科技檔案制度一、總則（一）目的為加強公司科技檔案管理，確?？萍紮n案的完整、準確、系統(tǒng)與安全，充分發(fā)揮科技檔案在公司科研、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)各部門、各項目團隊在科技活動中形成的各類檔案資料的管理，包括但不限于科研項目、技術(shù)改造、新產(chǎn)品開發(fā)、設(shè)備儀器等方面產(chǎn)生的文件、數(shù)據(jù)、圖表、聲像等材料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司科技檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門歸口負責，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.完整性原則科技檔案應(yīng)全面反映公司科技活動的全過程，保證檔案內(nèi)容的完整性，不得遺漏重要信息。3.準確性原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實、準確，數(shù)據(jù)可靠，與實際科技活動相符，嚴禁虛假信息錄入。4.系統(tǒng)性原則科技檔案應(yīng)按照其形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系進行整理、分類，保持檔案之間的系統(tǒng)性和連貫性。5.安全性原則采取有效措施確?？萍紮n案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、科技檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司科技檔案管理制度并組織實施。2.負責集中統(tǒng)一管理公司科技檔案，接收、整理、保管、統(tǒng)計和提供利用科技檔案。3.指導各部門、各項目團隊的科技檔案管理工作，監(jiān)督檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況。4.組織開展科技檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的質(zhì)量和價值。5.負責科技檔案信息化建設(shè)，建立和維護科技檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享。6.參與公司重大科技項目的驗收工作，審查項目檔案的完整性和準確性。（二）各部門職責1.負責本部門科技文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作，確保歸檔文件材料的質(zhì)量。2.明確一名兼職檔案員，負責本部門科技檔案管理的日常工作，配合檔案管理部門做好檔案的收集、整理和移交工作。3.按照公司檔案管理制度的要求，對本部門保管的科技檔案進行妥善保管，定期進行清查核對，防止檔案丟失和損壞。4.在項目結(jié)束后，及時將項目檔案整理歸檔，并向檔案管理部門辦理移交手續(xù)。（三）項目負責人職責1.負責項目科技文件材料的形成、積累和整理工作，對項目檔案的完整性和準確性負責。2.組織協(xié)調(diào)項目團隊成員做好項目文件材料的收集、整理和歸檔工作，確保項目檔案按時、高質(zhì)量完成。3.在項目驗收前，對項目檔案進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，確保項目檔案符合驗收要求。三、科技檔案的形成與積累（一）文件材料的收集范圍1.科研項目項目立項申報材料，包括項目申請書、可行性研究報告、項目論證材料等。項目研究過程中形成的各類文件，如實驗記錄、研究報告、測試數(shù)據(jù)、技術(shù)總結(jié)等。項目成果材料，如專利證書、軟件著作權(quán)登記證書、科技成果鑒定證書、獲獎證書等。項目相關(guān)的合同、協(xié)議、任務(wù)書等文件。2.技術(shù)改造項目項目前期文件，如項目建議書、可行性研究報告、初步設(shè)計文件等。項目實施過程中的技術(shù)文件，包括施工圖紙、設(shè)備采購合同、安裝調(diào)試記錄、質(zhì)量檢驗報告等。項目竣工驗收文件，如竣工驗收報告、竣工決算報告、固定資產(chǎn)移交清單等。3.新產(chǎn)品開發(fā)項目產(chǎn)品研發(fā)計劃、任務(wù)書、設(shè)計方案、技術(shù)要求等文件。產(chǎn)品設(shè)計圖紙、工藝文件、測試報告、質(zhì)量標準等技術(shù)文件。產(chǎn)品試生產(chǎn)、批量生產(chǎn)過程中的文件，如生產(chǎn)記錄、檢驗記錄、用戶反饋等。產(chǎn)品鑒定文件、產(chǎn)品說明書、宣傳資料等。4.設(shè)備儀器設(shè)備儀器的購置合同、技術(shù)協(xié)議、驗收報告等文件。設(shè)備儀器的操作規(guī)程、維護保養(yǎng)記錄、故障維修記錄等。設(shè)備儀器的技術(shù)資料，如說明書、圖紙、電路圖、軟件程序等。（二）文件材料的形成要求1.科技文件材料應(yīng)使用耐久性強的書寫材料和載體，確保字跡清晰、圖表準確、數(shù)據(jù)可靠。2.文件材料應(yīng)及時形成，不得積壓或事后補制。項目負責人應(yīng)定期檢查項目文件材料的形成情況，督促項目團隊成員按時完成文件材料的整理工作。3.文件材料應(yīng)內(nèi)容完整、表述準確，簽字蓋章手續(xù)齊全。涉及多個部門或單位的項目，文件材料應(yīng)相互協(xié)調(diào)一致，避免出現(xiàn)矛盾或重復(fù)。（三）文件材料的積累1.項目團隊成員應(yīng)按照各自的職責分工，負責收集和積累本崗位工作中形成的文件材料，并及時移交項目負責人。2.項目負責人應(yīng)定期組織項目團隊成員對項目文件材料進行清理和核對，確保文件材料的齊全、完整。3.在項目實施過程中，如發(fā)現(xiàn)文件材料存在問題或遺漏，應(yīng)及時進行補充和完善。四、科技檔案的整理與歸檔（一）整理原則科技檔案應(yīng)按照其形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系進行分類整理，保持檔案之間的系統(tǒng)性和連貫性。整理過程中應(yīng)遵循以下原則：1.遵循科技文件材料的自然形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.便于保管和利用，提高檔案管理的工作效率。3.符合國家有關(guān)檔案整理的標準和規(guī)范。（二）分類方法科技檔案采用年度項目保管期限分類法進行分類。1.年度：按照科技文件材料形成的年度進行劃分。2.項目：按照科研項目、技術(shù)改造項目、新產(chǎn)品開發(fā)項目等不同項目類別進行劃分。每個項目下再按照項目階段或文件類型進行細分。3.保管期限：根據(jù)科技檔案的重要程度和保存價值，確定保管期限，分為永久、長期和短期三種。永久：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的科技檔案，列為永久保管。長期：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的科技檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。短期：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的科技檔案，列為短期保管，保管期限為15年以下。（三）歸檔要求1.項目結(jié)束后，項目負責人應(yīng)及時組織項目團隊成員對項目文件材料進行整理，編制項目檔案目錄，確保檔案目錄與檔案內(nèi)容一致。2.整理好的項目檔案應(yīng)按照分類方法進行組卷，每卷厚度不宜超過20mm，特殊情況除外。卷內(nèi)文件應(yīng)按照順序排列，編寫頁號，并填寫卷內(nèi)目錄和備考表。3.項目檔案應(yīng)裝訂整齊、牢固，采用三孔一線或縫紉機裝訂的方式，不得使用金屬物裝訂。4.項目負責人應(yīng)在項目檔案整理完成后，填寫《科技檔案歸檔申請表》，經(jīng)部門負責人審核后，向檔案管理部門辦理歸檔手續(xù)。5.檔案管理部門在接收項目檔案時，應(yīng)認真核對檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性，對不符合要求的檔案，應(yīng)退回項目負責人重新整理。五、科技檔案的保管與保護（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的科技檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.庫房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，檔案裝具應(yīng)符合檔案保管要求，便于檔案的存放和查找。3.庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.科技檔案應(yīng)按照分類方法進行存放，同一類別的檔案應(yīng)集中存放，便于管理和查找。2.對重要的科技檔案應(yīng)采取備份保管的方式，備份載體應(yīng)與原件分開存放，并定期進行檢查和維護，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性。3.對電子科技檔案應(yīng)進行存儲和管理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，采用安全可靠的存儲設(shè)備和存儲方式，定期進行數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)測試，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。（三）檔案保護措施1.定期對科技檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。2.做好檔案的防蟲、防霉、防火、防盜等工作，定期投放防蟲藥品，檢查庫房的防火、防盜設(shè)施，確保檔案的安全。3.對檔案裝具應(yīng)定期進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)損壞應(yīng)及時更換，確保檔案存放的安全。4.嚴格控制檔案庫房的人員出入，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入庫房。檔案管理人員進入庫房應(yīng)做好登記，離開庫房應(yīng)關(guān)好門窗，切斷電源。六、科技檔案的利用與借閱（一）利用原則1.科技檔案的利用應(yīng)遵循方便、快捷、高效的原則，為公司的科研、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理提供有力支持。2.利用科技檔案應(yīng)嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司的保密制度，確保檔案的安全和保密。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱科技檔案的，應(yīng)填寫《科技檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應(yīng)按照查閱申請表的要求，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記。2.借閱：公司內(nèi)部人員因工作需要借閱科技檔案的，應(yīng)填寫《科技檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過兩周，如需延長借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)按照借閱申請表的要求，提供相應(yīng)的檔案，并做好借閱登記。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、涂改檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案。3.出具證明：公司外部單位或個人因工作需要查閱公司科技檔案或出具證明的，應(yīng)持單位介紹信或個人有效證件，經(jīng)公司主管領(lǐng)導批準后，到檔案管理部門辦理查閱或出具證明手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求，提供相應(yīng)的檔案或出具證明，并做好登記。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立科技檔案利用登記制度，對查閱、借閱、出具證明等利用情況進行詳細登記，登記內(nèi)容包括利用日期、利用人姓名、部門、利用目的、檔案名稱、數(shù)量、歸還日期等。利用登記應(yīng)及時、準確、完整，便于統(tǒng)計和查詢。七、科技檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則科技檔案的鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學性和準確性。（二）鑒定組織公司成立科技檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家和檔案管理人員組成。鑒定小組負責對科技檔案的鑒定工作進行組織和指導。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性：檢查檔案是否齊全，是否反映了科技活動的全過程。2.檔案的準確性：核對檔案內(nèi)容是否真實、準確，數(shù)據(jù)是否可靠。3.檔案的價值：評估檔案對公司科研、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理的利用價值。4.保管期限：根據(jù)檔案的價值和保存狀況，確定檔案的保管期限是否合理。（四）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期的科技檔案進行清理，提出需要鑒定的檔案清單。2.鑒定小組對需要鑒定的檔案進行逐卷審查，根據(jù)鑒定原則和標準，確定檔案的存毀意見。3.對鑒定為銷毀的檔案，應(yīng)編制《科技檔案銷毀清