檔案進館接收制度一、總則（一）目的為了加強本公司/組織檔案的管理，規(guī)范檔案進館接收工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在各項工作中的作用，依據(jù)國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門形成的應進館保存的各類檔案的接收管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案實行集中統(tǒng)一管理，由檔案管理部門負責檔案進館接收工作，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化。2.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案進館接收工作合法合規(guī)。3.完整準確原則：保證進館檔案的內(nèi)容完整、準確，能夠真實反映公司/組織的歷史和各項工作情況。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的丟失損壞和泄密。二、檔案進館接收范圍（一）文書檔案1.公司/組織發(fā)布的各類文件、通知、決定、報告、會議紀要等。2.上級機關下發(fā)的與本公司/組織有關的文件、指示等。3.公司/組織內(nèi)部各部門之間的往來文件、函件等。（二）科技檔案1.產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)過程中形成的各類技術文件、圖紙、工藝規(guī)程、實驗報告等。2.設備采購、安裝、調(diào)試、維修過程中形成的文件、資料、記錄等。3.基本建設項目從項目立項、可行性研究、設計、施工到竣工驗收等各個環(huán)節(jié)形成的文件、資料、圖紙等。（三）人事檔案1.員工的履歷表、登記表、任免文件、考核材料、工資待遇材料、獎懲材料等。2.員工的學歷學位證書、專業(yè)技術資格證書、職業(yè)資格證書等復印件。3.員工的黨團組織關系材料、入黨入團申請書、轉(zhuǎn)正申請書等。（四）會計檔案1.會計憑證、會計賬簿、財務報表等。2.會計電算化形成的電子數(shù)據(jù)及相關備份資料。3.稅務申報資料、審計報告等。（五）聲像檔案1.公司/組織重大活動、會議、慶典等形成的照片、錄音、錄像等資料。2.反映公司/組織發(fā)展歷程、產(chǎn)品形象等的專題片、宣傳片等。（六）實物檔案1.公司/組織獲得的各類獎杯、獎牌、證書、錦旗等。2.具有紀念意義的實物，如領導題詞、重要禮品等。三、檔案進館接收要求（一）質(zhì)量要求1.檔案應齊全完整，內(nèi)容準確，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。2.歸檔文件應進行系統(tǒng)整理，遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.科技檔案應符合相關技術標準和規(guī)范，圖紙清晰準確，數(shù)據(jù)完整可靠。（二）時間要求1.各部門應在檔案形成后[X]個工作日內(nèi)整理完畢，并向檔案管理部門移交。2.對于重大活動、重要項目等形成的檔案，應在活動結(jié)束或項目完成后[X]個工作日內(nèi)移交。（三）格式要求1.紙質(zhì)檔案應采用A4紙打印或書寫，左側(cè)裝訂，裝訂應牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件。2.電子檔案應采用通用格式存儲，如PDF、DOC、XLS等，并確保數(shù)據(jù)的可讀性和完整性。四、檔案進館接收流程（一）檔案整理1.各部門負責對本部門形成的檔案進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作。2.檔案管理人員應協(xié)助各部門做好檔案整理的指導和監(jiān)督工作，確保整理質(zhì)量符合要求。（二）檔案移交1.各部門整理好的檔案，應填寫《檔案移交清單》，一式兩份，一份由移交部門留存，一份隨檔案交檔案管理部門。2.移交部門應將檔案及《檔案移交清單》一并送至檔案管理部門，雙方在《檔案移交清單》上簽字確認。（三）檔案審核1.檔案管理部門收到移交的檔案后，應及時進行審核，重點審核檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性和整理質(zhì)量等。2.對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應及時與移交部門溝通，要求其補充完善或重新整理。（四）檔案接收1.經(jīng)審核合格的檔案，檔案管理部門應辦理接收手續(xù)，將檔案正式納入公司/組織檔案管理體系。2.檔案管理部門應按照檔案分類方案，對接收的檔案進行分類存放，并建立相應的檔案目錄和檢索工具。五、檔案進館接收的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責1.公司/組織檔案管理部門負責對檔案進館接收工作進行監(jiān)督檢查，確保檔案進館接收工作符合制度要求。2.各部門應配合檔案管理部門的監(jiān)督檢查工作，如實提供相關檔案資料和情況說明。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案進館接收范圍的執(zhí)行情況。2.檔案進館接收要求的落實情況。3.檔案進館接收流程的執(zhí)行情況。4.檔案整理質(zhì)量和移交手續(xù)的完備情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門定期對各部門檔案進館接收工作進行檢查，每年不少于[X]次。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，檔案管理部門不定期對各部門檔案進館接收情況進行抽查。3.專項檢查：針對檔案進館接收工作中的重點問題或薄弱環(huán)節(jié)，開展專項檢查。（四）問題處理1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。2.責任部門應按照整改通知書的要求，認真落實整改措施，按時完成整改任務，并將整改情況書面報告檔案管理部門。3.對于整改不力或拒不整改的部門，公司/組織將視情節(jié)輕重，對相關責任人進行批評教育、通報批評或給予相應的紀律處分。六附則（一）解釋權本制度由