檔案外來借閱制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，規(guī)范檔案外來借閱行為，確保檔案的安全與完整，保障公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于因工作需要，外部單位或個人借閱本公司檔案的相關(guān)活動。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案借閱過程合法合規(guī)。2.堅持檔案安全第一原則，采取有效措施保障檔案實體與信息安全。3.遵循審批流程，根據(jù)借閱目的、范圍等進行嚴(yán)格審核。4.確保借閱活動高效有序，在規(guī)定時間內(nèi)完成借閱與歸還手續(xù)。二、檔案范圍界定（一）檔案分類公司檔案分為文書檔案、科技檔案、財務(wù)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等類別。（二）可借閱檔案范圍1.一般性業(yè)務(wù)參考檔案，如市場調(diào)研報告、行業(yè)動態(tài)資料等，在符合規(guī)定手續(xù)下可供外部單位借閱。2.已公開的政策法規(guī)文件、宣傳資料等可根據(jù)需求提供借閱。（三）限制借閱檔案范圍1.涉及公司核心商業(yè)機密的檔案，如產(chǎn)品研發(fā)資料、客戶信息數(shù)據(jù)庫等，嚴(yán)禁借閱。2.未公開的財務(wù)數(shù)據(jù)、重大決策過程記錄等重要檔案，嚴(yán)格限制借閱。3.人事檔案中涉及員工隱私及敏感信息部分，原則上不對外借閱。三、借閱申請與審批（一）申請流程1.外部單位或個人需填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱目的、檔案名稱、預(yù)計借閱期限等信息。2.將申請表提交至公司檔案管理部門。（二）審批職責(zé)1.檔案管理部門收到申請表后，進行初步審核，檢查申請信息完整性與合理性。2.根據(jù)檔案性質(zhì)與借閱需求，分別提交相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)進行審批。3.涉及重要機密檔案的借閱申請，需經(jīng)公司總經(jīng)理審批。（三）審批標(biāo)準(zhǔn)1.借閱目的應(yīng)與申請單位或個人業(yè)務(wù)相關(guān)，具有正當(dāng)性。2.預(yù)計借閱期限合理，符合檔案使用需求。3.對于可能影響公司利益或安全的借閱申請，不予批準(zhǔn)。四、借閱期限與歸還（一）借閱期限規(guī)定1.一般性檔案借閱期限一般不超過[X]個工作日。2.特殊情況需延長借閱期限的，需提前[X]個工作日向檔案管理部門提出申請，經(jīng)審批后方可延長。（二）歸還要求1.借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如需延期應(yīng)提前辦理手續(xù)。2.歸還時，檔案管理部門應(yīng)檢查檔案完整性，如發(fā)現(xiàn)有損壞、缺失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。五、借閱登記與記錄（一）登記內(nèi)容1.建立《檔案外來借閱登記簿》，詳細(xì)記錄借閱人信息（包括單位名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系方式等）。2.記錄借閱檔案名稱、數(shù)量、借閱日期、預(yù)計歸還日期等。3.登記審批意見及審批人簽名。（二）記錄保存借閱登記記錄應(yīng)妥善保存，保存期限為[X]年，以備查閱。六、檔案使用規(guī)范（一）使用場所限制1.借閱檔案原則上應(yīng)在公司指定場所查閱使用。2.特殊情況需帶出公司的，需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）復(fù)制規(guī)定1.如需復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)審批后方可復(fù)制。2.復(fù)制數(shù)量應(yīng)根據(jù)實際需求合理確定，嚴(yán)禁超量復(fù)制。3.復(fù)制檔案應(yīng)使用公司規(guī)定的復(fù)制設(shè)備與方式，確保復(fù)制質(zhì)量與信息安全。（三）保密要求1.借閱人應(yīng)對所借閱檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.不得擅自更改、涂抹、標(biāo)記檔案內(nèi)容。3.如因工作需要引用檔案內(nèi)容，應(yīng)注明出處。七、檔案安全保障（一）借閱場所安全1.公司應(yīng)提供安全、安靜的借閱場所，配備必要的防護設(shè)施。2.借閱期間，檔案管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保檔案安全。（二）運輸安全1.如需將檔案帶出公司運輸，應(yīng)采取安全可靠的運輸方式，如專車運輸或密封包裝郵寄等。2.運輸過程中應(yīng)確保檔案不受損壞、丟失，防止信息泄露。（三）信息安全1.嚴(yán)禁在非安全網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下查閱、傳輸涉及公司機密的檔案信息。2.借閱人使用的電子設(shè)備應(yīng)符合公司信息安全要求，防止數(shù)據(jù)被竊取或篡改。八、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對借閱檔案進行檢查，核實借閱期限、歸還情況等。2.檢查檔案使用過程中的安全與保密措施落實情況。（二）違規(guī)處理1.如發(fā)現(xiàn)借閱人違反本制度規(guī)定，檔案管理部門應(yīng)及時制止，并視情節(jié)輕重給予警告、罰款等處理。2.對于造成檔案損壞、丟失或信息泄露的，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)法律責(zé)任，并賠償公司因此遭受的損失。九、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)