城建檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司城建檔案管理，確保城建檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮城建檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司在城市建設(shè)活動(dòng)中形成的各類檔案資料的管理，包括但不限于工程建設(shè)項(xiàng)目檔案、城市規(guī)劃?rùn)n案、市政設(shè)施檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司城建檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映城市建設(shè)活動(dòng)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)，確保檔案信息不泄露，同時(shí)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司城建檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中管理公司城建檔案，接收、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用各類城建檔案。3.指導(dǎo)和監(jiān)督公司各部門城建檔案的形成、積累和整理工作。4.參與公司重要建設(shè)項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收，負(fù)責(zé)審查項(xiàng)目檔案的完整性和準(zhǔn)確性。5.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在城市建設(shè)活動(dòng)中形成的各類檔案資料的收集、整理和歸檔工作，并定期向檔案管理部門移交。2.配合檔案管理部門做好檔案的整理、鑒定、銷毀等工作。3.按照檔案管理部門的要求，提供檔案利用所需的相關(guān)資料和信息。三、檔案的形成與收集（一）檔案形成1.公司各部門在城市建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)，應(yīng)按照檔案管理要求，及時(shí)形成相應(yīng)的文件材料。2.項(xiàng)目建設(shè)過程中產(chǎn)生的各類文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖紙、圖表、照片、錄像等，均應(yīng)納入城建檔案管理范疇。（二）檔案收集1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案資料應(yīng)符合以下要求：內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，與項(xiàng)目實(shí)際情況相符。字跡清晰、圖表工整，簽字蓋章手續(xù)完備。載體形式符合檔案管理要求，如紙質(zhì)檔案應(yīng)使用耐久性好的紙張，電子檔案應(yīng)采用通用格式存儲(chǔ)，并確保數(shù)據(jù)的可讀性和完整性。3.對(duì)于重要建設(shè)項(xiàng)目，檔案管理部門應(yīng)提前介入，指導(dǎo)項(xiàng)目建設(shè)單位制定檔案收集計(jì)劃，明確檔案收集范圍、時(shí)間節(jié)點(diǎn)和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。四、檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、排列有序、編目清晰。（二）分類方法1.按照城建檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為工程建設(shè)項(xiàng)目檔案、城市規(guī)劃?rùn)n案、市政設(shè)施檔案等一級(jí)類目。2.工程建設(shè)項(xiàng)目檔案可進(jìn)一步細(xì)分為前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件等二級(jí)類目；城市規(guī)劃?rùn)n案可分為總體規(guī)劃、詳細(xì)規(guī)劃、專項(xiàng)規(guī)劃等二級(jí)類目；市政設(shè)施檔案可分為道路橋梁、排水供水、燃?xì)鉄崃Φ榷?jí)類目。3.各二級(jí)類目下可根據(jù)實(shí)際情況設(shè)置三級(jí)及以下類目，以進(jìn)一步細(xì)化檔案分類。（三）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識(shí)別、檢索和管理。2.編號(hào)采用層次編碼法，由全宗號(hào)、分類號(hào)、年度號(hào)、案卷號(hào)、件號(hào)等組成。全宗號(hào)：按照公司檔案管理的統(tǒng)一規(guī)定編制，代表公司檔案全宗。分類號(hào)：根據(jù)檔案分類方案，對(duì)應(yīng)相應(yīng)類目編制，體現(xiàn)檔案的類別歸屬。年度號(hào)：采用公元紀(jì)年，以四位數(shù)字表示檔案形成年度。案卷號(hào)：按照案卷排列順序編制，一個(gè)案卷編一個(gè)號(hào)。件號(hào)：在案卷內(nèi)文件排列順序的基礎(chǔ)上，逐件編號(hào)。（四）歸檔要求1.各部門應(yīng)在項(xiàng)目完成或階段性工作結(jié)束后，及時(shí)對(duì)收集的檔案資料進(jìn)行整理，編制檔案目錄，向檔案管理部門移交。2.移交的檔案應(yīng)符合整理要求，做到分類準(zhǔn)確、編號(hào)規(guī)范、裝訂整齊，并隨附檔案移交清單，清單內(nèi)容應(yīng)包括檔案題名、數(shù)量、保管期限等。3.檔案管理部門應(yīng)對(duì)接收的檔案進(jìn)行審核，對(duì)不符合要求的檔案，應(yīng)退回原部門重新整理。五、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品、檔案裝具等。（二）檔案裝具1.應(yīng)根據(jù)檔案的特點(diǎn)和保管要求，選擇合適的檔案裝具，如檔案柜、檔案盒、光盤存儲(chǔ)盒等。2.檔案裝具應(yīng)符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，具有良好的耐久性和密封性，能夠有效保護(hù)檔案。（三）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序存放，便于查找和管理。2.不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，重要檔案應(yīng)采取特殊保管措施。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并定期進(jìn)行備份，異地存放備份數(shù)據(jù)。（四）保管期限1.城建檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。2.檔案保管期限的劃分應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況確定，并在檔案整理過程中明確標(biāo)注。（五）檔案保護(hù)措施1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的可讀性。3.加強(qiáng)對(duì)電子檔案的維護(hù)，定期檢查存儲(chǔ)介質(zhì)的狀態(tài)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，防止檔案在利用過程中受到損壞。六、檔案的利用與服務(wù)（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、借閱本部門形成的檔案以及與本部門工作相關(guān)的其他檔案。2.公司外部單位因履行法定職責(zé)或開展相關(guān)業(yè)務(wù)，需要查閱公司城建檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案管理部門查閱檔案原件或復(fù)印件，檔案管理部門應(yīng)提供必要的查閱場(chǎng)所和設(shè)備，并安排專人協(xié)助查閱。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：檔案利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的格式和數(shù)量進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用手續(xù)1.檔案利用者應(yīng)持有效證件到檔案管理部門辦理利用手續(xù)，填寫相關(guān)申請(qǐng)表，明確利用目的、利用范圍和利用方式等。2.檔案管理部門應(yīng)對(duì)利用者的申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)，并提供相應(yīng)的檔案利用服務(wù)。3.利用者在利用檔案過程中應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案。（四）服務(wù)質(zhì)量1.檔案管理部門應(yīng)樹立服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)水平，為檔案利用者提供便捷、高效的服務(wù)。2.建立檔案利用反饋機(jī)制，及時(shí)了解利用者的需求和意見，不斷改進(jìn)檔案利用服務(wù)工作。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.按照國家有關(guān)規(guī)定和公司檔案保管期限的劃分標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保檔案鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家以及檔案管理人員組成。2.鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐份、逐頁進(jìn)行審查，分析檔案的內(nèi)容和價(jià)值，確定其保管期限。2.綜合分析法：結(jié)合檔案的形成背景、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用情況等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，清冊(cè)內(nèi)容包括檔案題名、編號(hào)、保管期限、銷毀原因等。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案鑒定小組審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司城建檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，降低管理成本，提升檔案服務(wù)質(zhì)量。（二）數(shù)字化加工1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保圖像清晰可讀。2.對(duì)掃描后的電子文件進(jìn)行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、目錄錄入等工作，建立完整的電子檔案數(shù)據(jù)庫。（三）系統(tǒng)功能1.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲(chǔ)、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能，實(shí)現(xiàn)檔案管理的全過程信息化。2.系統(tǒng)應(yīng)提供靈活多樣的檢索方式，如按題名、編號(hào)、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.具備權(quán)限管理功能，根據(jù)用戶的角色和職責(zé)，設(shè)置不同的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保檔案信息的安全。（四）數(shù)據(jù)安全與備份1.加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全防護(hù)，采取防火墻、入侵檢測(cè)、加密存儲(chǔ)等技術(shù)手段，防止數(shù)據(jù)泄露和被篡改。2.定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門城建檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行。2.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行全面檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備和使用情況。3.檔案信息化建設(shè)進(jìn)展情況。4.檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作責(zé)任心。（三）檢查方式1.定期檢查：每年組織一次全面的檔案管理工作檢查，