確權(quán)檔案收集制度一、總則（一）目的為加強公司/組織的確權(quán)檔案管理，確保確權(quán)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮確權(quán)檔案在公司/組織運營管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門在確權(quán)工作中形成的各類檔案資料的收集、整理、歸檔和保管等活動。（三）基本原則1.真實性原則：確權(quán)檔案應(yīng)如實反映確權(quán)工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：全面收集確權(quán)過程中涉及的各種文件、資料、圖表等，保證檔案的完整性。3.系統(tǒng)性原則：按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)和方法，對確權(quán)檔案進(jìn)行科學(xué)整理，使其具有系統(tǒng)性和邏輯性。4.安全性原則：采取有效措施，確保確權(quán)檔案的實體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。二、確權(quán)檔案的定義與范圍（一）定義確權(quán)檔案是指公司/組織在進(jìn)行產(chǎn)權(quán)確認(rèn)、權(quán)益界定等相關(guān)工作過程中形成的，具有保存價值的各種文件、資料、記錄等。（二）范圍1.產(chǎn)權(quán)證書、執(zhí)照等相關(guān)文件的原件及復(fù)印件。2.確權(quán)申請文件，包括申請書、委托書等。3.調(diào)查取證資料，如現(xiàn)場勘查記錄、詢問筆錄、相關(guān)證明材料等。4.評估報告，包括資產(chǎn)、土地、房產(chǎn)等評估報告。5.審批文件，如內(nèi)部審批流程中的各類批示、決議等。6.合同協(xié)議，與確權(quán)相關(guān)的各類合同、協(xié)議文本。7.其他與確權(quán)工作有關(guān)的文件、資料、圖表等。三、確權(quán)檔案收集職責(zé)分工（一）確權(quán)工作牽頭部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌確權(quán)檔案的收集工作，制定收集計劃，明確各階段收集任務(wù)，并對收集工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。（二）相關(guān)業(yè)務(wù)部門1.按照確權(quán)工作牽頭部門的要求，及時收集本部門在確權(quán)過程中產(chǎn)生的各類文件、資料，并整理后移交牽頭部門。2.配合牽頭部門做好與其他部門之間的檔案資料交接工作。（三）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)對確權(quán)檔案的收集工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，提供檔案整理、歸檔等方面的技術(shù)支持。2.接收各部門移交的確權(quán)檔案，進(jìn)行統(tǒng)一整理、歸檔和保管，并建立健全檔案管理制度。四、確權(quán)檔案收集流程（一）收集準(zhǔn)備1.確權(quán)工作牽頭部門根據(jù)確權(quán)項目的特點和要求，制定詳細(xì)的檔案收集清單，明確需要收集的文件、資料類別、格式、份數(shù)等。2.提前通知相關(guān)業(yè)務(wù)部門，使其了解確權(quán)檔案收集的范圍、要求和時間節(jié)點。（二）文件資料收集1.相關(guān)業(yè)務(wù)部門按照收集清單，對本部門在確權(quán)工作中產(chǎn)生的文件、資料進(jìn)行全面梳理和收集。2.對于涉及多個部門的文件、資料，由牽頭部門協(xié)調(diào)各相關(guān)部門共同收集，并明確各部門的職責(zé)分工。（三）初步整理1.業(yè)務(wù)部門收集到的文件、資料應(yīng)進(jìn)行初步整理，確保資料齊全、完整，格式規(guī)范。2.對文件資料進(jìn)行分類、編號，編制文件目錄，便于后續(xù)的移交和管理。（四）移交1.各業(yè)務(wù)部門在完成初步整理后，按照規(guī)定的時間和要求，將確權(quán)檔案移交至牽頭部門。2.移交時，雙方應(yīng)辦理交接手續(xù)，填寫檔案移交清單，明確移交檔案的名稱、數(shù)量、移交時間等信息，并由雙方簽字確認(rèn)。（五）審核與補充1.牽頭部門對接收的確權(quán)檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題或缺失，及時通知相關(guān)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行補充和完善。（六）歸檔1.經(jīng)審核無誤的確權(quán)檔案，由檔案管理部門按照檔案管理制度進(jìn)行統(tǒng)一歸檔。2.歸檔時，應(yīng)根據(jù)檔案的類別、時間等因素進(jìn)行分類存放，并建立相應(yīng)的檢索目錄，以便于查詢和利用。五、確權(quán)檔案收集要求（一）及時性各部門應(yīng)在確權(quán)工作完成后及時收集相關(guān)檔案資料，確保檔案的時效性。對于重要的文件、資料，應(yīng)隨時形成隨時收集，避免延誤。（二）準(zhǔn)確性收集的確權(quán)檔案應(yīng)內(nèi)容準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)真實，與確權(quán)工作實際情況相符。嚴(yán)禁偽造、篡改檔案資料。（三）完整性全面收集確權(quán)過程中涉及的各類文件、資料，包括正件、附件、底稿等，確保檔案的完整性。對于與確權(quán)工作相關(guān)的電子文件，應(yīng)同時收集其對應(yīng)的紙質(zhì)文件或進(jìn)行有效的備份存儲。（四）規(guī)范性1.文件資料的格式應(yīng)符合公司/組織的統(tǒng)一要求，字跡清晰、圖表規(guī)范。2.簽字、蓋章等手續(xù)應(yīng)齊全，確保文件的法律效力。3.檔案的整理應(yīng)按照規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行，保持檔案的系統(tǒng)性和一致性。六、確權(quán)檔案的整理與分類（一）整理原則1.遵循檔案形成的規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.便于檔案的保管、查閱和利用。（二）分類方法1.按確權(quán)項目分類：根據(jù)不同的確權(quán)項目，將檔案分為若干類別，每個項目下再按照文件資料的性質(zhì)、時間等進(jìn)行細(xì)分。2.按文件資料性質(zhì)分類：可分為產(chǎn)權(quán)證書類、申請文件類、調(diào)查取證類、評估報告類、審批文件類、合同協(xié)議類等。（三）整理步驟1.裝訂：對紙張大小不一、厚度不均的文件資料進(jìn)行折疊、裁剪，使其規(guī)格統(tǒng)一，然后采用線裝或膠裝等方式進(jìn)行裝訂。2.編頁號：在每份文件資料的右上角或右下角編寫頁號，便于統(tǒng)計和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、年度、保管期限、檔號、頁數(shù)、備注等項目。4.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、項目名稱、起止日期等信息。七、確權(quán)檔案的保管與保護(hù)（一）保管場所1.設(shè)立專門的確權(quán)檔案庫房，確保庫房具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類順序排列上架存放，電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份存儲地點應(yīng)與主存儲地點分開。2.建立健全檔案保管賬目，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、借閱、銷毀等情況，做到賬物相符。（三）保護(hù)措施1.定期對確權(quán)檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。加強對電子檔案的安全管理，設(shè)置訪問權(quán)限，防止電子檔案被篡改、刪除或泄露。八、確權(quán)檔案的利用與查閱（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格按照國家法律法規(guī)和公司/組織的相關(guān)規(guī)定，提供確權(quán)檔案的利用服務(wù)。2.服務(wù)優(yōu)先原則：以滿足公司/組織內(nèi)部工作需要為出發(fā)點，為各部門提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案利用服務(wù)。3.安全保密原則：在提供檔案利用服務(wù)的過程中，確保檔案的安全和保密，防止檔案信息泄露。（二）查閱流程1.申請：公司/組織內(nèi)部人員如需查閱確權(quán)檔案，應(yīng)填寫《確權(quán)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.審批：部門負(fù)責(zé)人對申請表進(jìn)行審核，簽署意見后報檔案管理部門審批。檔案管理部門根據(jù)檔案的保密級別和利用規(guī)定進(jìn)行審批，同意查閱的，在申請表上加蓋公章。3.查閱：申請人憑審批通過的申請表到檔案管理部門查閱檔案。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供檔案，并對查閱過程進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。4.登記：查閱結(jié)束后，檔案管理人員應(yīng)及時收回檔案，并在《確權(quán)檔案查閱登記表》上記錄查閱情況，包括查閱人姓名、查閱時間、查閱內(nèi)容、歸還時間等信息。（三）利用方式1.查閱：申請人可在檔案管理部門指定的場所查閱確權(quán)檔案原件或復(fù)印件。2.借閱：對于確需借閱的確權(quán)檔案，經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失。3.復(fù)制：根據(jù)申請人的需求，檔案管理部門可提供確權(quán)檔案的復(fù)制服務(wù)。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門公章，并注明“復(fù)制件”字樣，與原件具有同等效力。九、確權(quán)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：檔案管理部門應(yīng)定期對確權(quán)檔案進(jìn)行鑒定，一般每[X]年進(jìn)行一次全面鑒定。2.價值評估原則：根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值等因素，對檔案進(jìn)行綜合評估，確定其是否具有繼續(xù)保存的必要。（二）鑒定組織成立確權(quán)檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對確權(quán)檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性：檢查檔案是否齊全，有無缺失頁、損壞頁等情況。2.檔案的準(zhǔn)確性：核實檔案內(nèi)容是否真實、準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)是否可靠。3.檔案的時效性：判斷檔案是否已失去時效，不再具有利用價值。4.檔案的保存價值：根據(jù)檔案對公司/組織的重要性、歷史意義等因素，評估其保存價值。（四）銷毀流程1.編制銷毀清單：經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案管理部門編制《確權(quán)檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.審批：銷毀清單報公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可實施銷毀。3.銷毀：由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀工作，銷毀方式可采用焚燒、粉碎等物理方法，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)