工作資料檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工作資料檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于資料的查閱、利用和保護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作過(guò)程中形成的各類資料檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司工作資料檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、檢索和利用。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理室，負(fù)責(zé)公司工作資料檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度：根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司實(shí)際情況，制定和修訂工作資料檔案管理制度，確保制度的科學(xué)性和有效性。2.檔案收集與整理：負(fù)責(zé)收集、整理、分類、編號(hào)公司各部門形成的工作資料檔案，確保檔案的齊全完整。3.檔案保管：提供安全的檔案保管場(chǎng)所，配備必要的保管設(shè)備，確保檔案的安全存放。4.檔案檢索與利用：建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查閱和利用，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。5.檔案鑒定與銷毀：定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。6.檔案統(tǒng)計(jì)與分析：對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司決策提供依據(jù)。7.指導(dǎo)與監(jiān)督：指導(dǎo)公司各部門的檔案管理工作，監(jiān)督檔案管理制度的執(zhí)行情況。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政文件類：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、決定、報(bào)告等文件。2.人事檔案類：?jiǎn)T工個(gè)人基本信息、勞動(dòng)合同、薪酬福利、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)等資料。3.財(cái)務(wù)檔案類：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)資料。4.業(yè)務(wù)合同類：公司簽訂的各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議等。5.項(xiàng)目資料類：公司承擔(dān)的各類項(xiàng)目的立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工資料、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。6.市場(chǎng)營(yíng)銷類：市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、營(yíng)銷策劃方案、客戶資料等。7.技術(shù)研發(fā)類：技術(shù)研發(fā)項(xiàng)目資料、專利文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。8.其他類：不屬于以上分類的其他工作資料檔案。(二)檔案編號(hào)檔案編號(hào)采用分類編號(hào)法，按照檔案分類順序進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)格式為：[分類代碼][年份][流水號(hào)]。例如：行政文件類2023年第1號(hào)文件編號(hào)為XZ2023001。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門工作資料檔案的收集工作，確保檔案的及時(shí)、完整收集。2.工作資料檔案應(yīng)在工作完成后及時(shí)收集，不得拖延積壓。3.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、偽造。（二）整理要求1.檔案管理人員對(duì)收集的檔案進(jìn)行整理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，編制檔案目錄清單。3.對(duì)檔案進(jìn)行裝訂、裝盒，確保檔案的整齊、美觀。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所檔案管理室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。（二）保管設(shè)備配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防蟲藥品、溫濕度計(jì)等。（三）檔案存放按照檔案分類順序，將檔案存放在檔案柜中，并在檔案柜上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)等信息，便于查找。（四）檔案保管期限根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為15年至50年。3.短期保管：凡是反映公司一般性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案列為短期保管，保管期限為5年至15年。（五）檔案保管期限的調(diào)整檔案保管期限應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。對(duì)于已到保管期限，但仍有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限；對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行鑒定和銷毀。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理室查閱。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全。3.查閱檔案時(shí)，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行復(fù)印。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限、借閱目的等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)借閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并辦理借閱登記手續(xù)，注明借閱日期、借閱人姓名、部門、借閱期限等信息。3.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。5.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。（三）外部人員查閱與借閱1.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱或借閱公司檔案，應(yīng)提前向公司提出申請(qǐng)，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱或借閱。2.查閱或借閱檔案時(shí)，應(yīng)按照公司的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并由檔案管理人員陪同查閱或借閱。3.外部人員查閱或借閱檔案，不得擅自將檔案帶離公司，如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行復(fù)制。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織與人員成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定依據(jù)根據(jù)檔案保管期限表和國(guó)家有關(guān)規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。鑒定時(shí)，應(yīng)綜合考慮檔案的內(nèi)容、價(jià)值、利用情況等因素。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.鑒定小組對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行逐一審查，提出存毀意見。3.檔案管理部門根據(jù)鑒定小組的意見，編制檔案鑒定報(bào)告，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。（四）銷毀記錄對(duì)檔案銷毀的時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，并存檔備查。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）檔案統(tǒng)計(jì)檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，填寫檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，報(bào)送公司主管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。（二）檔案移交1.公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)調(diào)整或人員調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理檔案移交手續(xù)。移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案移交清單》，注明移交檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量等信息，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)《檔案移交清單》，對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)，確保檔案的準(zhǔn)確移交。3.檔案移交后，接收人應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的保管和利用工作。九、檔案管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查公司定期對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案的收集與整理情況、檔案的保管情況、檔案的查閱與借閱情況等。（二）考核評(píng)價(jià)建立檔案管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己嗽u(píng)價(jià)結(jié)果作為部門和個(gè)