機(jī)房檔案規(guī)章制度總則目的本規(guī)章制度旨在規(guī)范機(jī)房檔案的管理，確保機(jī)房檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為公司的運(yùn)營(yíng)、維護(hù)、升級(jí)以及決策提供有力的支持。適用范圍本規(guī)章制度適用于公司內(nèi)所有涉及機(jī)房相關(guān)的部門、人員以及機(jī)房設(shè)施、設(shè)備、系統(tǒng)等產(chǎn)生的各類檔案。依據(jù)本規(guī)章制度依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，如《中華人民共和國(guó)檔案法》等，以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，如[具體行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)名稱]，結(jié)合公司機(jī)房管理的實(shí)際情況制定。檔案管理職責(zé)檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善機(jī)房檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.集中管理機(jī)房各類檔案，建立檔案目錄和索引，確保檔案的有序存放。3.定期對(duì)機(jī)房檔案進(jìn)行整理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)和保管期限的確定。4.負(fù)責(zé)檔案的借閱、歸還、查閱登記等工作，確保檔案的安全和保密。5.配合公司內(nèi)部各部門對(duì)機(jī)房檔案的查詢、利用需求，提供必要的支持和服務(wù)。機(jī)房使用部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在機(jī)房操作、維護(hù)等過程中產(chǎn)生檔案的及時(shí)收集、整理，并移交至檔案管理部門。2.按照檔案管理部門的要求，規(guī)范填寫檔案相關(guān)信息，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)、準(zhǔn)確。3.在使用機(jī)房檔案時(shí)，遵守檔案借閱規(guī)定，妥善保管所借檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損毀。4.協(xié)助檔案管理部門進(jìn)行檔案的清查、核對(duì)等工作，提供相關(guān)資料和信息。檔案管理人員職責(zé)1.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定。2.負(fù)責(zé)機(jī)房檔案的日常管理工作，包括檔案的接收、登記、整理、上架、保管等。3.對(duì)檔案的借閱、歸還情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，及時(shí)跟蹤檔案的去向。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的安全，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。5.積極參加檔案管理培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。檔案分類與編號(hào)檔案分類1.機(jī)房建設(shè)檔案：包括機(jī)房規(guī)劃設(shè)計(jì)方案、建設(shè)合同、工程圖紙、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。2.設(shè)備檔案：涵蓋機(jī)房?jī)?nèi)各類硬件設(shè)備的采購(gòu)合同、技術(shù)資料、說明書、維修記錄、設(shè)備清單等。3.系統(tǒng)檔案：如操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)、應(yīng)用系統(tǒng)等的安裝文檔、配置參數(shù)、升級(jí)記錄、維護(hù)手冊(cè)等。4.運(yùn)行維護(hù)檔案：包含機(jī)房日常巡檢記錄、故障處理報(bào)告、維護(hù)計(jì)劃、應(yīng)急預(yù)案等。5.安全管理檔案：涉及機(jī)房安全制度、安全檢查記錄、安全培訓(xùn)資料、安全事件報(bào)告等。6.人員管理檔案：有關(guān)機(jī)房工作人員的入職資料、培訓(xùn)記錄、考核情況等。編號(hào)規(guī)則1.采用分類代碼與流水號(hào)相結(jié)合的方式進(jìn)行編號(hào)。2.分類代碼：根據(jù)檔案分類，分別賦予不同的代碼，如JF代表機(jī)房建設(shè)檔案，SB代表設(shè)備檔案等。3.流水號(hào)：按照檔案形成的時(shí)間順序，從001開始依次編號(hào)。4.編號(hào)示例：SB001表示設(shè)備檔案中的第一份檔案。檔案收集與整理收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門機(jī)房檔案的收集工作，確保檔案產(chǎn)生后及時(shí)收集，不得遺漏。2.收集的檔案應(yīng)完整、齊全，包括相關(guān)的紙質(zhì)文件、電子文檔以及其他載體資料。3.對(duì)于重要的檔案，應(yīng)同時(shí)收集備份資料，以防止原始資料丟失或損壞。整理方法1.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，并在檔案首頁(yè)右上角加蓋編號(hào)章。3.去除檔案中的金屬物，如訂書釘、回形針等，對(duì)破損或褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)。4.按照檔案的形成時(shí)間、重要程度等進(jìn)行排序，確保檔案的邏輯性和系統(tǒng)性。5.編制檔案目錄，目錄內(nèi)容包括檔案編號(hào)、題名（檔案名稱）、日期、保管期限等，并打印成冊(cè)。檔案歸檔與保管歸檔流程1.檔案整理完成后，由檔案管理人員填寫檔案移交清單，與檔案形成部門進(jìn)行核對(duì)、簽字確認(rèn)。2.檔案管理人員按照檔案分類，將檔案移交至相應(yīng)的檔案柜或存儲(chǔ)設(shè)備中進(jìn)行歸檔。3.在檔案管理系統(tǒng)中錄入檔案的相關(guān)信息，建立電子檔案目錄，便于查詢和管理。保管方式1.紙質(zhì)檔案：存放在專門的檔案柜中，檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。按照檔案類別和編號(hào)順序排列，便于查找。2.電子檔案：存儲(chǔ)在服務(wù)器的專用存儲(chǔ)區(qū)域，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在不同的物理位置，如磁帶庫(kù)或外部硬盤等。同時(shí)，建立電子檔案索引，方便快速檢索。3.特殊載體檔案：如光盤、磁帶等，應(yīng)存放在防磁、防潮、防塵的專用盒內(nèi)，并注明檔案內(nèi)容、編號(hào)、日期等信息。保管期限1.永久保管：涉及機(jī)房建設(shè)的核心資料、重要設(shè)備的關(guān)鍵技術(shù)文檔、具有重大歷史價(jià)值和法律意義的檔案等，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管：一般為10年以上，包括機(jī)房設(shè)備的一般性技術(shù)資料、系統(tǒng)的主要配置文檔、重要的運(yùn)行維護(hù)記錄等。3.短期保管：期限為110年，如一般性的巡檢記錄、人員培訓(xùn)資料等。檔案清查1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)機(jī)房檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，每季度進(jìn)行一次局部清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等，如發(fā)現(xiàn)檔案有缺失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并采取補(bǔ)救措施。3.每次清查結(jié)束后，應(yīng)填寫檔案清查報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容包括清查時(shí)間、范圍及其結(jié)果，對(duì)存在的問題提出處理意見和改進(jìn)措施。檔案借閱與查閱借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱機(jī)房檔案，需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，交檔案管理部門審核。檔案管理部門根據(jù)檔案的保管期限、重要程度等決定是否批準(zhǔn)借閱。3.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員必須妥善保管所借檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。5.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和完好性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究借閱人員的責(zé)任。查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱機(jī)房檔案，可直接到檔案管理部門進(jìn)行查閱。查閱人員應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱人員遵守查閱規(guī)定。3.查閱人員只能在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得將檔案帶出查閱場(chǎng)所。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.查閱涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。檔案保密與安全保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對(duì)機(jī)房檔案的內(nèi)容予以保密，不得向無關(guān)人員泄露。2.對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪問權(quán)限等措施，確保檔案信息的安全。3.在檔案借閱、查閱過程中，如果涉及機(jī)密檔案，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，并監(jiān)督借閱、查閱人員的行為，防止機(jī)密信息泄露。安全管理1.機(jī)房檔案管理場(chǎng)所應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火設(shè)備、防盜報(bào)警裝置、監(jiān)控設(shè)備等，并確保其正常運(yùn)行。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案管理場(chǎng)所進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。3.對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)設(shè)備，應(yīng)采取數(shù)據(jù)備份、病毒防護(hù)、訪問控制等措施，防止數(shù)據(jù)丟失、損壞或被非法篡改。4.如發(fā)生檔案安全事故，如火災(zāi)、水災(zāi)、失竊等，檔案管理人員應(yīng)立即采取應(yīng)急措施，并及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，同時(shí)配合相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查處理。檔案鑒定與銷毀鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)機(jī)房檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否仍有保存價(jià)值。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)技術(shù)專家以及業(yè)務(wù)骨干組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行逐份審查，提出鑒定意見。3.鑒定工作應(yīng)依據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，準(zhǔn)確判斷檔案的價(jià)值。銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀工作。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案被徹底銷毀，防止檔案信息泄露。監(jiān)銷人員應(yīng)在