檔案如何統(tǒng)計(jì)制度檔案統(tǒng)計(jì)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案管理工作，科學(xué)、準(zhǔn)確地反映檔案管理狀況，為公司/組織的決策、管理和業(yè)務(wù)活動(dòng)提供可靠的檔案信息支持，特制定本檔案統(tǒng)計(jì)制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案管理活動(dòng)中涉及的檔案統(tǒng)計(jì)工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)必須如實(shí)反映檔案管理的實(shí)際情況，確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性和可靠性。2.準(zhǔn)確性原則：統(tǒng)計(jì)方法要科學(xué)合理，統(tǒng)計(jì)過(guò)程要嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，保證統(tǒng)計(jì)結(jié)果的準(zhǔn)確性。3.及時(shí)性原則：按照規(guī)定的時(shí)間和要求及時(shí)報(bào)送統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，不得延誤。4.完整性原則：全面涵蓋檔案管理的各個(gè)方面，確保統(tǒng)計(jì)內(nèi)容的完整性。二、檔案統(tǒng)計(jì)機(jī)構(gòu)與人員職責(zé)（一）檔案統(tǒng)計(jì)機(jī)構(gòu)公司/組織設(shè)立檔案統(tǒng)計(jì)工作小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全公司/組織的檔案統(tǒng)計(jì)工作。檔案統(tǒng)計(jì)工作小組設(shè)在公司/組織檔案室，檔案室負(fù)責(zé)人兼任組長(zhǎng)。（二）人員職責(zé)1.組長(zhǎng)職責(zé)全面負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)計(jì)工作小組的各項(xiàng)工作，制定工作計(jì)劃和目標(biāo)。組織協(xié)調(diào)各部門開展檔案統(tǒng)計(jì)工作，解決統(tǒng)計(jì)工作中出現(xiàn)的問(wèn)題。審核統(tǒng)計(jì)報(bào)表，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)工作情況，為公司/組織決策提供依據(jù)。2.檔案統(tǒng)計(jì)員職責(zé)負(fù)責(zé)收集、整理、匯總各類檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，建立健全檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬。按照規(guī)定的統(tǒng)計(jì)報(bào)表格式和內(nèi)容，準(zhǔn)確、及時(shí)地填報(bào)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，撰寫統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告，為檔案管理工作提供參考。保管檔案統(tǒng)計(jì)資料，做好檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的安全保密工作。3.各部門兼職檔案統(tǒng)計(jì)員職責(zé)負(fù)責(zé)本部門檔案統(tǒng)計(jì)工作，按時(shí)向檔案室報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。協(xié)助檔案統(tǒng)計(jì)員開展全公司/組織的檔案統(tǒng)計(jì)工作，提供相關(guān)資料和信息。對(duì)本部門檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。三、檔案統(tǒng)計(jì)內(nèi)容（一）檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)1.各類檔案的年度歸檔數(shù)量：包括文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等，分別統(tǒng)計(jì)當(dāng)年新增歸檔的數(shù)量。2.檔案的累計(jì)數(shù)量：統(tǒng)計(jì)公司/組織自成立以來(lái)各類檔案的累計(jì)保存數(shù)量。3.檔案的銷毀數(shù)量：統(tǒng)計(jì)當(dāng)年經(jīng)鑒定銷毀的檔案數(shù)量及原因。（二）檔案利用情況統(tǒng)計(jì)1.檔案查閱人次：統(tǒng)計(jì)當(dāng)年利用檔案進(jìn)行查閱的總?cè)舜巍?.檔案借閱人次：統(tǒng)計(jì)當(dāng)年借閱檔案的總?cè)舜渭敖栝喥谙薹植记闆r。3.檔案復(fù)制份數(shù)：統(tǒng)計(jì)當(dāng)年復(fù)制檔案的份數(shù)及用途。4.檔案利用效果反饋：收集利用者對(duì)檔案利用效果的反饋意見(jiàn)，統(tǒng)計(jì)好評(píng)率等相關(guān)數(shù)據(jù)。（三）檔案整理情況統(tǒng)計(jì)1.檔案整理數(shù)量：統(tǒng)計(jì)當(dāng)年完成整理的檔案數(shù)量及整理類別。2.檔案整理質(zhì)量檢查情況：記錄檔案整理質(zhì)量檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題數(shù)量及整改情況。（四）檔案保管情況統(tǒng)計(jì)1.檔案庫(kù)房面積：統(tǒng)計(jì)檔案庫(kù)房的實(shí)際使用面積。2.檔案裝具數(shù)量：統(tǒng)計(jì)檔案柜、檔案架等裝具的數(shù)量。3.檔案存儲(chǔ)環(huán)境指標(biāo)：記錄檔案庫(kù)房的溫度、濕度、通風(fēng)等環(huán)境指標(biāo)數(shù)據(jù)。4.檔案安全事故情況：統(tǒng)計(jì)當(dāng)年發(fā)生的檔案安全事故次數(shù)及損失情況。四、檔案統(tǒng)計(jì)方法（一）日常登記各部門兼職檔案統(tǒng)計(jì)員負(fù)責(zé)本部門檔案的日常登記工作，詳細(xì)記錄檔案的形成、收集、整理、保管、利用等情況。（二）定期匯總檔案統(tǒng)計(jì)員每月對(duì)各部門報(bào)送的檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總，形成月度檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。每季度對(duì)月度統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合分析，撰寫季度檔案統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告。每年年底對(duì)全年檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行全面匯總和分析，撰寫年度檔案統(tǒng)計(jì)工作總結(jié)報(bào)告。（三）專項(xiàng)統(tǒng)計(jì)根據(jù)公司/組織的工作需要或檔案管理中的特殊問(wèn)題，開展專項(xiàng)檔案統(tǒng)計(jì)工作。專項(xiàng)統(tǒng)計(jì)工作由檔案統(tǒng)計(jì)工作小組統(tǒng)一組織實(shí)施，明確統(tǒng)計(jì)范圍、方法和時(shí)間要求，確保統(tǒng)計(jì)結(jié)果的針對(duì)性和有效性。五、檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表（一）報(bào)表種類1.檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)表：反映各類檔案的年度歸檔數(shù)量、累計(jì)數(shù)量和銷毀數(shù)量。2.檔案利用情況統(tǒng)計(jì)表：統(tǒng)計(jì)檔案查閱人次、借閱人次、復(fù)制份數(shù)及利用效果反饋等情況。3.檔案整理情況統(tǒng)計(jì)表：記錄檔案整理數(shù)量及質(zhì)量檢查情況。4.檔案保管情況統(tǒng)計(jì)表：統(tǒng)計(jì)檔案庫(kù)房面積、裝具數(shù)量、存儲(chǔ)環(huán)境指標(biāo)及安全事故情況。（二）報(bào)表格式檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表采用統(tǒng)一的格式，包括報(bào)表名稱、報(bào)表編號(hào)、統(tǒng)計(jì)時(shí)間、填報(bào)單位、指標(biāo)名稱、指標(biāo)數(shù)值、審核人、填報(bào)人等內(nèi)容。報(bào)表格式應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，便于填寫和審核。（三）報(bào)表報(bào)送各部門兼職檔案統(tǒng)計(jì)員應(yīng)在每月[X]日前將本部門的檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)報(bào)送至檔案室。檔案統(tǒng)計(jì)員應(yīng)在每月[X+3]日前完成月度檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表的匯總和報(bào)送工作。季度檔案統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告應(yīng)在每季度末[X]日內(nèi)報(bào)送，年度檔案統(tǒng)計(jì)工作總結(jié)報(bào)告應(yīng)在次年[X]月[X]日前報(bào)送。報(bào)表報(bào)送方式可采用紙質(zhì)報(bào)表或電子報(bào)表，以電子報(bào)表為主。電子報(bào)表應(yīng)發(fā)送至指定郵箱，并同時(shí)抄送檔案室負(fù)責(zé)人。六、檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)分析與利用（一）數(shù)據(jù)分析檔案統(tǒng)計(jì)員應(yīng)對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行深入分析，運(yùn)用統(tǒng)計(jì)方法和工具，揭示檔案管理工作中的規(guī)律和問(wèn)題。分析內(nèi)容包括檔案數(shù)量變化趨勢(shì)、利用需求特點(diǎn)、整理工作效率、保管狀況等方面。通過(guò)數(shù)據(jù)分析，為檔案管理決策提供科學(xué)依據(jù)，如檔案資源配置、服務(wù)優(yōu)化、安全保障等方面。（二）數(shù)據(jù)利用1.為檔案管理決策提供支持：根據(jù)統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果，制定合理的檔案管理策略和計(jì)劃，如調(diào)整檔案收集范圍、優(yōu)化整理流程、改善保管條件等。2.評(píng)估檔案服務(wù)質(zhì)量：通過(guò)檔案利用情況統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，評(píng)估檔案服務(wù)的效果和滿意度，發(fā)現(xiàn)服務(wù)中的不足之處，及時(shí)采取改進(jìn)措施，提高檔案服務(wù)質(zhì)量。3.促進(jìn)檔案資源共享：分析檔案利用需求，推動(dòng)檔案資源的共享和整合，提高檔案資源的利用效率，更好地為公司/組織的業(yè)務(wù)活動(dòng)服務(wù)。4.作為檔案工作考核的依據(jù)：檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)可作為對(duì)各部門檔案工作考核的重要依據(jù)，激勵(lì)各部門積極做好檔案管理工作，提高檔案管理水平。七、檔案統(tǒng)計(jì)資料管理（一）資料收集檔案統(tǒng)計(jì)員負(fù)責(zé)收集各類檔案統(tǒng)計(jì)資料，包括統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告、原始記錄、相關(guān)文件等。收集的資料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、及時(shí)，并按照時(shí)間順序和類別進(jìn)行整理。（二）資料整理對(duì)收集到的檔案統(tǒng)計(jì)資料進(jìn)行分類整理，建立檔案統(tǒng)計(jì)資料檔案。檔案統(tǒng)計(jì)資料檔案應(yīng)包括紙質(zhì)檔案和電子檔案，紙質(zhì)檔案應(yīng)裝訂成冊(cè)，電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引和目錄，便于查詢和利用。（三）資料保管檔案統(tǒng)計(jì)資料檔案應(yīng)妥善保管，存放于專門的檔案柜或存儲(chǔ)設(shè)備中。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案統(tǒng)計(jì)資料的安全。電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）資料查閱公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案統(tǒng)計(jì)資料時(shí)，應(yīng)填寫《檔案統(tǒng)計(jì)資料查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。查閱檔案統(tǒng)計(jì)資料時(shí)應(yīng)遵守檔案室的相關(guān)規(guī)定，不得擅自涂改、損毀、轉(zhuǎn)借檔案統(tǒng)計(jì)資料。外部單位或人員查閱檔案統(tǒng)計(jì)資料時(shí)，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)公司/組織設(shè)立檔案統(tǒng)計(jì)工作監(jiān)督檢查小組，負(fù)責(zé)對(duì)全公司/組織的檔案統(tǒng)計(jì)工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查小組由檔案室負(fù)責(zé)人、檔案統(tǒng)計(jì)員及相關(guān)部門人員組成。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.統(tǒng)計(jì)制度執(zhí)行情況：檢查各部門是否按照本制度的要求開展檔案統(tǒng)計(jì)工作，統(tǒng)計(jì)人員是否履行職責(zé)。2.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)質(zhì)量：審核統(tǒng)計(jì)報(bào)表的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、完整性和及時(shí)性，檢查統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的來(lái)源是否可靠，統(tǒng)計(jì)方法是否正確。3.統(tǒng)計(jì)資料管理：檢查檔案統(tǒng)計(jì)資料的收集、整理、保管和查閱等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：監(jiān)督檢查小組每半年對(duì)全公司/組織的檔案統(tǒng)計(jì)工作進(jìn)行一次定期檢查，形成檢查報(bào)告。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對(duì)部分部門的檔案統(tǒng)計(jì)工作進(jìn)行不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)工作中的突出問(wèn)題或重點(diǎn)事項(xiàng)，開展專項(xiàng)檢查，確保檔案統(tǒng)計(jì)工作的規(guī)范運(yùn)行。（四）問(wèn)題整改對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，監(jiān)督檢查小組應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。整改完成后，責(zé)任部門