審計檔案制度規(guī)定一、總則（一）目的為了加強公司審計檔案管理，規(guī)范審計檔案整理、保管、利用等工作，保障審計檔案的完整與安全，充分發(fā)揮審計檔案在公司經(jīng)營管理中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，制定本制度規(guī)定。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部審計機構(gòu)開展審計工作所形成的各類檔案，包括審計計劃、審計工作底稿、審計報告、審計決定書、審計移送處理書以及與審計項目相關(guān)的其他資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則審計檔案由公司內(nèi)部審計機構(gòu)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實完整原則審計檔案應如實反映審計工作的全過程，保證檔案內(nèi)容真實、準確、完整，不得篡改、偽造。3.分類規(guī)范原則按照審計項目的性質(zhì)、內(nèi)容和形成規(guī)律，對審計檔案進行科學分類，便于檔案的整理、保管和利用。4.安全保密原則嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，加強審計檔案的安全保密措施，防止檔案信息泄露。二、審計檔案的整理（一）整理要求1.審計檔案應按照審計項目立卷，一個審計項目可立一卷或數(shù)卷，不得將幾個審計項目合并立為一卷。2.卷內(nèi)文件應按照結(jié)論性文件材料、證明性文件材料、立項性文件材料和其他備查文件材料的順序排列。3.每份或每組文件材料應在其右上角加蓋檔號章，并填寫有關(guān)項目，包括全宗號、年度、保管期限、件號、頁號等。（二）文件材料的分類與編號1.結(jié)論性文件材料包括審計報告、審計決定書、審計移送處理書等，按照文件形成的時間順序排列，編號為A1、A2、A3……2.證明性文件材料包括審計工作底稿、審計證據(jù)等，按照審計工作底稿的索引號順序排列，編號為B1、B2、B3……3.立項性文件材料包括審計計劃、審計通知書等，按照文件形成的時間順序排列，編號為C1、C2、C3……4.其他備查文件材料包括與審計項目相關(guān)的會議記錄、往來函件等，按照文件形成的時間順序排列，編號為D1、D2、D3……（三）卷內(nèi)目錄的編制卷內(nèi)目錄應按照卷內(nèi)文件排列順序逐件填寫，包括序號、文件編號、責任者、文件題名、日期、頁號、備注等項目。序號應按照卷內(nèi)文件排列順序從1開始標注；文件編號應填寫文件的文號或圖號；責任者應填寫文件的署名者；文件題名應填寫文件的標題，沒有標題的應根據(jù)文件內(nèi)容自擬標題；日期應填寫文件的形成日期；頁號應填寫文件在卷內(nèi)的起止頁碼；備注應填寫需要說明的事項。（四）備考表的編制備考表應置于卷尾，包括本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間等項目。本卷情況說明應填寫卷內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況；立卷人應填寫負責立卷的人員姓名；檢查人應填寫負責檢查立卷質(zhì)量的人員姓名；立卷時間應填寫完成立卷的日期。三、審計檔案的保管（一）保管期限審計檔案的保管期限分為永久、定期（30年、10年）兩類。1.永久保管的檔案包括：公司年度審計工作報告；涉及公司重大決策、重要資產(chǎn)處置、重大經(jīng)濟案件等審計項目的檔案；其他具有重要保存價值的審計檔案。2.定期保管30年的檔案包括：公司中期審計工作報告；對公司重要部門、重要子公司的年度審計項目檔案；其他具有一定保存價值的審計檔案。3.定期保管10年的檔案包括：一般性審計項目的檔案；審計過程中形成的一般性文件材料。（二）保管地點審計檔案應存放在專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。（三）檔案的裝訂與裝盒1.審計檔案應采用線裝或膠裝方式裝訂，確保文件材料牢固、整齊。2.裝訂后的檔案應裝入專用檔案盒，檔案盒應標明全宗號、年度、保管期限、審計項目名稱、卷號等信息。（四）檔案的上架與排列1.檔案應按照全宗號、年度、保管期限、審計項目名稱、卷號的順序上架排列，便于查找和管理。2.同一全宗內(nèi)的檔案應按照類別和時間順序進行排列，不同全宗的檔案應分開存放。（五）檔案的保管檢查1.定期對審計檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準確性、安全性以及保管環(huán)境等。2.發(fā)現(xiàn)檔案存在破損、變質(zhì)等情況時，應及時采取修復、復制等措施進行處理，確保檔案的質(zhì)量。四、審計檔案的利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要，可以查閱、借閱審計檔案；外部有關(guān)單位因法定事由需要查閱、借閱審計檔案的，應按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱、借閱審計檔案，應填寫《審計檔案查閱申請表》或《審計檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、原因、查閱或借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報內(nèi)部審計機構(gòu)負責人審批。2.外部單位查閱、借閱審計檔案，應持單位介紹信、法定代表人授權(quán)書等有效證明文件，填寫《審計檔案查閱申請表》或《審計檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、原因、查閱或借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)公司分管領(lǐng)導簽字同意后，報內(nèi)部審計機構(gòu)負責人審批。3.查閱、借閱審計檔案時，查閱、借閱人員應在檔案管理人員的陪同下進行查閱或借閱，并嚴格遵守檔案查閱、借閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換、損毀檔案。（三）利用登記檔案管理人員應對查閱、借閱審計檔案的情況進行登記，包括查閱或借閱人員姓名、單位、查閱或借閱時間、檔案名稱、查閱或借閱期限等內(nèi)容。登記記錄應妥善保管，以備查詢。（四）利用歸還查閱、借閱人員查閱、借閱完畢后，應及時將檔案歸還檔案管理人員。檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并追究查閱、借閱人員的責任。五、審計檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立審計檔案鑒定工作小組，由內(nèi)部審計機構(gòu)負責人擔任組長，成員包括審計人員、檔案管理人員等。鑒定工作小組負責對已到保管期限的審計檔案進行鑒定。（二）鑒定標準鑒定工作小組應根據(jù)審計檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，按照國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，對審計檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。（三）鑒定程序1.檔案管理人員定期對已到保管期限的審計檔案進行清理，編制《審計檔案鑒定清冊》，注明檔案名稱、年度、保管期限、卷號、鑒定意見等內(nèi)容。2.鑒定工作小組對《審計檔案鑒定清冊》進行審核，提出鑒定意見。對擬銷毀的檔案，應詳細說明銷毀理由。3.內(nèi)部審計機構(gòu)負責人對鑒定意見進行審批，簽署同意銷毀或繼續(xù)保管的意見。（四）銷毀程序1.經(jīng)批準銷毀的審計檔案，應編制《審計檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、年度、保管期限、卷號、銷毀時間、銷毀地點等內(nèi)容。2.銷毀審計檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。監(jiān)銷人員應在《審計檔案銷毀清冊》上簽字確認。3.《審計檔案銷毀清冊》應永久保存，作為審計檔案管理工作的重要記錄。六、審計檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立審計檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)審計檔案的電子化存儲、檢索、利用和管理，提高審計檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）信息化管理內(nèi)容1.審計檔案的數(shù)字化掃描對紙質(zhì)審計檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.電子檔案的存儲與管理將數(shù)字化掃描后的電子檔案存儲在專用服務器或存儲設(shè)備上，并建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，對電子檔案進行分類、編號、索引等管理。3.電子檔案的檢索與利用通過審計檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)電子檔案的快速檢索和在線查閱、借閱，提高檔案利用效率。（三）信息化安全管理1.建立健全電子檔案安全管理制度，加強對電子檔案存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境等的安全防護，防止電子檔案信息泄露、丟