檔案制度缺失總則1.目的本檔案制度旨在確保公司/組織各類(lèi)檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可追溯性，規(guī)范檔案管理工作流程，為公司/組織的決策、運(yùn)營(yíng)、發(fā)展提供有力支持，保障公司/組織合法權(quán)益，符合相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案，包括但不限于文件、合同、報(bào)告、記錄、證照、圖紙等。3.基本原則真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司/組織的實(shí)際工作情況和業(yè)務(wù)活動(dòng)。完整性原則：確保檔案涵蓋公司/組織運(yùn)營(yíng)管理的各個(gè)方面，不遺漏重要信息。安全性原則：采取有效措施保護(hù)檔案的物理安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失、泄露。規(guī)范性原則：遵循統(tǒng)一的檔案分類(lèi)、編號(hào)、整理、保管等標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范?？勺匪菪栽瓌t：檔案應(yīng)具備清晰的歷史脈絡(luò)，便于查詢(xún)和追溯公司/組織的發(fā)展歷程及業(yè)務(wù)活動(dòng)。檔案管理職責(zé)分工1.檔案管理部門(mén)職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善公司/組織檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。統(tǒng)籌規(guī)劃?rùn)n案管理工作，確定檔案管理的目標(biāo)、任務(wù)和工作重點(diǎn)。組織開(kāi)展檔案的收集、整理、分類(lèi)、編號(hào)、編目、裝訂等基礎(chǔ)工作。建立和維護(hù)檔案存儲(chǔ)設(shè)施，確保檔案的安全保管。負(fù)責(zé)檔案的借閱、查閱、歸還等利用服務(wù)工作，對(duì)檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案的存毀意見(jiàn)，經(jīng)批準(zhǔn)后實(shí)施。組織開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推動(dòng)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。對(duì)各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，開(kāi)展檔案管理培訓(xùn)和宣傳工作。2.各部門(mén)職責(zé)負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。按照檔案管理部門(mén)的要求，定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門(mén)。明確本部門(mén)檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案管理的日常工作，配合檔案管理部門(mén)開(kāi)展相關(guān)工作。在工作中嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，規(guī)范檔案的形成、使用和保管行為，確保檔案質(zhì)量。對(duì)本部門(mén)檔案的利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，及時(shí)向檔案管理部門(mén)反饋檔案利用需求和問(wèn)題。3.員工個(gè)人職責(zé)員工應(yīng)妥善保管在工作中形成的各類(lèi)文件資料，按照檔案管理要求及時(shí)整理并移交至本部門(mén)檔案管理人員。在使用檔案時(shí)，應(yīng)遵守檔案借閱、查閱規(guī)定，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案。積極配合公司/組織的檔案管理工作，提供必要的協(xié)助和信息。檔案收集與整理1.收集范圍公司/組織在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、記錄等，包括但不限于：行政管理文件，如通知、決定、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等。業(yè)務(wù)合同文件，如采購(gòu)合同、銷(xiāo)售合同、租賃合同等。財(cái)務(wù)文件，如財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。人力資源文件，如員工檔案、考勤記錄、培訓(xùn)資料等。技術(shù)文件，如研發(fā)報(bào)告、技術(shù)圖紙、工藝文件等。市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)文件，如市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、廣告策劃、客戶(hù)資料等。其他與公司/組織運(yùn)營(yíng)管理相關(guān)的文件資料。2.收集要求各部門(mén)應(yīng)明確檔案收集的責(zé)任人，定期對(duì)本部門(mén)工作中產(chǎn)生文件資料進(jìn)行收集，確保無(wú)遺漏。收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自修改、刪除或銷(xiāo)毀。對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式的兼容性和可讀性。對(duì)于重要文件資料，應(yīng)及時(shí)收集并向檔案管理部門(mén)移交，不得積壓或延誤。3.整理原則遵循文件資料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。按照檔案的類(lèi)別、時(shí)間、來(lái)源等因素進(jìn)行分類(lèi)整理，便于查找和管理。確保每份檔案資料的完整性，對(duì)破損、褪色、字跡模糊等情況進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.整理方法分類(lèi)：根據(jù)檔案的性質(zhì)和用途，將檔案分為行政管理類(lèi)、業(yè)務(wù)合同類(lèi)、財(cái)務(wù)類(lèi)、人力資源類(lèi)、技術(shù)類(lèi)、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)類(lèi)等若干大類(lèi)，每大類(lèi)下再細(xì)分若干小類(lèi)。編號(hào)：為每份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案的類(lèi)別、年度、順序等信息，便于識(shí)別和管理。編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、來(lái)源、保管期限等內(nèi)容，以便快速查找和了解檔案基本信息。裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于長(zhǎng)期保存。檔案分類(lèi)與編號(hào)1.檔案分類(lèi)行政管理類(lèi)：包括公司/組織的行政事務(wù)管理文件、規(guī)章制度、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)等。業(yè)務(wù)合同類(lèi)：涵蓋各類(lèi)業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、訂單等。財(cái)務(wù)類(lèi)：包含財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。人力資源類(lèi)：涉及員工檔案（包括個(gè)人基本信息、勞動(dòng)合同、薪酬福利、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核等）、考勤記錄、人事任免文件等。技術(shù)類(lèi)：包括研發(fā)項(xiàng)目文檔、技術(shù)圖紙、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)類(lèi)：有市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、營(yíng)銷(xiāo)策劃方案、客戶(hù)信息、銷(xiāo)售數(shù)據(jù)等。其他類(lèi)：不屬于上述分類(lèi)的其他具有保存價(jià)值的檔案。2.編號(hào)規(guī)則檔案編號(hào)采用“類(lèi)別代碼+年度+流水號(hào)”的形式。類(lèi)別代碼：用大寫(xiě)字母表示檔案類(lèi)別，如“XZ”表示行政管理類(lèi)，“HT”表示業(yè)務(wù)合同類(lèi)，“CW”表示財(cái)務(wù)類(lèi)，“RL”表示人力資源類(lèi)，“JS”表示技術(shù)類(lèi)，“SC”表示市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)類(lèi)，“QT”表示其他類(lèi)。年度：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，從“001”開(kāi)始依次編號(hào)。例如，一份行政管理類(lèi)檔案，形成于2023年，流水號(hào)為010，則其編號(hào)為“XZ2023010”。檔案保管1.保管場(chǎng)所應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲(chóng)藥品、檔案密集架等。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.保管期限根據(jù)檔案的重要程度、性質(zhì)和歷史價(jià)值，確定檔案的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期（15年以上）、短期（15年以下）三種。永久保管檔案：反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如公司章程、重大決策文件、重要合同協(xié)議、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。長(zhǎng)期保管檔案：在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，如一般性業(yè)務(wù)合同、年度工作計(jì)劃與總結(jié)、員工晉升記錄等。短期保管檔案：在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有參考價(jià)值的檔案，如臨時(shí)性文件、一般性會(huì)議記錄、短期培訓(xùn)資料等。3.保管方式紙質(zhì)檔案：采用檔案密集架存放，按照檔案類(lèi)別和編號(hào)順序排列，便于查找和管理。同時(shí)，應(yīng)建立紙質(zhì)檔案目錄索引，方便快速檢索。電子檔案：存儲(chǔ)在專(zhuān)用的電子存儲(chǔ)設(shè)備或服務(wù)器上，進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，并建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。對(duì)電子檔案應(yīng)設(shè)置訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限，確保信息安全。檔案利用1.借閱規(guī)定內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》寫(xiě)明借閱檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，根據(jù)檔案的保管期限、密級(jí)等情況決定是否批準(zhǔn)借閱。對(duì)于重要檔案或密級(jí)較高的檔案，應(yīng)嚴(yán)格控制借閱范圍和審批程序。借閱人應(yīng)按照約定的借閱期限歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還的，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)催還。借閱人在借閱期間應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損毀、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門(mén)，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。2.查閱規(guī)定因工作需要查閱檔案的人員，可到檔案管理部門(mén)進(jìn)行查閱。查閱人應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱登記表》，寫(xiě)明查閱檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、查閱目的等信息。檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)查閱人的需求，提供相應(yīng)的檔案，并安排專(zhuān)人協(xié)助查閱。查閱過(guò)程中，查閱人不得擅自將檔案帶出檔案查閱場(chǎng)所。對(duì)于涉及公司/組織機(jī)密或敏感信息的檔案，查閱人應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。3.利用登記與統(tǒng)計(jì)檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括借閱人姓名、部門(mén)、借閱檔案名稱(chēng)、編號(hào)、借閱日期、歸還日期、查閱人姓名、查閱檔案名稱(chēng)、編號(hào)、查閱日期等信息。定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案的利用頻率、利用目的等，為檔案管理工作提供參考依據(jù)，以便優(yōu)化檔案管理策略，更好地滿(mǎn)足公司/組織的工作需求。檔案鑒定與銷(xiāo)毀1.鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問(wèn)題、從實(shí)際出發(fā)的原則，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值，確保既不遺漏有保存價(jià)值的檔案，也不保留無(wú)價(jià)值的檔案。2.鑒定組織與程序成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)專(zhuān)家以及財(cái)務(wù)、法務(wù)等專(zhuān)業(yè)人員組成。檔案鑒定小組定期對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容、歷史價(jià)值等因素，逐份審查檔案，提出存毀意見(jiàn)。檔案鑒定小組應(yīng)填寫(xiě)《檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)》，詳細(xì)說(shuō)明每份檔案的鑒定情況和存毀建議?！稒n案鑒定意見(jiàn)書(shū)》經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批后生效。3.銷(xiāo)毀程序經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案，檔案管理部門(mén)應(yīng)編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等信息。檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，紙質(zhì)檔案可采用焚燒、粉碎等方式銷(xiāo)毀，電子檔案應(yīng)進(jìn)行徹底刪除或格式化處理。檔案銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)安排專(zhuān)人監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀工作的徹底性和安全性。監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。銷(xiāo)毀后的《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》應(yīng)長(zhǎng)期保存，作為檔案管理工作的重要記錄。檔案信息化管理1.信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量，提升檔案信息的安全性和共享性。2.數(shù)字化流程檔案掃描：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于300dpi，確保掃描圖像清晰可讀。掃描后的電子文件應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，統(tǒng)一存儲(chǔ)為PDF等通用格式。數(shù)據(jù)錄入：對(duì)掃描后的電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，包括檔案編號(hào)、題名、日期、來(lái)源、保管期限等信息，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。掛接與存儲(chǔ)：將電子檔案與對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)記錄進(jìn)行掛接，存儲(chǔ)在電子存儲(chǔ)設(shè)備或服務(wù)器上，并進(jìn)行定期備份。3.信息化系統(tǒng)功能檔案檢索：提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、題名、關(guān)鍵詞、日期等進(jìn)行檢索，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案。權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶(hù)權(quán)限，對(duì)檔案的訪(fǎng)問(wèn)進(jìn)行嚴(yán)格控制，確保檔案信息安全。借閱管理：實(shí)現(xiàn)檔案借閱流程數(shù)字化，包括在線(xiàn)申請(qǐng)、審批、登記、歸還等功能。統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案利用情況、檔案數(shù)量、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類(lèi)報(bào)表和圖表，為檔案管理決策提供支持。監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。建立檔案管理工作考核制度，將檔案管理工作納入各部門(mén)績(jī)效考核體系，對(duì)檔案管理工作成績(jī)突出的部門(mén)和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)工作不力的進(jìn)行批評(píng)和問(wèn)責(zé)。2.外部監(jiān)督與審計(jì)接受上級(jí)主管部門(mén)、檔