檔案制度作用一、總則（一）目的本檔案制度旨在規(guī)范公司/組織的檔案管理工作，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可利用性，為公司/組織的各項工作提供有力的支持和保障。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門、各崗位涉及檔案管理工作的人員及相關(guān)活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織的檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確地反映公司/組織的各項工作和活動，不得篡改、偽造檔案信息。3.安全保密原則加強檔案的安全保密措施，確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。4.方便利用原則檔案管理工作應(yīng)充分考慮公司/組織各項工作的實際需求，便于檔案的查閱、借閱和利用，提高檔案的使用效率。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理公司/組織的各類檔案。檔案管理部門可根據(jù)實際情況配備相應(yīng)的檔案管理人員，明確各崗位的職責(zé)分工。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司/組織的檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司/組織各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案的保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)施和設(shè)備，確保檔案的安全保管。4.負(fù)責(zé)檔案的信息化建設(shè)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理和信息共享。5.開展檔案的鑒定、銷毀工作，對已失去保存價值的檔案進行定期鑒定，按照規(guī)定程序進行銷毀。6.提供檔案的查閱、借閱服務(wù)，根據(jù)公司/組織的相關(guān)規(guī)定，為各部門和人員提供檔案利用服務(wù)，確保檔案的合理利用。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司/組織全體人員的檔案意識和檔案管理水平。8.參與公司/組織的重大活動和項目，負(fù)責(zé)相關(guān)檔案的收集、整理和歸檔工作，為公司/組織的決策提供參考依據(jù)。三、檔案分類及編號（一）檔案分類公司/組織的檔案可分為以下幾大類：1.行政管理類檔案包括公司/組織的各類行政文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理檔案等。2.業(yè)務(wù)管理類檔案根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)范圍，分為市場營銷檔案、財務(wù)管理檔案、生產(chǎn)管理檔案、質(zhì)量管理檔案、技術(shù)研發(fā)檔案、物資采購檔案、客戶服務(wù)檔案等。3.項目管理類檔案針對公司/組織開展的各類項目，包括項目立項文件、項目合同、項目進度報告、項目驗收文件等。4.合同協(xié)議類檔案涵蓋公司/組織簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。5.財務(wù)審計類檔案包括財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料、資金管理檔案等。6.聲像電子類檔案如照片、錄音、錄像、電子文檔等。7.其他類檔案不屬于上述分類的其他檔案，如榮譽證書、資質(zhì)證明、對外宣傳資料等。（二）檔案編號為便于檔案的管理和查找，對每一類檔案進行編號。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則，采用層次編碼法進行編制。例如：1.行政管理類檔案編號：XZGL0010001其中，“XZGL”表示行政管理類檔案，“001”表示該類檔案下的一級分類代碼，“0001”表示該一級分類下的具體檔案編號。2.業(yè)務(wù)管理類檔案編號：YWGL市場營銷0010001“YWGL”表示業(yè)務(wù)管理類檔案，“市場營銷”表示該類檔案下的二級分類（市場營銷業(yè)務(wù)），“001”表示該二級分類下的一級分類代碼，“0001”表示該一級分類下的具體檔案編號。3.項目管理類檔案編號：XMGL項目名稱0010001“XMGL”表示項目管理類檔案，“項目名稱”為具體項目名稱，“001”表示該項目檔案下的一級分類代碼，“0001”表示該一級分類下的具體檔案編號。以此類推，各類檔案按照相應(yīng)的規(guī)則進行編號，確保編號的科學(xué)性和規(guī)范性。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，按照檔案管理制度的要求，定期將本部門產(chǎn)生的各類文件、資料等移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)主動參與公司/組織的各項工作和活動，及時收集與公司/組織相關(guān)的重要檔案，如重大會議文件、重要項目資料、對外合作協(xié)議等。3.對于公司/組織外部接收的文件、資料，如上級主管部門下發(fā)的文件、政府部門的批復(fù)、合作單位提供的資料等，由相關(guān)部門及時傳遞給檔案管理部門進行統(tǒng)一收集。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到檔案后，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對檔案進行整理。整理工作包括對檔案進行分類、排序、編目、裝訂等，確保檔案的整齊有序。2.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)去除金屬物，采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒或文件夾進行裝訂，并在檔案盒或文件夾上標(biāo)明檔案類別、編號、題名、年度等信息。3.對于電子檔案，應(yīng)按照電子文件管理規(guī)范進行整理，確保電子文件的格式統(tǒng)一、命名規(guī)范、存儲有序。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)，建立準(zhǔn)確的關(guān)聯(lián)關(guān)系。4.整理過程中，應(yīng)對檔案進行詳細的編目，編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，以便于檔案的查閱和檢索。五、檔案保管（一）保管場所檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。1.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防設(shè)備，如滅火器、消火栓等，并定期進行檢查和維護，確保消防設(shè)備的正常使用。2.庫房應(yīng)安裝防潮、防蟲設(shè)施，如除濕機、防蟲藥等，控制庫房內(nèi)的濕度和溫度，防止檔案受潮、發(fā)霉、生蟲。3.庫房門窗應(yīng)具備良好的密封性，安裝防盜門窗和監(jiān)控設(shè)備，確保檔案庫房的安全。4.庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)置窗簾或遮光設(shè)備，避免陽光直射檔案，防止檔案褪色、老化。5.庫房地面應(yīng)保持清潔，定期進行清掃，防止灰塵對檔案造成污染。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照不同的類別、保管期限、密級等進行分類存放，便于查找和管理。2.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用檔案架或檔案柜進行存放，檔案架和檔案柜應(yīng)排列整齊，便于通風(fēng)和查看。3.對于電子檔案，應(yīng)采用磁盤陣列、磁帶庫、光盤庫等存儲設(shè)備進行存儲，并建立異地備份機制，確保電子檔案的安全性和可靠性。4.定期對檔案進行盤點和清查，核對檔案的數(shù)量、內(nèi)容和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（三）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長期和短期三種：1.永久保管的檔案凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織發(fā)展有長遠利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。如公司章程、重大決策文件、重要合同協(xié)議、財務(wù)審計報告等。2.長期保管的檔案保管期限為16年至50年的檔案，主要是反映公司/組織一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案。如一般性的業(yè)務(wù)文件、工作計劃與總結(jié)、項目中期報告等。3.短期保管的檔案保管期限為1年至15年的檔案，主要是在短時間內(nèi)對公司/組織有參考價值的檔案。如臨時性的通知、簡報、一般業(yè)務(wù)往來信函等。（四）密級劃分根據(jù)檔案內(nèi)容的敏感程度，將檔案劃分為絕密、機密、秘密三個密級：1.絕密級檔案涉及公司/組織核心機密，泄露后會使公司/組織的權(quán)益和利益遭受特別嚴(yán)重?fù)p害的檔案。如公司/組織的核心技術(shù)資料、重大商業(yè)機密、重要戰(zhàn)略決策等。2.機密級檔案涉及公司/組織重要機密，泄露后會使公司/組織的權(quán)益和利益遭受嚴(yán)重?fù)p害的檔案。如重要業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、財務(wù)機密信息、關(guān)鍵技術(shù)文檔等。3.秘密級檔案涉及公司/組織一般機密，泄露后會使公司/組織的權(quán)益和利益遭受一定損害的檔案。如一般性的業(yè)務(wù)文件、人事檔案等。檔案管理部門應(yīng)嚴(yán)格按照檔案的密級要求，采取相應(yīng)的保密措施，確保檔案信息的安全。六、檔案利用（一）查閱與借閱1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)《檔案查閱申請表》，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保查閱人員遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。3.如需借閱檔案，借閱人員應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自復(fù)印、拍照檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞或丟失的，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（二）檔案復(fù)制1.因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制檔案的名稱、編號、復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)按照審批要求，對檔案進行復(fù)制，并在復(fù)制件上加蓋“與原件核對無誤”章，注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息。3.對于涉及密級的檔案，復(fù)制時應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進行操作，確保復(fù)制過程的安全和保密。（三）檔案統(tǒng)計與分析1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用統(tǒng)計制度，定期對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進行統(tǒng)計分析，形成檔案利用統(tǒng)計報表。2.通過檔案利用統(tǒng)計分析，了解公司/組織各部門對檔案的需求情況，評估檔案管理工作的效果，為檔案管理工作的改進和優(yōu)化提供依據(jù)。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表、檔案管理人員等組成。2.檔案鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、密級、重要程度等因素，對檔案進行全面審查，確定檔案是否已失去保存價值。3.對于仍有保存價值的檔案，應(yīng)重新確定其保管期限和密級；對于已失去保存價值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，提出銷毀意見。（二）檔案銷毀1.《檔案銷毀申請表》經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定程序?qū)σ雅鷾?zhǔn)銷毀的檔案進行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。對于電子檔案，應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)清除軟件進行徹底刪除，并對存儲介質(zhì)進行物理銷毀。3.檔案銷毀過程中