計檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強計檔案管理，確保計檔案的真實、完整、有效和安全，充分發(fā)揮計檔案在公司/組織管理和決策中的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部涉及計工作的各類檔案的管理，包括計憑證、計賬簿、計報表、審計報告、稅務(wù)資料、財務(wù)分析報告等相關(guān)資料。（三）管理原則計檔案管理遵循集中統(tǒng)一、分級負責(zé)、規(guī)范有序、安全保密的原則。公司/組織設(shè)立專門的計檔案管理崗位，負責(zé)計檔案的收集、整理、保管、查閱、銷毀等工作。各部門應(yīng)積極配合計檔案管理工作，確保計檔案的及時歸檔和妥善保管。二、計檔案的收集與整理（一）收集要求1.計部門應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司/組織內(nèi)部規(guī)定，及時收集各類計文件和資料。收集的計檔案應(yīng)齊全、完整，能夠準確反映公司/組織的財務(wù)狀況和經(jīng)營成果。2.各部門應(yīng)在計事項完成后，及時將相關(guān)計資料移交計部門。移交資料應(yīng)包括原始憑證、審批文件、合同協(xié)議等，確保計資料的真實性和完整性。3.計人員應(yīng)定期對計資料進行清查和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。（二）整理規(guī)范1.計檔案應(yīng)按照類別和時間順序進行整理。計憑證應(yīng)按照編號順序排列，附上原始憑證，并注明憑證日期、摘要、金額等信息。計賬簿應(yīng)按照科目順序整理，確保賬頁清晰、連續(xù)。2.計報表應(yīng)按照年度和月份進行分類整理，注明報表名稱、編制日期、報送單位等信息。審計報告、稅務(wù)資料等其他計檔案也應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行分類整理，便于查閱和管理。3.在整理計檔案過程中，應(yīng)去除重復(fù)、無效的資料，對破損、褪色的資料進行修復(fù)或復(fù)制，確保計檔案的質(zhì)量。三、計檔案的保管（一）保管期限1.計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。具體保管期限按照國家法律法規(guī)和行業(yè)標準執(zhí)行。2.計憑證、計賬簿中，總賬、明細賬、日記賬、其他輔助性賬簿的保管期限為30年；固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年；銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單的保管期限為10年。計報表中，年度財務(wù)會計報告的保管期限為永久；月度、季度、半年度財務(wù)會計報告的保管期限為10年。3.審計報告、稅務(wù)資料等其他計檔案的保管期限根據(jù)相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般不少于10年。（二）保管方式1.計檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別和時間順序排列，便于查閱。電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。2.檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能，定期對檔案柜進行檢查和維護，確保計檔案的安全保管。電子存儲設(shè)備應(yīng)定期進行殺毒、維護和數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.計檔案管理部門應(yīng)建立計檔案保管臺賬，詳細記錄計檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、存放位置等信息，便于查詢和管理。（三）保管環(huán)境要求1.計檔案保管場所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標準。溫度一般控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.應(yīng)避免計檔案受到陽光直射、潮濕、灰塵等影響，防止檔案紙張老化、字跡褪色等情況發(fā)生。對于重要的計檔案，應(yīng)采取特殊的保護措施，如使用密封袋、防潮紙等進行包裝。四、計檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱計檔案時，應(yīng)填寫《計檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字批準后，方可到計檔案管理部門查閱。2.計檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的查閱場所，為查閱人員提供必要的查閱條件。查閱人員應(yīng)在規(guī)定的查閱場所進行查閱，不得擅自將計檔案帶出查閱場所。3.查閱計檔案時，應(yīng)使用專門的查閱工具，不得在檔案上涂改、標記、抽換、損壞等。查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將計檔案歸還計檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.公司/組織外部單位或個人因工作需要借閱計檔案時，應(yīng)提供單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫《計檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等信息，經(jīng)公司/組織負責(zé)人簽字批準后，方可辦理借閱手續(xù)。2.計檔案管理部門應(yīng)對借閱人員進行登記，記錄借閱人員的姓名、單位、聯(lián)系方式、借閱時間、歸還時間等信息。借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的時間歸還計檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。3.借閱計檔案時，應(yīng)采取必要的保護措施，確保計檔案的安全。借閱人員不得將計檔案轉(zhuǎn)借他人，不得在計檔案上進行任何形式的復(fù)制、傳播等行為。五、計檔案的銷毀（一）銷毀條件1.計檔案保管期滿，經(jīng)鑒定確無保存價值的，可以按照規(guī)定進行銷毀。2.因保管不善等原因造成計檔案損壞、丟失，無法繼續(xù)保存且已履行相關(guān)審批手續(xù)的，可以進行銷毀。（二）銷毀程序1.計檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的計檔案進行清理和鑒定，提出銷毀意見，編制《計檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《計檔案銷毀清冊》應(yīng)經(jīng)計部門負責(zé)人、公司/組織負責(zé)人審核簽字后，報上級主管部門備案。3.計檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認真核對銷毀的計檔案與《計檔案銷毀清冊》是否一致，確保銷毀工作的真實性和準確性。4.計檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《計檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將銷毀情況報告公司/組織負責(zé)人。六、計檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立計檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)計檔案的電子化存儲與管理，提高計檔案管理的效率和準確性。2.通過信息化手段，實現(xiàn)計檔案的快速檢索、查閱和統(tǒng)計分析，為公司/組織的管理和決策提供及時、準確的信息支持。（二）信息化管理措施1.配備專業(yè)的計檔案信息化管理人員，負責(zé)計檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)、維護和管理。2.對計檔案進行數(shù)字化掃描，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并進行分類存儲和管理。數(shù)字化掃描應(yīng)確保檔案內(nèi)容清晰、完整，符合電子檔案的存儲要求。3.建立計檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護機制，設(shè)置用戶權(quán)限管理，防止計檔案信息泄露和非法訪問。定期對系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。4.利用計檔案信息化管理系統(tǒng)，對計檔案的收集、整理、保管、查閱、銷毀等環(huán)節(jié)進行全程記錄和監(jiān)控，實現(xiàn)計檔案管理的規(guī)范化和信息化。七、計檔案管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.公司/組織內(nèi)部審計部門負責(zé)對計檔案管理工作進行定期監(jiān)督檢查，確保計檔案管理工作符合國家法律法規(guī)和公司/組織內(nèi)部規(guī)定。2.計檔案管理部門應(yīng)定期對計檔案管理工作進行自查，及時發(fā)現(xiàn)問題并進行整改。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.計檔案的收集、整理、保管、查閱、銷毀等工作是否符合規(guī)定程序和要求。2.計檔案的保管期限是否符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標準。3.計檔案信息化管理系統(tǒng)的運行情況和安全防護措施是否到位。4.計檔案管理部門的人員配備和工作制度是否健全。（三）問題整改與責(zé)任追究1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，要求計檔案管理部門限期整改。整改