檔案館制度規(guī)定一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案館的管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，保障檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，特制定本制度規(guī)定。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的客觀、準(zhǔn)確。2.完整性原則：全面收集、整理公司/組織在各個(gè)階段形成的各類檔案，保證檔案的齊全、完整。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。4.便利性原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查詢、利用，提高工作效率，滿足公司/組織發(fā)展對(duì)檔案信息的需求。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案館1.負(fù)責(zé)制定和完善公司/組織檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案工作。2.集中統(tǒng)一管理公司/組織各類檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行檢查，確保檔案實(shí)體和信息安全。4.開展檔案的開發(fā)利用工作，為公司/組織各項(xiàng)工作提供檔案信息支持，辦理檔案查閱、借閱、復(fù)制等手續(xù)。5.組織檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。（二）各部門1.設(shè)立兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作。2.按照檔案管理制度的要求，及時(shí)將本部門形成的各類檔案整理分類，定期移交至檔案館。3.配合檔案館做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)活動(dòng)、科研開發(fā)、行政管理等各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式和載體的材料。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、通知等。3.本公司/組織對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、章程、投標(biāo)書、意向書等文件。4.本公司/組織的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)賬目等。5.本公司/組織召開的各類會(huì)議的文件、記錄、紀(jì)要等。6.本公司/組織在科研、技術(shù)改造、新產(chǎn)品開發(fā)等活動(dòng)中形成的技術(shù)文件、圖紙、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等。7.本公司/組織的人事檔案、工資檔案、獎(jiǎng)懲檔案等。8.本公司/組織獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等實(shí)物檔案。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時(shí)收集本部門產(chǎn)生的檔案材料，確保檔案的完整性和及時(shí)性。2.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)在形成后立即收集，防止散失。3.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，載體應(yīng)符合檔案保管要求。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等特征進(jìn)行分類，一般可分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則，便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，目錄應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和存放位置。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，保持檔案的整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）庫房建設(shè)與設(shè)施配備1.檔案館應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房?jī)?nèi)應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案架、檔案柜、密集架等，確保檔案存放有序、安全。3.安裝溫濕度調(diào)控設(shè)備，使庫房溫度保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度保持在45%60%之間。4.配備消防設(shè)備、監(jiān)控設(shè)備、防蟲藥品、防霉劑等，保障檔案庫房的安全和衛(wèi)生。（二）檔案存放1.按照檔案的分類和編號(hào)順序，將檔案存放于相應(yīng)的檔案裝具中，不同類別和年度的檔案應(yīng)分開存放。2.對(duì)于電子檔案，應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。3.對(duì)實(shí)物檔案應(yīng)進(jìn)行妥善保管，可采用專柜存放或?qū)ｉT的展示區(qū)域展示，同時(shí)做好登記和維護(hù)工作。（三）庫房管理1.建立庫房管理制度，明確庫房管理人員的職責(zé)，嚴(yán)格執(zhí)行庫房出入登記制度。2.定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的存放狀況、溫濕度情況、設(shè)備運(yùn)行情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.保持庫房清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要，按照規(guī)定程序查閱、借閱本公司/組織相關(guān)檔案。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)依法查閱、調(diào)取本公司/組織檔案。（二）利用手續(xù)1.內(nèi)部查閱：?jiǎn)T工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案館辦理查閱手續(xù)。檔案館工作人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容提供相應(yīng)檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。2.內(nèi)部借閱：?jiǎn)T工因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案館負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.外單位查閱：外單位因工作需要查閱本公司/組織檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱內(nèi)容、查閱目的，并填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)本公司/組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和檔案館負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可查閱。查閱過程中，檔案館工作人員應(yīng)全程陪同，不得將檔案帶出檔案館查閱區(qū)域。4.外單位借閱：外單位因工作需要借閱本公司/組織檔案，應(yīng)出具單位介紹信和正式借閱函，注明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)本公司/組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和檔案館負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱期間，外單位應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)制、涂改、損毀檔案。（三）利用登記1.對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在部門、查閱（借閱）內(nèi)容、查閱（借閱）期限等。2.查閱（借閱）人歸還檔案時(shí)，檔案館工作人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量和完整性，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)，并在登記冊(cè)上注明歸還日期。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和公司/組織的實(shí)際情況，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保檔案的真實(shí)性、完整性和系統(tǒng)性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案館負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等進(jìn)行全面審查，分析檔案的價(jià)值和保管期限。2.參考國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和公司/組織的檔案保管期限表，結(jié)合檔案的實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。3.對(duì)于保管期限已滿且無保存價(jià)值的檔案，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等，經(jīng)檔案鑒定小組審核、公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀。（四）銷毀程序1.編制檔案銷毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的相關(guān)信息。2.選擇具有資質(zhì)的檔案銷毀機(jī)構(gòu)，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。銷毀過程中，應(yīng)安排專人監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。3.銷毀完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將銷毀清冊(cè)歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司/組織檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，提升檔案信息服務(wù)水平，為公司/組織各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）數(shù)字化加工1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保圖像清晰、完整。2.對(duì)掃描后的電子文件進(jìn)行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、目錄錄入等工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.對(duì)電子檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作，使其與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，便于查詢和利用。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入與管理：實(shí)現(xiàn)檔案的在線錄入、修改、刪除等功能，對(duì)檔案的基本信息、保管期限、密級(jí)等進(jìn)行管理。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、日期、類別等進(jìn)行檢索，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案信息。查閱時(shí)，可在線瀏覽電子檔案原文。3.借閱管理：實(shí)現(xiàn)檔案借閱申請(qǐng)、審批、登記、歸還等流程的信息化管理，對(duì)借閱情況進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤和統(tǒng)計(jì)。4.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全和保密。只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作相應(yīng)的檔案信息。5.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)，能夠及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)。（四）安全保障1.建立檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊、數(shù)據(jù)泄露等安全事件的發(fā)生。2.采用防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、加密技術(shù)等手段，保障檔案信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全和數(shù)據(jù)安全。3.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，及時(shí)更新系統(tǒng)軟件和安全補(bǔ)丁，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立檔案工作監(jiān)督小組，定期對(duì)各部門的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.檔案館應(yīng)加強(qiáng)對(duì)自身工作的內(nèi)部監(jiān)督，建立健全內(nèi)部監(jiān)督制度，確保檔案管理工作規(guī)范、有序進(jìn)行。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案管理設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行情況，如庫房溫濕度調(diào)控設(shè)備、消防設(shè)備、監(jiān)控設(shè)備等是否正常運(yùn)行。3.檔案管理人員的工作情況，包括業(yè)務(wù)能力、工作態(tài)度、遵守紀(jì)律等方面。4.檔案信息化管理工作情況，如檔案管理信息系統(tǒng)的運(yùn)行情況、數(shù)據(jù)安全情況等。（三）檢查方式1.定期檢查：每[X]年對(duì)公司/組織檔案工作進(jìn)行一次全面檢查，檢查結(jié)果形成報(bào)告，向公司/組織領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，不定期對(duì)各部門的檔案工作進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)檔案管理中的重點(diǎn)問題或薄弱環(huán)節(jié)，開展專項(xiàng)檢查，確保檔案工作質(zhì)量。（四）問題整改1.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，明確整改