5x檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作活動中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作活動的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則全面收集公司在各個方面形成的檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行保密管理，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案管理體系，提高檔案管理工作效率，方便公司員工查閱和利用檔案。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.負(fù)責(zé)檔案庫房的建設(shè)、管理和維護(hù)，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)Φ狡跈n案進(jìn)行鑒定和銷毀。5.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱、利用服務(wù)工作，為公司員工提供檔案信息支持。6.負(fù)責(zé)檔案管理信息化建設(shè)，利用信息技術(shù)提高檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量。7.負(fù)責(zé)培訓(xùn)和指導(dǎo)公司各部門的檔案管理工作，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（二）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保本部門檔案的完整和安全。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門形成的檔案移交至綜合管理部，并辦理交接手續(xù)。3.積極配合綜合管理部做好檔案的查閱、借閱等利用工作，為公司各項(xiàng)工作提供支持。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，做好檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.不斷提高檔案管理業(yè)務(wù)水平，熟練掌握檔案管理知識和技能，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段進(jìn)行檔案管理。4.積極主動為公司員工提供檔案利用服務(wù)，熱情接待查閱、借閱檔案的人員，及時準(zhǔn)確地提供所需檔案信息。5.定期對檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為以下十大類：1.行政管理類包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、股東會決議、董事會決議、監(jiān)事會決議等；公司內(nèi)部管理制度、工作流程、崗位職責(zé)等；公司行政辦公文件、會議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)報告等。2.人力資源類包括員工招聘、錄用、培訓(xùn)、考核、晉升、獎懲、離職等相關(guān)文件；員工檔案、勞動合同、社會保險、福利等資料；人力資源規(guī)劃、人才儲備等文件。3.財(cái)務(wù)審計(jì)類包括財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、報表、財(cái)務(wù)分析報告等；會計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)檔案等；審計(jì)報告、審計(jì)工作底稿、內(nèi)部控制評價報告等。4.市場營銷類包括市場調(diào)研、市場分析、營銷策略、銷售合同、客戶資料等；廣告宣傳資料、促銷活動方案、市場推廣計(jì)劃等。5.生產(chǎn)管理類包括生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)調(diào)度、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量控制、設(shè)備管理等文件；生產(chǎn)報表、生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)分析報告等；安全生產(chǎn)、環(huán)境保護(hù)等相關(guān)文件。6.技術(shù)研發(fā)類包括研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報告、技術(shù)方案、技術(shù)合同、專利申請等文件；研發(fā)成果、技術(shù)資料、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等；技術(shù)創(chuàng)新、技術(shù)改造等相關(guān)文件。7.物資采購類包括物資采購計(jì)劃、采購合同、供應(yīng)商資料、采購發(fā)票等；物資驗(yàn)收、入庫、出庫、庫存盤點(diǎn)等文件；物資采購成本分析報告等。8.質(zhì)量管理類包括質(zhì)量管理體系文件、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量檢驗(yàn)報告、質(zhì)量認(rèn)證文件等；質(zhì)量事故處理報告、質(zhì)量改進(jìn)措施等文件。9.法務(wù)合規(guī)類包括公司法律事務(wù)相關(guān)文件，如訴訟案件、仲裁案件、法律咨詢意見等；合規(guī)管理制度、合規(guī)檢查報告、合規(guī)風(fēng)險評估報告等。10.其他類不屬于以上九類的其他檔案，如公司榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、對外合作協(xié)議等文件。（二）檔案編號檔案編號采用分類號+年度號+流水號的方式。1.分類號：根據(jù)檔案分類，每大類賦予一個兩位數(shù)字代碼，如行政管理類為“01”，人力資源類為“02”，以此類推。2.年度號：采用公元紀(jì)年，取年份的后兩位數(shù)字，如2023年為“23”。3.流水號：按照檔案形成的先后順序，從“001”開始依次編號。例如，一份2023年形成的行政管理類檔案，其編號為“0123001”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司各部門在工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的材料。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目文件等。3.公司員工個人在工作中形成的重要文件、成果等。4.公司獲得的各類榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、獎項(xiàng)等相關(guān)材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍，及時收集本部門形成的檔案材料，確保檔案的齊全完整。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，日期明確。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份存儲。（三）整理方法1.分類整理按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，將收集到的檔案材料進(jìn)行分類。2.裝訂成冊對于紙張較多的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行裝訂，使其整齊美觀，便于保管和查閱。3.編目編號對整理后的檔案進(jìn)行編目，填寫檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，并按照編號順序排列上架。4.編制檢索工具為方便檔案的查閱利用，應(yīng)編制檔案檢索工具，如檔案目錄索引、電子檢索系統(tǒng)等。五、檔案的保管（一）保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。如公司章程、股東會決議、董事會決議、監(jiān)事會決議等重要文件。2.長期保管的檔案凡是反映公司一般工作活動和基本情況的，在較長時間內(nèi)對公司有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限一般為15年至50年。如公司年度工作計(jì)劃、總結(jié)報告、財(cái)務(wù)報表等。3.短期保管的檔案凡是反映公司局部工作活動和一般情況的，在較短時間內(nèi)對公司有查考利用價值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為5年至15年。如公司一般性會議紀(jì)要、臨時性工作文件等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、防蟲藥等，確保檔案存放環(huán)境適宜，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀、鼠咬等。2.電子檔案建立電子檔案存儲系統(tǒng)，采用磁盤、磁帶、光盤等存儲介質(zhì)進(jìn)行備份存儲，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查和維護(hù)，確保電子檔案的安全和完整。同時，對電子檔案進(jìn)行加密處理，防止信息泄露。（三）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案庫房應(yīng)安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。3.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫房，檔案管理人員進(jìn)入庫房時應(yīng)做好登記。4.定期對檔案庫房進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，檢查檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.綜合管理部定期組織檔案鑒定工作，成立檔案鑒定小組，由綜合管理部負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。2.檔案鑒定小組根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，對到期檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。3.鑒定檔案時，應(yīng)全面分析檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，判斷其是否具有保存價值。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組填寫《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案的編號、題名、日期、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人審核簽字后，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由兩名以上檔案管理人員負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊》存檔保管。七、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息。2.《檔案查閱申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至綜合管理部。3.綜合管理部檔案管理人員根據(jù)申請內(nèi)容，在檔案管理系統(tǒng)中查詢檔案信息，并確定檔案存放位置，為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)。4.查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱地點(diǎn)，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等。5.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.公司員工因特殊原因需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等信息。2.《檔案借閱申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至綜合管理部。3.綜合管理部檔案管理人員對借閱申請進(jìn)行審核，報綜合管理部負(fù)責(zé)人審批。4.經(jīng)審批同意借閱的檔案，借閱人員應(yīng)到檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案，并在《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。5.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。6.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、拍照、掃描檔案內(nèi)容。如因工作需要復(fù)印、拍照、掃描檔案的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。7.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需提前歸還，應(yīng)及時通知檔案管理人員。如逾期未還，檔案管理人員應(yīng)及時催還，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處理。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.綜合管理部應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)報表應(yīng)準(zhǔn)確、及時、完整，定期報送公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。3.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)作為公司檔案管理工作決策的依據(jù)，為公司各項(xiàng)工作提供支持。（二）移交工作1.各部門應(yīng)按照公司檔案管理制度的要求，定期