展。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案安全保密意識(shí)，防止檔案信息泄露、丟失或損壞。二、檔案會(huì)商的組織與職責(zé)（一）檔案會(huì)商小組1.組成人員：由公司分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員為成員。2.職責(zé)負(fù)責(zé)審議檔案管理的重大事項(xiàng)，制定檔案工作發(fā)展規(guī)劃和年度計(jì)劃。對(duì)檔案管理制度、流程的修訂進(jìn)行討論和決策。協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中出現(xiàn)的跨部門問(wèn)題和爭(zhēng)議。監(jiān)督檢查檔案會(huì)商制度的執(zhí)行情況。（二）檔案管理部門1.職責(zé)負(fù)責(zé)組織檔案會(huì)商會(huì)議的籌備工作，包括確定會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等。整理和提供與會(huì)議相關(guān)的檔案資料，為會(huì)商提供數(shù)據(jù)支持。記錄會(huì)議內(nèi)容，形成會(huì)議紀(jì)要，并負(fù)責(zé)跟蹤會(huì)議決議的執(zhí)行情況。對(duì)檔案會(huì)商過(guò)程中提出的問(wèn)題進(jìn)行分析和研究，提出解決方案或建議。（三）相關(guān)業(yè)務(wù)部門1.職責(zé)按照檔案管理部門的要求，及時(shí)提供本部門形成的各類檔案資料，并確保資料的真實(shí)性和完整性。參與檔案會(huì)商會(huì)議，對(duì)涉及本部門的檔案管理問(wèn)題進(jìn)行討論和決策，提出意見(jiàn)和建議。負(fù)責(zé)落實(shí)檔案會(huì)商會(huì)議決議中與本部門相關(guān)的工作任務(wù)。三、檔案會(huì)商的內(nèi)容與流程（一）檔案會(huì)商的內(nèi)容1.檔案管理制度的修訂：根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司實(shí)際情況，對(duì)檔案管理制度進(jìn)行修訂和完善，確保制度的科學(xué)性和有效性。2.檔案整理方案的確定：針對(duì)不同類型的檔案，商討合理的整理方法和分類標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案整理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.檔案數(shù)字化工作：討論檔案數(shù)字化的范圍、進(jìn)度、質(zhì)量要求等，協(xié)調(diào)解決數(shù)字化過(guò)程中遇到的技術(shù)問(wèn)題和人員安排問(wèn)題。4.檔案利用與共享：研究如何提高檔案利用效率，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理共享，滿足公司各部門對(duì)檔案信息的需求。5.檔案安全與保密：分析檔案管理過(guò)程中的安全風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的防范措施，加強(qiáng)檔案保密工作，防止信息泄露。6.重大項(xiàng)目檔案管理：針對(duì)公司重大項(xiàng)目，商討項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔等工作要求，確保項(xiàng)目檔案的完整和準(zhǔn)確。（二）檔案會(huì)商的流程1.議題提出檔案管理部門根據(jù)公司檔案管理工作的實(shí)際情況，定期或不定期提出檔案會(huì)商議題。相關(guān)業(yè)務(wù)部門也可根據(jù)工作需要，向檔案管理部門提出檔案會(huì)商議題申請(qǐng)。2.議題審核檔案管理部門對(duì)提出的議題進(jìn)行初步審核，判斷議題的必要性和可行性。對(duì)于重大議題，提交檔案會(huì)商小組進(jìn)行審核，確定是否列入會(huì)商議程。3.會(huì)前準(zhǔn)備檔案管理部門根據(jù)確定的會(huì)商議題，收集相關(guān)資料，包括檔案管理現(xiàn)狀分析報(bào)告、法律法規(guī)文件、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等。將收集到的資料提前分發(fā)給參會(huì)人員，以便參會(huì)人員做好會(huì)前準(zhǔn)備。確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員，并提前通知相關(guān)人員。4.會(huì)議召開(kāi)檔案管理部門負(fù)責(zé)人主持會(huì)議，介紹會(huì)議背景、目的和議題。參會(huì)人員圍繞議題進(jìn)行充分討論，發(fā)表意見(jiàn)和建議。檔案管理部門對(duì)討論情況進(jìn)行記錄，形成會(huì)議紀(jì)要草稿。5.會(huì)議決議會(huì)議結(jié)束后，檔案管理部門根據(jù)討論情況，對(duì)會(huì)議紀(jì)要草稿進(jìn)行整理和完善，形成正式的會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要經(jīng)檔案會(huì)商小組組長(zhǎng)審核后，下發(fā)給各相關(guān)部門執(zhí)行。6.跟蹤落實(shí)各相關(guān)部門按照會(huì)議紀(jì)要的要求，落實(shí)各項(xiàng)工作任務(wù)，并及時(shí)向檔案管理部門反饋工作進(jìn)展情況。檔案管理部門對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保各項(xiàng)工作任務(wù)得到有效落實(shí)。四、檔案會(huì)商的記錄與歸檔（一）記錄要求1.專人負(fù)責(zé)：檔案會(huì)商會(huì)議記錄由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)，記錄人員應(yīng)具備良好的文字表達(dá)能力和會(huì)議記錄技巧。2.準(zhǔn)確完整：記錄內(nèi)容要準(zhǔn)確反映會(huì)議討論的內(nèi)容和決議，包括參會(huì)人員的發(fā)言要點(diǎn)、提出的問(wèn)題、解決方案以及最終的決議等，不得遺漏重要信息。3.客觀真實(shí)：記錄人員應(yīng)客觀、真實(shí)地記錄會(huì)議情況，不得加入個(gè)人觀點(diǎn)和評(píng)論。4.及時(shí)整理：會(huì)議結(jié)束后，記錄人員應(yīng)及時(shí)對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行整理，形成會(huì)議紀(jì)要草稿，并提交給檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核。（二）會(huì)議紀(jì)要的格式與內(nèi)容1.格式會(huì)議紀(jì)要應(yīng)采用統(tǒng)一的格式，包括標(biāo)題、編號(hào)、日期、會(huì)議主題、參會(huì)人員、會(huì)議內(nèi)容、會(huì)議決議、附件等部分。標(biāo)題應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，準(zhǔn)確概括會(huì)議主題；編號(hào)應(yīng)按照一定的規(guī)則進(jìn)行編排，便于查詢和管理；日期為會(huì)議召開(kāi)的日期；參會(huì)人員應(yīng)列出姓名、部門及職務(wù)；會(huì)議內(nèi)容應(yīng)詳細(xì)記錄會(huì)議討論的主要問(wèn)題和觀點(diǎn)；會(huì)議決議應(yīng)明確各項(xiàng)工作任務(wù)的責(zé)任部門、責(zé)任人、完成時(shí)間等；附件可包括相關(guān)資料、圖表等。2.內(nèi)容會(huì)議紀(jì)要應(yīng)重點(diǎn)突出會(huì)議決議，明確各項(xiàng)工作任務(wù)的具體要求和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，確保參會(huì)人員對(duì)會(huì)議決議有清晰的理解。對(duì)于會(huì)議討論過(guò)程中提出的不同意見(jiàn)和建議，應(yīng)在會(huì)議紀(jì)要中適當(dāng)體現(xiàn)，以便后續(xù)參考。（三）歸檔要求1.定期歸檔：檔案管理部門應(yīng)定期將會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行歸檔，一般每季度進(jìn)行一次集中歸檔。2.分類存放：歸檔的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照年份、類別進(jìn)行分類存放，便于查找和利用。3.電子與紙質(zhì)檔案相結(jié)合：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)同時(shí)保存電子文檔和紙質(zhì)文檔，電子文檔應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的檔案管理系統(tǒng)中，紙質(zhì)文檔應(yīng)按照檔案整理要求進(jìn)行裝訂和保管。五、檔案會(huì)商的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督：檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)檔案會(huì)商制度的執(zhí)行情況進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督檢查，定期對(duì)各部門的檔案會(huì)商工作進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。2.外部監(jiān)督：積極接受上級(jí)主管部門、檔案行政管理部門等外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，對(duì)提出的意見(jiàn)和建議認(rèn)真落實(shí)，不斷改進(jìn)檔案管理工作。（二）考核辦法1.考核指標(biāo)檔案會(huì)商會(huì)議的組織情況，包括會(huì)議議題的確定、準(zhǔn)備工作的完成情況、會(huì)議的召開(kāi)質(zhì)量等。會(huì)議決議的執(zhí)行情況，各部門是否按照會(huì)議紀(jì)要的要求按時(shí)完成工作任務(wù)，工作質(zhì)量是否達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理工作的整體效果，如檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性以及利用效率等方面的提升情況。2.考核方式采用定期考核與不定期考核相結(jié)合的方式，定期考核每半年進(jìn)行一次，不定期考核根據(jù)實(shí)際工作需要進(jìn)行?？己私Y(jié)果采用評(píng)分制，滿分為100分，根據(jù)考核得分對(duì)各部門進(jìn)行排名。3.結(jié)果應(yīng)用將考核結(jié)果與部門績(jī)效掛鉤，對(duì)考核成績(jī)優(yōu)秀的部門給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)考核成績(jī)較差的部門進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，并要求限期整改。考核結(jié)果作為部門負(fù)責(zé)人年度考核的重要依據(jù)之一，對(duì)檔案會(huì)商工作重視不夠、執(zhí)行不力的部門負(fù)責(zé)人，在年度考核中予以扣分。六、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋。（二）修訂與廢止1.本制度如有