實物檔案利用制度一、總則（一）目的實物檔案是公司/組織在各項活動中形成的具有保存價值的實物資料，為規(guī)范實物檔案的利用行為，充分發(fā)揮實物檔案在公司/組織發(fā)展、文化傳承、歷史研究等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門及全體員工，涉及實物檔案的查閱、借閱、復(fù)制、展覽展示等利用活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：實物檔案的利用必須遵守國家法律法規(guī)以及公司/組織的相關(guān)規(guī)定，確保利用活動合法合規(guī)。2.安全保密原則：在利用實物檔案過程中，要采取有效措施確保檔案實體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。3.服務(wù)優(yōu)先原則：以滿足公司/組織各項工作需求為出發(fā)點，為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，促進實物檔案價值的實現(xiàn)。4.合理利用原則：根據(jù)實物檔案的珍貴程度、保存狀況等因素，合理安排利用方式和范圍，避免過度利用對檔案造成損害。二、實物檔案的界定與分類（一）實物檔案的界定實物檔案是指公司/組織在生產(chǎn)經(jīng)營、行政管理、文化建設(shè)等活動中形成的，具有保存價值的各種實物，包括但不限于：1.獲得的獎杯、獎牌、證書、獎狀等榮譽性實物。2.具有紀(jì)念意義的禮品、紀(jì)念品、贈品等。3.重要活動中使用的旗幟、橫幅、標(biāo)識牌等。4.反映公司/組織發(fā)展歷程的設(shè)備、工具、模型等。5.其他具有保存價值的實物。（二）實物檔案的分類根據(jù)實物檔案的性質(zhì)、來源、用途等因素，可將實物檔案分為以下幾類：1.榮譽類：包括各類榮譽證書、獎杯、獎牌等。2.禮品類：如重要客戶贈送的禮品、紀(jì)念品等。3.活動類：與公司/組織重大活動相關(guān)的實物，如活動標(biāo)識、宣傳資料等。4.設(shè)備類：具有歷史意義或代表公司/組織技術(shù)水平的設(shè)備、工具等。5.其他類：不屬于上述分類的其他具有保存價值的實物。三、實物檔案的保管與整理（一）保管要求1.設(shè)立專門的實物檔案保管場所，確保保管環(huán)境安全、整潔、干燥、通風(fēng)，具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等條件。2.對實物檔案進行分類存放，建立實物檔案目錄，詳細記錄實物檔案的名稱、類別、來源、日期、保管期限等信息，便于查找和管理。3.定期對實物檔案進行檢查和清點，核對實物與檔案目錄是否一致，檢查實物的保存狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對珍貴、易損的實物檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如配備專門的保護設(shè)備、進行數(shù)字化備份等。（二）整理規(guī)范1.實物檔案應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進行整理，同類實物檔案應(yīng)按照時間順序或重要程度進行排列。2.對每件實物檔案應(yīng)進行編號，并在實物上粘貼或懸掛編號標(biāo)簽，確保編號清晰、準(zhǔn)確。3.為實物檔案編寫詳細的說明，包括實物的名稱、來源、背景、用途、相關(guān)事件等信息，以便利用者更好地了解實物檔案的價值。4.實物檔案的整理應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意更改或損壞實物。如需對實物進行必要的修復(fù)或維護，應(yīng)遵循相關(guān)規(guī)定，并做好記錄。四、實物檔案利用的申請與審批（一）利用申請1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要利用實物檔案，應(yīng)填寫《實物檔案利用申請表》，詳細說明利用目的、利用內(nèi)容、利用期限等信息。2.申請表應(yīng)經(jīng)申請部門負責(zé)人簽字同意，并加蓋部門公章。（二）審批流程1.《實物檔案利用申請表》提交至實物檔案管理部門。2.實物檔案管理部門對申請進行審核，重點審查利用目的是否合理、利用內(nèi)容是否涉及保密信息、利用期限是否適當(dāng)?shù)取?.對于一般性利用申請，由實物檔案管理部門負責(zé)人審批；對于涉及重要實物檔案或利用范圍較廣的申請，應(yīng)報公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.審批通過后，實物檔案管理部門應(yīng)向利用者出具《實物檔案利用審批單》，明確利用的實物檔案名稱、數(shù)量、利用期限等信息，并告知利用者相關(guān)的利用規(guī)定和注意事項。五、實物檔案的查閱與借閱（一）查閱1.利用者憑《實物檔案利用審批單》到實物檔案保管場所查閱實物檔案。2.實物檔案管理人員應(yīng)在現(xiàn)場監(jiān)督查閱過程，確保利用者按照規(guī)定進行查閱，不得擅自涂改、損壞、抽取實物檔案。查閱時間一般不超過[X]個工作日，如需延長查閱時間，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.查閱實物檔案時，利用者可根據(jù)需要進行拍照、復(fù)印等操作，但必須經(jīng)過實物檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的方式進行。拍照、復(fù)印的內(nèi)容應(yīng)注明來源，并不得用于商業(yè)目的或其他非法用途。（二）借閱1.因特殊情況需要借閱實物檔案的，利用者應(yīng)在《實物檔案利用申請表》中注明，并經(jīng)實物檔案管理部門負責(zé)人和公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。實物檔案管理人員應(yīng)在借閱期限屆滿前提醒利用者歸還檔案。3.借閱實物檔案時，利用者應(yīng)填寫《實物檔案借閱登記表》，詳細記錄借閱日期、借閱人姓名、部門、聯(lián)系方式、實物檔案名稱、數(shù)量等信息。實物檔案管理人員應(yīng)向利用者提供必要的包裝材料，確保實物檔案在借閱過程中不受損壞。4.利用者應(yīng)對借閱的實物檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)實物檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時向?qū)嵨餀n案管理部門報告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、實物檔案的復(fù)制與展覽展示（一）復(fù)制1.利用者因工作需要復(fù)制實物檔案，應(yīng)填寫《實物檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制的內(nèi)容、用途、數(shù)量等信息，并經(jīng)實物檔案管理部門負責(zé)人審批。2.實物檔案管理部門應(yīng)根據(jù)利用者的申請，對實物檔案進行復(fù)制。復(fù)制應(yīng)采用符合檔案保存要求的方式，如掃描、復(fù)印等。復(fù)制件應(yīng)加蓋“復(fù)制件”印章，并注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息。3.復(fù)制實物檔案的費用由利用者承擔(dān)，費用標(biāo)準(zhǔn)按照公司/組織相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（二）展覽展示1.公司/組織內(nèi)部舉辦展覽展示活動需要利用實物檔案的，主辦部門應(yīng)填寫《實物檔案展覽展示申請表》，說明展覽展示的主題、時間、地點、展示實物檔案的名稱和數(shù)量等信息，并經(jīng)實物檔案管理部門負責(zé)人和公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.實物檔案管理部門應(yīng)根據(jù)展覽展示的要求，對實物檔案進行整理和布置，并提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)。展覽展示活動結(jié)束后，主辦部門應(yīng)及時將實物檔案歸還實物檔案保管場所，并辦理歸還手續(xù)。3.在展覽展示過程中，應(yīng)采取有效的安全保護措施，確保實物檔案的安全。如需對實物檔案進行臨時展示或運輸，應(yīng)按照規(guī)定進行包裝和運輸，防止實物檔案受損。七、實物檔案利用的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督措施1.實物檔案管理部門應(yīng)定期對實物檔案利用情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括利用申請與審批手續(xù)是否齊全、利用過程是否符合規(guī)定、實物檔案是否按時歸還等。2.通過查閱《實物檔案利用申請表》、《實物檔案利用審批單》、《實物檔案借閱登記表》等記錄，核對利用者的利用行為是否規(guī)范。3.對實物檔案的保存狀況進行檢查，查看是否因利用活動導(dǎo)致實物檔案損壞、丟失等情況。（二）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定利用實物檔案的行為，實物檔案管理部門應(yīng)及時制止，并責(zé)令改正。2.對情節(jié)較輕的違規(guī)行為，給予警告處分，并要求違規(guī)者作出書面檢討；對情節(jié)嚴(yán)重的違規(guī)行為，如擅自涂改、損壞、丟失實物檔案，或利用實物檔案謀取私利等，應(yīng)視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，直至追究法律