企業(yè)檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門、各分支機(jī)構(gòu)的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況。3.完整系統(tǒng)原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地反映公司的歷史和現(xiàn)狀，保持檔案的完整性和系統(tǒng)性。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保密工作，防止檔案的損壞、丟失和泄密。（四）管理職責(zé)1.公司綜合管理部是檔案管理的歸口部門，負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督各部門的檔案管理工作，集中管理公司的各類檔案。2.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案工作的順利開展。二、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議文件，公司規(guī)章制度，人事檔案，行政公文等。2.經(jīng)營管理類：涵蓋市場營銷計(jì)劃、銷售合同、采購合同、招投標(biāo)文件、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。3.生產(chǎn)技術(shù)類：包含產(chǎn)品研發(fā)資料、生產(chǎn)工藝文件、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、設(shè)備檔案等。4.黨群工作類：如黨組織建設(shè)文件、工會(huì)活動(dòng)記錄、共青團(tuán)工作資料等。（二）檔案編號1.檔案編號采用“年度+類別代碼+流水號”的方式，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。2.年度：用四位數(shù)字表示，如“2023”。3.類別代碼：根據(jù)檔案分類設(shè)置相應(yīng)的代碼，如行政管理類為“XZ”，經(jīng)營管理類為“JY”，生產(chǎn)技術(shù)類為“SC”，黨群工作類為“DQ”。4.流水號：按照檔案形成的先后順序依次編排，從“001”開始。例如：2023年行政管理類的第一份檔案編號為“2023XZ001”。三、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案管理的要求，及時(shí)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。2.對于重要會(huì)議、重大活動(dòng)形成的文件材料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)收集齊全，并移交綜合管理部。3.員工離職時(shí)，所在部門應(yīng)督促其將個(gè)人保管的屬于公司的文件材料全部移交綜合管理部。（二）整理方法1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.對收集到的文件材料進(jìn)行分類、排序、編目、裝訂等工作，確保檔案的整齊規(guī)范。3.紙質(zhì)檔案應(yīng)使用A4規(guī)格的紙張，左側(cè)裝訂；電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)。四、檔案的保管（一）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司設(shè)立、變更、注銷等重要文件，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議決議，涉及公司權(quán)益和重大利益的合同、協(xié)議等。3.長期保管的檔案期限為[X]年，主要包括一般性的行政管理文件、經(jīng)營管理文件、生產(chǎn)技術(shù)文件等。4.短期保管的檔案期限為[X]年，主要包括臨時(shí)性的文件材料、時(shí)效性較強(qiáng)的資料等。（二）保管場所1.公司設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。（三）保管措施1.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、保管、借閱、歸還等情況。2.定期對檔案進(jìn)行清查核對，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部員工因工作需要，可以查閱、借閱公司檔案。2.外單位因工作需要查閱公司檔案的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部員工查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱的目的、內(nèi)容、期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部辦理查閱或借閱手續(xù)。2.外單位查閱公司檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱目的、內(nèi)容等，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。3.查閱、借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的場所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。（三）利用期限1.內(nèi)部員工查閱檔案一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需復(fù)印，應(yīng)經(jīng)綜合管理部同意，并按照規(guī)定收費(fèi)。2.內(nèi)部員工借閱檔案期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.外單位查閱檔案應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成，如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定收費(fèi)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.公司定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，由綜合管理部牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組，對檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，確定檔案的存毀。（二）銷毀程序1.對經(jīng)過鑒定確需銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案的名稱、編號、保管期限、銷毀原因等。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將《檔案銷毀清冊》存檔。七、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門應(yīng)及時(shí)將工作中形成的電子文件收集齊全，并按照檔案分類要求進(jìn)行整理。2.電子文件應(yīng)采用通用格式存儲(chǔ)，確保文件的可讀性和可利用性。3.對電子文件進(jìn)行命名、編號，建立電子文件目錄，便于查找和管理。（二）電子檔案的存儲(chǔ)與備份1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.定期對電子檔案進(jìn)行檢查，確保存儲(chǔ)設(shè)備的正常運(yùn)行，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）電子檔案的利用與安全