檔案四八四制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本制度。本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工，旨在規(guī)范檔案的形成、收集、整理、保管、利用等工作流程，使其符合相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，保障公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利開(kāi)展。（二）適用范圍本制度適用于公司在日常運(yùn)營(yíng)過(guò)程中形成的各類(lèi)檔案，包括但不限于行政管理檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)合同檔案、技術(shù)研發(fā)檔案、人力資源檔案等。涵蓋公司從設(shè)立至今以及未來(lái)業(yè)務(wù)發(fā)展過(guò)程中產(chǎn)生的所有具有保存價(jià)值的文件資料。（三）相關(guān)職責(zé)1.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)的檔案管理工作。集中統(tǒng)一管理公司各類(lèi)檔案，進(jìn)行檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，確保檔案的安全與完整。2.各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和初步分類(lèi)工作，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求向檔案管理部門(mén)移交。明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案的真實(shí)、準(zhǔn)確和及時(shí)歸檔。在業(yè)務(wù)活動(dòng)中積極配合檔案管理部門(mén)的工作，提供必要的支持和協(xié)助。3.公司員工應(yīng)妥善保管在工作中形成的各類(lèi)文件資料，按照檔案管理要求及時(shí)整理并移交。遵守檔案管理制度，不得擅自銷(xiāo)毀、涂改、偽造檔案，不得違規(guī)查閱、借閱檔案。二、檔案的形成與收集（一）檔案形成1.公司各部門(mén)及員工在業(yè)務(wù)活動(dòng)中應(yīng)及時(shí)形成各類(lèi)文件資料，確保文件內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽署完備。2.文件資料應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料和載體，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水書(shū)寫(xiě)，紙張應(yīng)符合檔案保存要求。（二）收集范圍1.行政管理檔案公司設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等相關(guān)文件，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會(huì)決議等。行政公文往來(lái)，如通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等。會(huì)議文件，包括會(huì)議通知、議程、紀(jì)要、決議等。人事檔案，如員工入職登記表、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)、薪酬福利等相關(guān)資料。印章使用記錄、證照管理記錄等。2.財(cái)務(wù)檔案會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)核算資料。財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告。稅務(wù)申報(bào)資料、審計(jì)報(bào)告、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告等。資金收付憑證及相關(guān)審批文件。3.業(yè)務(wù)合同檔案各類(lèi)業(yè)務(wù)合同、協(xié)議，包括采購(gòu)合同、銷(xiāo)售合同、租賃合同、服務(wù)合同等。合同的洽談?dòng)涗?、意向?shū)、招投標(biāo)文件等前期資料。合同履行過(guò)程中的變更、補(bǔ)充協(xié)議及相關(guān)記錄。4.技術(shù)研發(fā)檔案研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告。技術(shù)方案、設(shè)計(jì)圖紙、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、測(cè)試報(bào)告等。知識(shí)產(chǎn)權(quán)相關(guān)文件，如專(zhuān)利申請(qǐng)文件、商標(biāo)注冊(cè)文件、著作權(quán)登記文件等。技術(shù)成果鑒定、驗(yàn)收文件。5.其他檔案公司對(duì)外宣傳資料、廣告策劃方案、宣傳報(bào)道等?？蛻?hù)資料，包括客戶(hù)基本信息、業(yè)務(wù)往來(lái)記錄、客戶(hù)反饋等。公司榮譽(yù)證書(shū)、資質(zhì)證書(shū)、獲獎(jiǎng)文件等。（三）收集要求1.及時(shí)性：各部門(mén)應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)收集相關(guān)文件資料，確保檔案的時(shí)效性。2.完整性：收集的文件資料應(yīng)齊全完整，不得遺漏重要內(nèi)容。3.準(zhǔn)確性：對(duì)收集的文件資料進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。（四）收集流程1.各部門(mén)文件資料形成后，由部門(mén)檔案管理人員進(jìn)行初步整理，按照類(lèi)別和時(shí)間順序排列。2.定期（每月或每季度）將整理好的文件資料移交至檔案管理部門(mén)，填寫(xiě)檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門(mén)對(duì)接收的檔案進(jìn)行核對(duì)和驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與移交部門(mén)溝通解決。三、檔案的整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于保管和利用。3.便于檔案的數(shù)字化處理和檢索查詢(xún)。（二）整理方法1.分類(lèi)根據(jù)檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為行政管理、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)合同、技術(shù)研發(fā)等一級(jí)類(lèi)目。在一級(jí)類(lèi)目下進(jìn)一步細(xì)分二級(jí)類(lèi)目和三級(jí)類(lèi)目，如行政管理檔案可分為綜合管理、人事管理、行政管理等二級(jí)類(lèi)目，人事管理二級(jí)類(lèi)目下可再分為員工招聘、培訓(xùn)、考核等三級(jí)類(lèi)目。2.編號(hào)為每個(gè)類(lèi)目編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，便于記憶和查詢(xún)。編號(hào)采用數(shù)字編碼方式，如“1行政管理”、“2財(cái)務(wù)”等，每個(gè)一級(jí)類(lèi)目下的二級(jí)類(lèi)目編號(hào)為一級(jí)類(lèi)目編號(hào)后加兩位數(shù)字，如“101綜合管理”、“102人事管理”等，三級(jí)類(lèi)目編號(hào)為二級(jí)類(lèi)目編號(hào)后再加兩位數(shù)字，如“10201員工招聘”、“10202培訓(xùn)”等。3.裝訂對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的文件進(jìn)行修整和裱糊，去除金屬物。將每份文件材料按順序排列，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁(yè)、不壓字、不損壞文件。4.編目編制檔案目錄，目錄內(nèi)容應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項(xiàng)目。按照檔案分類(lèi)順序依次填寫(xiě)目錄，確保目錄與檔案內(nèi)容一一對(duì)應(yīng)。（三）整理流程1.檔案管理部門(mén)接收各部門(mén)移交的檔案后，按照整理原則和方法進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、裝訂等整理工作。2.在整理過(guò)程中，對(duì)不符合要求的文件資料及時(shí)與相關(guān)部門(mén)溝通，補(bǔ)充或修正相關(guān)內(nèi)容。3.整理完成后，編制檔案目錄，并將整理好的檔案上架存放。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案采用密集架存放，按照檔案分類(lèi)順序排列上架，便于查找和管理。對(duì)重要檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份可采用紙質(zhì)復(fù)印件或電子文檔形式，分別存放于不同地點(diǎn)。2.電子檔案存儲(chǔ)在專(zhuān)用的存儲(chǔ)設(shè)備上，如磁盤(pán)陣列、磁帶庫(kù)等，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、存儲(chǔ)、檢索等管理，確保電子檔案的安全與完整。電子檔案應(yīng)進(jìn)行加密處理，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露。（三）保管期限1.永久保管公司設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等重要文件。年度財(cái)務(wù)決算報(bào)告。涉及公司重大權(quán)益的合同、協(xié)議。公司榮譽(yù)證書(shū)、資質(zhì)證書(shū)等重要文件。2.定期保管保管期限分為3年、5年、10年等，具體如下：行政管理檔案中的一般性文件，如會(huì)議通知、行政公文等保管期限為3年。業(yè)務(wù)合同檔案中一般性業(yè)務(wù)合同保管期限為5年。財(cái)務(wù)檔案中的會(huì)計(jì)憑證、賬簿等保管期限為10年。3.保管期限的確定與調(diào)整檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)檔案的重要性和實(shí)際使用價(jià)值，按照相關(guān)規(guī)定確定檔案的保管期限。定期對(duì)檔案的保管期限進(jìn)行審查，如有需要可調(diào)整保管期限，并做好記錄。（四）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。3.嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入庫(kù)房。五、檔案的利用（一）利用原則1.合法合規(guī)原則：檔案利用應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.審批原則：未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、借閱、復(fù)制檔案。3.安全保密原則：在檔案利用過(guò)程中，應(yīng)確保檔案的安全與保密，防止檔案信息泄露。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.外部單位因業(yè)務(wù)往來(lái)、合作等需要查閱、借閱檔案，但需經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等因辦案需要查閱、借閱檔案，應(yīng)按照法定程序辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用流程1.內(nèi)部查閱員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、查閱目的等內(nèi)容。將申請(qǐng)表提交所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，部門(mén)負(fù)責(zé)人同意后簽字蓋章。申請(qǐng)人持審批后的申請(qǐng)表到檔案管理部門(mén)查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)在現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督查閱，確保檔案安全。2.內(nèi)部借閱員工因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、借閱期限等內(nèi)容。將申請(qǐng)表提交所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，部門(mén)負(fù)責(zé)人同意后簽字蓋章。將申請(qǐng)表提交檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人同意后簽字蓋章，并辦理借閱登記手續(xù)，收取借閱押金（根據(jù)檔案重要性和價(jià)值確定）。借閱人按照約定的期限歸還檔案，檔案管理人員檢查檔案是否完好無(wú)損，如有損壞應(yīng)追究借閱人的責(zé)任。3.外部查閱外部單位因業(yè)務(wù)往來(lái)、合作等需要查閱檔案，應(yīng)提前向公司提交《檔案查閱申請(qǐng)函》，注明查閱檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、查閱目的、查閱時(shí)間等內(nèi)容。公司相關(guān)部門(mén)對(duì)申請(qǐng)函進(jìn)行審核，審核通過(guò)后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。外部單位查閱檔案時(shí)，應(yīng)安排專(zhuān)人陪同，查閱過(guò)程中不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。4.外部借閱外部單位因業(yè)務(wù)往來(lái)、合作等需要借閱檔案，應(yīng)提前向公司提交《檔案借閱申請(qǐng)函》，注明借閱檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、借閱期限、借閱用途等內(nèi)容?！稒n案借閱申請(qǐng)函》經(jīng)公司相關(guān)部門(mén)審核后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。外部單位辦理借閱登記手續(xù)，簽訂保密協(xié)議，繳納借閱押金（根據(jù)檔案重要性和價(jià)值確定）。借閱期限屆滿(mǎn)，外部單位應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理人員檢查檔案是否完好無(wú)損，如有損壞應(yīng)追究外部單位的責(zé)任。（四）利用要求1.查閱、借閱檔案時(shí)，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、拆卷等。2.如需復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。3.利用檔案完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的真實(shí)性、完整性和有效性。2.全面審查原則：鑒定工作應(yīng)全面審查檔案的內(nèi)容、價(jià)值和保管期限，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠。3.集體鑒定原則：成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，共同對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實(shí)性和完整性，檢查檔案是否存在涂改、偽造、缺失等情況。2.檔案的價(jià)值，評(píng)估檔案對(duì)公司業(yè)務(wù)活動(dòng)、歷史研究等方面的重要性。3.檔案的保管期限，根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容性質(zhì)等確定是否仍需繼續(xù)保管。（三）鑒定流程1.檔案管理部門(mén)定期（每5年）組織檔案鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.檔案管理人員對(duì)擬鑒定的檔案進(jìn)行初步整理和分類(lèi)，提供檔案清單及相關(guān)說(shuō)明。3.鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定原則和內(nèi)容，確定檔案的存毀意見(jiàn)。4.對(duì)鑒定為銷(xiāo)毀的檔案，編制《檔案銷(xiāo)毀清單》，詳細(xì)記錄檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、日期、保管期限等信息。5.《檔案銷(xiāo)毀清單》經(jīng)檔案鑒定小組組長(zhǎng)簽字確認(rèn)后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷(xiāo)毀流程1.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門(mén)組織實(shí)施檔案銷(xiāo)毀工作。2.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)選擇安全可靠的方式，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.銷(xiāo)毀