煤礦檔案保管制度一、總則（一）目的為加強煤礦檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本煤礦各部門及所屬單位在各項工作中形成的具有保存價值的各種文件、資料、圖表、聲像等不同形式和載體的檔案。（三）檔案管理原則1.集中統一管理原則煤礦檔案實行集中統一管理，由綜合檔案室歸口負責，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則檔案應如實反映煤礦各項工作的歷史面貌和實際情況，保證檔案內容的真實性。3.完整性原則全面收集、整理煤礦在生產、經營、管理等活動中形成的各類檔案，保持檔案的完整性。4.安全性原則采取有效措施，確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機構及職責（一）綜合檔案室1.負責制定和完善煤礦檔案管理制度，并組織實施。2.集中統一管理煤礦各類檔案，對檔案進行分類、整理、編目、裝訂、上架等工作。3.負責檔案的收集、征集、接收和鑒定工作，確保檔案的齊全完整。4.建立檔案檢索系統，編制各類檔案檢索工具，為檔案的查閱利用提供便利。5.負責檔案的保管、保護工作，定期對檔案進行檢查、清點，確保檔案的安全。6.按照規(guī)定向有關部門和單位提供檔案查閱、借閱服務，并做好登記和跟蹤管理。7.負責檔案的統計工作，及時準確地統計檔案的數量、種類、利用情況等。8.組織開展檔案信息化建設，推進檔案數字化管理。（二）各部門檔案管理職責1.各部門應明確一名檔案管理人員，負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作。2.按照檔案管理要求，及時將本部門在工作中形成的各類文件、資料進行分類整理，定期移交綜合檔案室。3.協助綜合檔案室做好檔案的查閱、利用工作，提供必要的檔案信息和線索。4.負責本部門檔案的安全保管，防止檔案的丟失、損壞和泄密。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.上級機關頒發(fā)的與本煤礦有關的文件、指示、規(guī)定、通知等。2.本煤礦在生產、經營、管理等活動中形成的文件、資料、圖表、合同、協議、報告、報表等。3.本煤礦召開的各種會議形成的會議文件、記錄、紀要等。4.本煤礦在基本建設、技術改造、科研項目等工作中形成的文件、資料、圖紙等。5.本煤礦職工在工作中形成的個人技術檔案、考核檔案、榮譽檔案等。6.本煤礦對外交往中形成的文件、資料、信函、協議等。7.其他具有保存價值的文件、資料、聲像等。（二）收集要求1.各部門應明確檔案收集責任人，及時收集本部門工作中形成的各類檔案，確保檔案的及時、完整。2.檔案收集應做到真實、準確、完整，不得擅自涂改、偽造檔案內容。3.對收集到的檔案應進行初步整理，按照檔案分類標準進行分類，剔除重復、無用的文件。（三）歸檔時間1.當年形成的檔案，應在次年上半年整理歸檔完畢。2.跨年度的檔案，應在次年年底前整理歸檔。3.重大活動、重要項目形成的檔案，應在活動結束或項目完成后及時整理歸檔。（四）歸檔程序1.各部門檔案管理人員將整理好的檔案移交綜合檔案室，填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。2.綜合檔案室對移交的檔案進行審核，對不符合要求的檔案退回原部門重新整理。3.審核通過的檔案，由綜合檔案室按照檔案管理規(guī)定進行分類、編目、裝訂、上架等工作。四、檔案的整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯系。2.區(qū)分文件的不同價值，便于保管和利用。3.便于檔案的數字化管理和檢索利用。（二）分類標準1.文書檔案按照年度保管期限機構（問題）進行分類。2.科技檔案按照項目專業(yè)階段進行分類。3.會計檔案按照會計年度保管期限進行分類。4.人事檔案按照干部職工個人進行分類。5.聲像檔案按照載體形式時間內容進行分類。（三）整理方法1.文書檔案對收集到的文件材料進行排序，按照發(fā)文時間先后順序排列。對文件進行編號，編制文號索引。填寫卷內文件目錄，包括文號、責任者、題名、日期、頁號等。裝訂文件，去除金屬物，采用三孔一線裝訂法。編寫案卷封面，包括全宗名稱、類目名稱、案卷題名、起止時間、保管期限、件數、頁數等。編制案卷目錄，包括案卷號、題名、年度、保管期限、頁數等。2.科技檔案對項目文件進行分類，確定項目編號。按照專業(yè)要求對文件進行整理，編制文件目錄。繪制竣工圖，確保圖紙的準確性和完整性。填寫項目檔案卷內目錄，包括文件編號、責任者、題名、日期、頁號等。裝訂文件，編寫案卷封面和案卷目錄。3.會計檔案按照會計憑證、會計賬簿、財務報告等類別進行整理。對會計憑證進行裝訂，填寫憑證封面和封底。對會計賬簿進行整理，編寫賬簿目錄。對財務報告進行分類整理，編制報告清單。填寫會計檔案卷內目錄，包括文件編號、責任者、題名、日期、頁號等。編寫案卷封面和案卷目錄。4.人事檔案按照干部職工個人進行整理，包括履歷材料、自傳、考核材料、學歷學位材料、政審材料、黨團材料、獎勵材料、處分材料、工資任免材料等。對每份材料進行編號，填寫檔案目錄。裝訂檔案，編寫檔案封面和目錄。5.聲像檔案對照片、錄音、錄像等聲像資料進行分類整理，注明拍攝時間、地點、人物、內容等。填寫聲像檔案目錄，包括編號、題名、日期、載體形式、保管期限等。對聲像資料進行編目、存儲，建立聲像檔案數據庫。五、檔案的保管（一）保管場所1.綜合檔案室應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.采用符合國家標準的檔案柜、檔案架、檔案盒等裝具，確保檔案的安全存放。2.檔案裝具應堅固耐用，便于移動和管理。（三）檔案保管措施1.對檔案進行分類存放，按照檔案類別、保管期限、年度等進行排列，便于查找和管理。2.定期對檔案進行檢查、清點，發(fā)現問題及時處理。對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制。3.做好檔案的防蟲、防霉、防火、防盜等工作，配備必要的消防器材、防蟲藥品、防盜設施等。4.對電子檔案應進行備份，存儲在安全可靠的介質上，并定期進行檢查和維護。5.建立檔案保管臺賬，記錄檔案的入庫、出庫、保管情況等。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用應嚴格遵守國家法律法規(guī)和煤礦檔案管理制度。2.服務大局原則檔案利用應圍繞煤礦生產、經營、管理等中心工作，為煤礦發(fā)展提供支持。3.方便利用原則簡化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，為利用者提供便利。（二）利用范圍1.本煤礦內部各部門及職工因工作需要查閱檔案。2.上級主管部門、政府有關部門因工作需要查閱檔案。3.司法機關、仲裁機構因辦案需要查閱檔案。4.其他單位因合作、交流等需要查閱檔案。（三）利用手續(xù)1.本煤礦內部人員查閱檔案，需填寫檔案查閱申請表，經所在部門負責人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.上級主管部門、政府有關部門查閱檔案，需出具單位介紹信，經綜合檔案室負責人審核同意后查閱。3.司法機關、仲裁機構查閱檔案，需出具相關法律文書，經綜合檔案室負責人審核同意后查閱。4.其他單位查閱檔案，需簽訂檔案查閱協議，經綜合檔案室負責人審核同意后查閱。（四）利用方式1.查閱檔案利用者可在綜合檔案室查閱紙質檔案，查閱時應保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、標記、抽取、污損等。2.借閱檔案因工作需要確需借閱檔案的，需填寫檔案借閱申請表，經所在部門負責人和綜合檔案室負責人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]天，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、摘錄、傳播檔案內容。3.檔案復制利用者如需復制檔案，需填寫檔案復制申請表，經綜合檔案室負責人審核同意后，按照規(guī)定進行復制。復制的檔案應加蓋綜合檔案室印章，注明復制日期和用途。（五）利用登記綜合檔案室應建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復制等情況進行詳細登記，包括利用者姓名、單位、利用時間、利用內容、歸還時間等。定期對檔案利用情況進行統計分析，為檔案管理工作提供參考。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關法律法規(guī)和煤礦檔案管理制度為依據。2.堅持全面的歷史觀點，從檔案的形成背景、內容、價值等方面進行綜合分析。3.確保檔案鑒定工作的準確性和客觀性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合檔案室負責人、各部門檔案管理人員及相關業(yè)務專家組成。鑒定工作小組負責對檔案進行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定標準1.文書檔案根據文件的內容、來源、時間等因素，確定其保管期限，分為永久、長期（[X]年）、短期（[X]年）。2.科技檔案根據項目的重要性、技術壽命、使用價值等因素，確定其保管期限。3.會計檔案按照國家會計檔案管理規(guī)定，確定其保管期限。4.人事檔案按照人事檔案管理規(guī)定，確定其保管期限。（四）鑒定程序1.綜合檔案室定期對到期檔案進行清理，列出需鑒定的檔案清單。2.鑒定工作小組對需鑒定的檔案進行逐卷審查，根據鑒定標準提出鑒定意見。3.對確定為無保存價值的檔案，填寫檔案銷毀清單，經礦長批準后銷毀。（五）銷毀方式1.檔案銷毀應采用安全可靠的方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。2.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，監(jiān)銷人應在檔案銷毀清單上簽字確認。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案信息化管理系統，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質量，為煤礦發(fā)展提供更加便捷、高效的檔案服務。（二）信息化管理內容1.檔案數字化對紙質檔案進行數字化掃描，建立檔案數據庫，實現檔案信息的電子化存儲。2.檔案管理系統建設開發(fā)或選用適合煤礦檔案管理的信息化系統，實現檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等全過程的信息化管理。3.