檔案歸檔制度上墻一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本檔案歸檔制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門在工作活動(dòng)中形成的各種文件材料的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)完整原則歸檔的文件材料應(yīng)真實(shí)反映公司/組織的工作活動(dòng)，保持文件材料的原始性和完整性，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。3.分類科學(xué)原則根據(jù)檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)、時(shí)間順序等因素進(jìn)行科學(xué)分類，便于檔案的整理、保管和查閱。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)充分考慮檔案的利用需求，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案查閱效率，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案歸檔范圍（一）行政管理類檔案1.公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，包括營業(yè)執(zhí)照、公司章程、董事會(huì)決議、股東會(huì)決議等。2.行政辦公文件，如通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。3.人事管理文件，包括員工招聘、培訓(xùn)、考核、晉升、獎(jiǎng)懲、離職等相關(guān)材料，如勞動(dòng)合同、員工檔案、培訓(xùn)記錄、考核表、獎(jiǎng)懲決定等。4.財(cái)務(wù)管理文件，如財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。5.資產(chǎn)管理文件，包括固定資產(chǎn)登記、清查、處置等相關(guān)材料，如資產(chǎn)清單、購置合同、折舊計(jì)算表、處置審批文件等。6.安全管理文件，如安全管理制度、應(yīng)急預(yù)案、安全檢查記錄、事故報(bào)告及處理文件等。7.行政管理工作中形成的其他具有保存價(jià)值的文件材料;（二）業(yè)務(wù)經(jīng)營類檔案1.市場(chǎng)營銷檔案，包括市場(chǎng)調(diào)研分析報(bào)告、營銷策劃方案、廣告宣傳資料、客戶信息資料、銷售合同等。2.生產(chǎn)管理檔案，如生產(chǎn)計(jì)劃、工藝流程、質(zhì)量控制文件、生產(chǎn)記錄、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄等。3.采購管理檔案，包括采購計(jì)劃、采購合同、供應(yīng)商評(píng)估資料、采購發(fā)票等。4.研發(fā)管理檔案，如研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研究成果報(bào)告、實(shí)驗(yàn)記錄、專利申請(qǐng)文件等。5.業(yè)務(wù)經(jīng)營活動(dòng)中形成的其他具有保存價(jià)值的文件材料。（三）項(xiàng)目管理類檔案1.項(xiàng)目立項(xiàng)文件，包括項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)審批文件等。2.項(xiàng)目規(guī)劃文件，如項(xiàng)目計(jì)劃書、項(xiàng)目進(jìn)度安排表、項(xiàng)目預(yù)算書等。3.項(xiàng)目實(shí)施過程中的各類文件，如項(xiàng)目會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目變更記錄、項(xiàng)目質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。4.項(xiàng)目結(jié)束后的總結(jié)評(píng)估文件，如項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告、項(xiàng)目績效評(píng)估報(bào)告等。5.項(xiàng)目管理工作中形成的其他具有保存價(jià)值的文件材料。（四）黨群工作類檔案1.黨組織建設(shè)文件，如黨組織設(shè)置、黨員名冊(cè)、黨組織活動(dòng)記錄等。2.黨員教育管理文件，包括黨員培訓(xùn)計(jì)劃、黨員學(xué)習(xí)資料、黨員考核記錄等。3.工會(huì)工作文件，如工會(huì)組織建設(shè)、工會(huì)活動(dòng)記錄、職工權(quán)益保障相關(guān)文件等。4.共青團(tuán)工作文件，如共青團(tuán)組織建設(shè)、團(tuán)員名冊(cè)及活動(dòng)記錄等。5.黨群工作中形成的其他具有保存價(jià)值的文件材料。三、檔案歸檔要求（一）文件材料的收集1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保本部門在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料及時(shí)、完整地收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章手續(xù)齊全，嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的書寫工具。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集和整理，確保電子文件的格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并妥善保存電子載體。（二）文件材料的整理1.文件材料應(yīng)按照檔案分類方案進(jìn)行分類整理，同一類別的文件應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度排列。2.每份文件材料應(yīng)編制頁碼，并填寫文件目錄，文件目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、文件題名、日期、保管期限等內(nèi)容。3.對(duì)于破損、褪色的文件材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保文件的可讀性和完整性。4.電子文件應(yīng)按照一定的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，以便于查找和管理。（三）文件材料的裝訂1.紙質(zhì)文件材料應(yīng)采用線裝或膠裝的方式進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得壓字、掉頁。2.對(duì)于幅面過大的文件材料，應(yīng)按照A4紙規(guī)格進(jìn)行折疊，折疊后的文件應(yīng)平整、美觀，并便于查閱。3.電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在符合安全要求的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)與原始存儲(chǔ)介質(zhì)分開存放。（四）文件材料的編目1.檔案應(yīng)編制全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)等編號(hào)，編號(hào)應(yīng)按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行編制，確保編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。2.檔案目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容，檔案目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并一式多份，分別存放于不同地點(diǎn)，以便于查閱。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，通過數(shù)據(jù)庫進(jìn)行檔案信息的檢索和查詢。四、檔案歸檔流程（一）部門整理各部門在文件材料形成后，應(yīng)按照檔案歸檔要求進(jìn)行分類整理，并填寫文件目錄，將整理好的文件材料移交至本部門的檔案管理人員。（二）部門初審部門檔案管理人員對(duì)本部門移交的文件材料進(jìn)行初審，檢查文件材料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對(duì)于不符合要求的文件材料，應(yīng)及時(shí)返回原部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。（三）檔案部門接收經(jīng)部門初審合格的文件材料，由部門檔案管理人員移交至公司/組織檔案管理部門。檔案管理部門在接收文件材料時(shí)，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，包括文件名稱、數(shù)量、移交部門、移交日期等信息。（四）檔案部門審核檔案管理部門對(duì)接收的文件材料進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括文件材料的歸檔范圍、分類是否準(zhǔn)確、整理是否規(guī)范等。對(duì)于審核不合格的文件材料，應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通，要求其進(jìn)行整改。（五）檔案裝訂與編目審核合格的文件材料，由檔案管理部門進(jìn)行裝訂和編目，按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定編制檔案編號(hào)、目錄等信息。（六）檔案上架存儲(chǔ)裝訂編目后的檔案應(yīng)及時(shí)上架存儲(chǔ)，按照檔案分類方案進(jìn)行排列存放，便于檔案的查閱和管理。五、檔案保管期限（一）永久保管1.公司/組織設(shè)立、變更、注銷等重要文件。2.涉及公司/組織權(quán)益的重大合同、協(xié)議。3.重要的財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.具有歷史價(jià)值或重要紀(jì)念意義的文件材料。（二）長期保管1.在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的行政管理、業(yè)務(wù)經(jīng)營、項(xiàng)目管理等文件材料，保管期限一般為10年至50年。2.黨群工作中形成的重要文件材料，保管期限一般為10年至30年。（三）短期保管1.在較短時(shí)間內(nèi)具有查考利用價(jià)值的文件材料，保管期限一般為1年至10年。2.一般性的文件材料，如日常工作中的通知復(fù)印件、一般性的會(huì)議記錄等，保管期限一般為1年至5年。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案管理部門查閱。2.因工作需要查閱重要檔案或涉及公司/組織機(jī)密檔案的，應(yīng)經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.外部單位查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)公司/組織檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱登記檔案管理部門應(yīng)對(duì)查閱檔案的人員進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱日期、查閱人員姓名、所在部門、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。（三）查閱方式1.檔案查閱應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱場(chǎng)所進(jìn)行，并由檔案管理人員負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)。2.查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行操作。3.對(duì)于電子檔案的查閱，應(yīng)按照檔案管理部門的規(guī)定，通過指定的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行查閱，查閱人員不得擅自對(duì)電子檔案進(jìn)行修改、刪除等操作。（四）利用反饋檔案查閱人員在查閱檔案后，應(yīng)及時(shí)將查閱情況反饋給檔案管理部門，如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題或?qū)n案利用有任何建議，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門提出。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司/組織的保密制度，對(duì)檔案內(nèi)容予以保密，不得泄露檔案信息。2.對(duì)于涉及公司/組織機(jī)密的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施，確保檔案信息的安全。3.查閱機(jī)密檔案的人員，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。（二）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，確保檔案的安全保管。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題，如檔案損壞、丟失等。3.建立檔案安全應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對(duì)可能發(fā)生的自然災(zāi)害和突發(fā)事件，確保檔案在緊急情況下的安全轉(zhuǎn)移和妥善保管。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）鑒定組織公司/組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（三）鑒定內(nèi)容檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)到期檔案進(jìn)行全面審查，審查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、時(shí)效性、利用價(jià)值等。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定工作小組提