檔案查閱審批制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，規(guī)范檔案查閱行為，確保檔案信息的安全與合理利用，特制定本檔案查閱審批制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及員工因工作需要查閱公司檔案的相關活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案查閱審批嚴格遵循國家法律法規(guī)以及公司相關規(guī)定，確保檔案管理活動合法合規(guī)。2.安全保密原則：高度重視檔案信息安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失，維護公司利益和聲譽。3.合理利用原則：在確保檔案安全的前提下，充分發(fā)揮檔案價值，為公司各項工作提供有力支持。二、檔案分類及查閱權限（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司設立、變更、注銷等相關文件，行政會議紀要，規(guī)章制度等。2.人事檔案：員工個人基本信息、入職離職資料、薪資福利記錄、績效考核檔案等。3.財務檔案：會計憑證、賬簿、財務報表、審計報告等。4.業(yè)務檔案：各類項目合同、業(yè)務往來文件、市場調(diào)研報告、客戶資料等。5.技術檔案：公司研發(fā)成果、技術方案圖紙、工藝流程文件等。（二）查閱權限1.高層管理人員：可查閱公司各類檔案，但涉及機密信息的檔案查閱需按規(guī)定審批。2.部門負責人：有權查閱本部門相關業(yè)務檔案及與工作相關的其他檔案，查閱機密檔案需經(jīng)上級領導審批。3.普通員工：因工作需要查閱本人人事檔案及與所負責工作直接相關的檔案，查閱其他檔案需經(jīng)部門負責人及相關審批人同意。三、查閱審批流程（一）查閱申請1.查閱人需填寫《檔案查閱申請表》，詳細注明查閱檔案的名稱、類別、查閱目的、查閱時間等信息。2.申請表需經(jīng)查閱人所在部門負責人簽字確認，表明申請查閱的必要性及真實性。（二）審批環(huán)節(jié)1.一般檔案查閱審批：由檔案管理部門負責人根據(jù)查閱申請內(nèi)容進行審核，對于不涉及機密、重要信息的一般性檔案查閱申請，如普通業(yè)務檔案查閱，在申請表上簽署同意意見即可。2.重要檔案查閱審批：對于涉及公司重要決策、機密信息、財務數(shù)據(jù)等重要檔案的查閱申請，需經(jīng)公司分管領導審批。分管領導應認真審查查閱目的、查閱范圍等，確保查閱行為符合公司利益和規(guī)定要求。3.機密檔案查閱審批：涉及公司核心機密的檔案查閱申請，必須經(jīng)公司總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理在審批時應嚴格把關，綜合考慮公司整體利益和風險因素，謹慎做出審批決定。（三）審批反饋檔案管理部門應在收到查閱申請后的[X]個工作日內(nèi)完成審批流程，并將審批結果及時反饋給查閱人。如申請獲批，告知查閱人查閱時間、地點及相關注意事項；如申請未獲批，則向查閱人說明原因。四、查閱檔案的要求（一）查閱地點1.原則上檔案查閱應在公司檔案管理部門指定的查閱室進行。2.如因特殊情況需在其他地點查閱，必須經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并采取必要的安全保密措施。（二）查閱方式1.查閱人應在檔案管理人員的監(jiān)督下進行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱室。2.如需復印、拍照或摘錄檔案內(nèi)容，必須事先經(jīng)檔案管理部門負責人同意，并按照規(guī)定的程序和要求進行操作。復印、拍照或摘錄的檔案資料應注明出處，并妥善保管，不得用于與查閱目的無關的其他用途。（三）查閱時間查閱人應按照審批確定的查閱時間進行查閱，如需延長查閱時間，必須提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可延長。（四）查閱紀律1.查閱人在查閱檔案過程中應保持安靜，愛護檔案資料，不得在檔案上涂改、標記、損壞或撕毀。2.查閱人應嚴格遵守保密規(guī)定，不得向無關人員泄露檔案內(nèi)容。查閱結束后，應及時將檔案歸還原位，由檔案管理人員進行清點和核對。五、檔案管理人員職責（一）檔案整理與保管1.負責公司各類檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂等工作，確保檔案資料的完整性和準確性。2.按照檔案保管要求，妥善保管檔案，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案安全。（二）查閱服務與監(jiān)督1.為查閱人提供必要的查閱服務，協(xié)助查閱人查找所需檔案資料。2.在查閱過程中，嚴格監(jiān)督查閱人的查閱行為，確保查閱活動符合本制度規(guī)定。3.對查閱申請及查閱過程進行記錄，建立檔案查閱臺賬，詳細記錄查閱人姓名、部門、查閱檔案名稱、查閱時間、審批情況等信息，以備查詢和統(tǒng)計分析。（三）檔案保密與安全1.嚴格遵守檔案保密制度，對涉及公司機密的檔案信息予以嚴格保密，不得泄露給任何無關人員。2.加強對檔案管理工作場所的安全管理，防止未經(jīng)授權的人員進入檔案管理區(qū)域，確保檔案信息安全。六、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自查閱檔案。2.超出審批范圍查閱檔案。3.將檔案帶出查閱室未按規(guī)定歸還或擅自轉借他人。4.泄露檔案內(nèi)容，造成公司信息安全事故。5.在檔案上涂改、標記、損壞或撕毀檔案資料。（二）處理措施1.對于首次違規(guī)且情節(jié)較輕的員工，給予警告處分，并責令其立即改正違規(guī)行為。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴重的員工，除給予相應的紀律處分外，還將視情節(jié)輕重追究其經(jīng)濟賠償責任。如因違規(guī)行為給公司造成重大損失的，公司將依法追究其法律責任。3.對于因違規(guī)行為導致檔案信息泄露或丟失的，檔案管理人員應及時采取補救措施，并配合公司相關部門進行調(diào)查處理。七、附則