檔案管理了制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門(mén)及全體員工在工作中形成的各類(lèi)檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司/組織設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，對(duì)各類(lèi)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則。檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得弄虛作假。3.完整性原則。檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄公司/組織的歷史發(fā)展和各項(xiàng)工作活動(dòng)，確保檔案的完整性。4.保密性原則。對(duì)涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息等檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止檔案信息泄露。5.便于利用原則。檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的使用效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)公司/組織設(shè)立檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理公司/組織的各類(lèi)檔案。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善本公司/組織的檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、保管公司/組織的各類(lèi)檔案，確保檔案的完整和安全。3.建立健全檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀，定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理的效率和水平。6.開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)工作，提高公司/組織員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。（二）各部門(mén)檔案管理員各部門(mén)設(shè)立檔案管理員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、保管和移交等工作。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)收集本部門(mén)在工作中形成的各類(lèi)文件、資料、圖表等檔案材料，并按照檔案管理部門(mén)的要求進(jìn)行整理和分類(lèi)。2.對(duì)本部門(mén)的檔案進(jìn)行定期清查和盤(pán)點(diǎn)，確保檔案的完整和安全。3.按照檔案管理部門(mén)的規(guī)定，及時(shí)將本部門(mén)的檔案移交至檔案管理部門(mén)集中保管。4.協(xié)助檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案查閱、利用等工作，提供必要的檔案信息和資料。三、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)本公司/組織的檔案分為以下幾大類(lèi)：1.行政管理類(lèi)檔案：包括公司/組織的各類(lèi)行政文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理檔案等。2.業(yè)務(wù)管理類(lèi)檔案：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)范圍，分為市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)檔案、財(cái)務(wù)管理檔案、人力資源管理檔案、生產(chǎn)管理檔案、質(zhì)量管理檔案、技術(shù)研發(fā)檔案等。3.項(xiàng)目管理類(lèi)檔案：包括公司/組織承擔(dān)的各類(lèi)項(xiàng)目的立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目合同、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。4.客戶關(guān)系管理類(lèi)檔案：包括客戶基本信息、客戶溝通記錄、客戶投訴處理檔案、客戶合作協(xié)議等。5.法律事務(wù)類(lèi)檔案：包括公司/組織的各類(lèi)合同、協(xié)議、訴訟案件檔案、法律咨詢(xún)意見(jiàn)等。6.其他類(lèi)檔案：包括公司/組織的榮譽(yù)證書(shū)、資質(zhì)證書(shū)、宣傳資料以及其他不屬于上述分類(lèi)的檔案。（二）檔案編號(hào)為便于檔案的管理和檢索，對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)采用分類(lèi)號(hào)加流水號(hào)的方式，具體編號(hào)規(guī)則如下：1.行政管理類(lèi)檔案：分類(lèi)號(hào)為XZ，流水號(hào)從001開(kāi)始依次編排。例如，一份行政管理類(lèi)文件的編號(hào)為XZ001。2.業(yè)務(wù)管理類(lèi)檔案：根據(jù)不同的業(yè)務(wù)類(lèi)別，分別設(shè)定分類(lèi)號(hào)。市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)檔案分類(lèi)號(hào)為SC，財(cái)務(wù)管理檔案分類(lèi)號(hào)為CW，人力資源管理檔案分類(lèi)號(hào)為RL，生產(chǎn)管理檔案分類(lèi)號(hào)為SC，質(zhì)量管理檔案分類(lèi)號(hào)為ZL，技術(shù)研發(fā)檔案分類(lèi)號(hào)為JY。流水號(hào)從001開(kāi)始依次編排。例如，一份市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)檔案的編號(hào)為SC001。3.項(xiàng)目管理類(lèi)檔案：分類(lèi)號(hào)為XM，流水號(hào)從001開(kāi)始依次編排。例如，一個(gè)項(xiàng)目的項(xiàng)目管理檔案編號(hào)為XM001。4.客戶關(guān)系管理類(lèi)檔案：分類(lèi)號(hào)為KH，流水號(hào)從001開(kāi)始依次編排。例如，一份客戶關(guān)系管理檔案的編號(hào)為KH001。5.法律事務(wù)類(lèi)檔案：分類(lèi)號(hào)為FL，流水號(hào)從001開(kāi)始依次編排。例如，一份法律事務(wù)類(lèi)檔案的編號(hào)為FL001。6.其他類(lèi)檔案：分類(lèi)號(hào)為QT，流水號(hào)從001開(kāi)始依次編排。例如，一份其他類(lèi)檔案的編號(hào)為QT001。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保本部門(mén)在工作中形成的各類(lèi)檔案材料及時(shí)、完整地收集齊全。檔案收集范圍包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、照片、錄音、錄像等。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案管理的要求，對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行初步審核，確保檔案材料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。對(duì)不符合要求的檔案材料，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門(mén)或人員溝通，要求其補(bǔ)充或更正。3.檔案收集人員應(yīng)定期將收集到的檔案材料移交至本部門(mén)檔案管理員進(jìn)行整理和保管。（二）檔案整理1.檔案管理員應(yīng)按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類(lèi)整理。分類(lèi)時(shí)應(yīng)遵循檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。2.對(duì)紙質(zhì)檔案材料，應(yīng)進(jìn)行裝訂、編頁(yè)、編號(hào)等處理。裝訂時(shí)應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案裝訂機(jī)，確保裝訂牢固、整齊美觀。編頁(yè)時(shí)應(yīng)在每頁(yè)的右上角或右下角編寫(xiě)頁(yè)碼，頁(yè)碼應(yīng)連續(xù)、準(zhǔn)確。編號(hào)時(shí)應(yīng)按照檔案編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，并在檔案材料首頁(yè)右上角加蓋檔案編號(hào)章。3.對(duì)電子檔案材料，應(yīng)按照電子文件管理的要求進(jìn)行整理。電子文件應(yīng)按照分類(lèi)目錄進(jìn)行存儲(chǔ)，文件名應(yīng)規(guī)范、準(zhǔn)確，便于識(shí)別和檢索。同時(shí)，應(yīng)建立電子文件的元數(shù)據(jù)信息，包括文件的題名、日期、作者、來(lái)源等，確保電子文件的真實(shí)性和完整性。4.對(duì)照片、錄音、錄像等特殊載體檔案，應(yīng)進(jìn)行分類(lèi)整理，并配以文字說(shuō)明，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由等信息。照片應(yīng)沖洗成標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格，并進(jìn)行編號(hào)和粘貼；錄音、錄像應(yīng)進(jìn)行轉(zhuǎn)錄，并存儲(chǔ)在電子存儲(chǔ)介質(zhì)上，同時(shí)建立相應(yīng)的目錄索引。五、檔案的保管（一）檔案保管場(chǎng)所檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，用于存放公司/組織的各類(lèi)檔案。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)鼠、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。1.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防火設(shè)備，如火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)、滅火器材等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，濕度應(yīng)控制在45%60%之間?？砂惭b溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)等，以保證檔案庫(kù)房的溫濕度符合要求。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備防蟲(chóng)鼠設(shè)備，如防蟲(chóng)網(wǎng)、鼠夾、鼠藥等，并定期進(jìn)行檢查和清理，防止蟲(chóng)鼠對(duì)檔案造成損害。4.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防盜設(shè)備，如防盜門(mén)、防盜窗、監(jiān)控?cái)z像頭等，并確保監(jiān)控系統(tǒng)24小時(shí)正常運(yùn)行，對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。5.檔案庫(kù)房應(yīng)采取防光、防塵措施，窗戶應(yīng)安裝窗簾或百葉窗，防止陽(yáng)光直射檔案；地面和貨架應(yīng)定期打掃，保持清潔，防止灰塵對(duì)檔案造成污染。（二）檔案保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案分類(lèi)順序進(jìn)行排列上架，存放整齊有序。檔案架應(yīng)標(biāo)注檔案類(lèi)別、編號(hào)等信息，便于查找。同時(shí)，應(yīng)建立紙質(zhì)檔案的庫(kù)存清單，定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量和完整性。2.電子檔案保管：電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)用的電子存儲(chǔ)設(shè)備上，如磁盤(pán)陣列、磁帶庫(kù)等，并進(jìn)行備份。備份應(yīng)采用異地備份的方式，確保電子檔案的安全性。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案的存儲(chǔ)目錄和索引，便于檢索和利用。電子檔案的存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.特殊載體檔案保管：照片、錄音、錄像等特殊載體檔案應(yīng)按照類(lèi)別分別存放，并建立相應(yīng)的目錄索引。特殊載體檔案應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案盒或檔案袋中，注明檔案名稱(chēng)、編號(hào)、日期等信息。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)特殊載體檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止其老化、損壞或丟失。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。具體保管期限根據(jù)檔案的重要性和歷史價(jià)值確定，參照國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定執(zhí)行。1.永久保管檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織發(fā)展有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管檔案。如公司/組織的成立文件、重大決策文件、重要合同協(xié)議、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、人事任免文件等。2.長(zhǎng)期保管檔案：凡是反映公司/組織一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為長(zhǎng)期保管檔案。保管期限一般為16年至50年。如公司/組織的年度工作計(jì)劃與總結(jié)、一般性業(yè)務(wù)文件、項(xiàng)目中期報(bào)告等。3.短期保管檔案：凡是反映公司/組織臨時(shí)性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有參考價(jià)值的檔案，應(yīng)列為短期保管檔案。保管期限一般為5年以下。如公司/組織的臨時(shí)性通知、一般性會(huì)議記錄、短期項(xiàng)目文件等。（四）檔案清查與盤(pán)點(diǎn)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和完整性。清查和盤(pán)點(diǎn)工作每年至少進(jìn)行一次。2.清查和盤(pán)點(diǎn)時(shí)，應(yīng)按照檔案類(lèi)別和編號(hào)順序，對(duì)檔案進(jìn)行逐一核對(duì)，檢查檔案的存放位置是否正確、檔案數(shù)量是否相符、檔案材料是否完整無(wú)損等。3.對(duì)清查和盤(pán)點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行記錄和處理。如檔案丟失、損壞、霉變等，應(yīng)查明原因，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，并向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。4.清查和盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查和盤(pán)點(diǎn)報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容包括清查和盤(pán)點(diǎn)的時(shí)間、范圍、方法、結(jié)果以及存在的問(wèn)題和處理情況等。檔案清查和盤(pán)點(diǎn)報(bào)告應(yīng)歸檔保存。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、查閱目的等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門(mén)查閱。2.涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息等檔案，查閱申請(qǐng)人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，查閱范圍應(yīng)嚴(yán)格限定在工作需要的范圍內(nèi)。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)另行填寫(xiě)《檔案復(fù)印/摘錄申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行復(fù)印或摘錄。3.公司/組織外部人員查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，并填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、查閱目的等信息。經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可到檔案管理部門(mén)查閱。查閱過(guò)程中，檔案管理部門(mén)應(yīng)安排專(zhuān)人陪同，確保檔案的安全和保密。（二）查閱程序1.查閱申請(qǐng)人填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，提交所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意。2.將《檔案查閱申請(qǐng)表》提交至檔案管理部門(mén)，檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，確定是否符合查閱條件。3.如符合查閱條件，檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)?zhí)峁┫鄳?yīng)的檔案，并在《檔案查閱登記簿》上記錄查閱時(shí)間、查閱人、查閱檔案名稱(chēng)及編號(hào)等信息。4.查閱人應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)查閱檔案，查閱過(guò)程中應(yīng)保持檔案的整潔和完好，不得擅自涂改、抽取、污損檔案。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.查閱完畢后，查閱人應(yīng)將檔案及時(shí)歸還檔案管理人員，檔案管理人員核對(duì)無(wú)誤后，在《檔案查閱登記簿》上記錄歸還時(shí)間。（三）利用方式1.檔案利用方式包括查閱、復(fù)印、摘錄、借閱等。公司/組織內(nèi)部人員因工作需要利用檔案時(shí)，應(yīng)按照查閱程序辦理相關(guān)手續(xù)。如需借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.公司/組織外部人員利用檔案時(shí)，如需借閱檔案，應(yīng)按照上述查閱程序辦理相關(guān)手續(xù)，并經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。同時(shí)，應(yīng)收取一定的檔案借閱押金，押金金額根據(jù)檔案的重要性和借閱期限確定。借閱期滿后，如檔案無(wú)損壞、丟失等情況，押金應(yīng)予以退還。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)檔案利用情況，定期對(duì)檔案的利用效果進(jìn)行跟蹤和評(píng)估，了解檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，為檔案管理工作的改進(jìn)提供依據(jù)。七、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門(mén)牽頭，組織相關(guān)部門(mén)人員組成鑒定小組進(jìn)行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要性、歷史價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查和評(píng)估，提出鑒定意見(jiàn)。鑒定意見(jiàn)應(yīng)明確檔案是否繼續(xù)保存、銷(xiāo)毀或移交其他單位保管等。3.對(duì)涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息等檔案，在鑒定時(shí)應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息不被泄露。（二）檔案銷(xiāo)毀1.經(jīng)鑒定需要銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的名稱(chēng)