庫房檔案保管制度一、總則（一）目的為了加強庫房檔案的科學管理，確保檔案的完整與安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有庫房檔案的保管工作，包括但不限于物資采購、庫存管理、設備維護等相關業(yè)務產(chǎn)生的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則庫房檔案由專門的檔案管理部門或指定專人進行集中管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實反映庫房業(yè)務活動的實際情況，不得篡改、偽造。3.安全性原則采取有效措施保障檔案的實體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失、泄密。4.方便利用原則在確保檔案安全的前提下，應便于檔案的查閱、使用，提高檔案的利用效率。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善庫房檔案保管制度，并組織實施。2.集中管理庫房檔案，建立檔案目錄和索引，便于查找和利用。3.對檔案進行分類、編號、裝訂、編目等整理工作，確保檔案的規(guī)范化。4.定期對檔案進行檢查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并向上級報告。5.負責檔案的安全保管，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保檔案的實體安全。6.按照規(guī)定的期限對檔案進行鑒定和銷毀，對確需永久保存的檔案進行妥善保管。7.積極開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為公司/組織的決策和業(yè)務工作提供支持。（二）檔案形成部門職責1.負責本部門庫房檔案的收集、整理、立卷工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.在規(guī)定時間內(nèi)將整理好的檔案移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助。4.對本部門形成的檔案的真實性、完整性負責，不得擅自銷毀或隱匿檔案。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案工作，忠于職守，嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度。2.具備專業(yè)的檔案管理知識和技能，熟練掌握檔案管理軟件的操作。3.負責庫房檔案的日常管理工作，包括檔案的接收、整理、保管、查閱、利用等。4.定期對檔案進行清點、核對，確保檔案的數(shù)量準確、存放有序。5.做好檔案庫房的安全管理工作，保持庫房整潔、通風良好，防止檔案受損。6.保守檔案機密，不得擅自向無關人員透露檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.庫房建設、改造、維修等項目的相關文件，包括立項報告、設計圖紙、施工記錄、竣工驗收報告等。2.物資采購合同、訂單、發(fā)票、驗收單等。3.庫存物資的出入庫記錄、盤點報告、質(zhì)量檢驗報告等。4.設備采購合同、安裝調(diào)試記錄、維護保養(yǎng)記錄、報廢處理記錄等。5.庫房管理制度、操作規(guī)程、應急預案等文件。6.與庫房業(yè)務相關的其他文件、資料。（二）收集要求1.各部門應及時收集本部門產(chǎn)生的庫房檔案資料，確保檔案的時效性。2.檔案資料應齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對于電子文件，應確保其格式正確、內(nèi)容完整，并進行備份存儲。（三）整理方法1.分類根據(jù)庫房檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為建設檔案、物資檔案、設備檔案、管理檔案等類別。2.編號對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。4.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便快速檢索。四、檔案的保管（一）庫房選址與建設1.庫房應選擇地勢較高、干燥通風、排水良好的地點，遠離火源、水源和污染源。2.庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等功能，設置必要的消防器材、通風設備、防蟲藥品、防盜門窗等。3.庫房內(nèi)部應合理劃分檔案存放區(qū)域，設置檔案架、檔案柜等存儲設備，并按照檔案類別和編號順序進行排列。（二）檔案存放方式1.紙質(zhì)檔案應存放在檔案架或檔案柜中，避免直接接觸地面和墻壁。2.電子檔案應存儲在專用的存儲設備上，并進行備份。備份存儲設備應異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.對于特殊載體的檔案，如光盤、磁帶等，應按照其保管要求進行存放，避免受到磁場、高溫、潮濕等因素的影響。（三）溫濕度控制1.庫房應配備溫濕度監(jiān)測設備，定期記錄溫濕度數(shù)據(jù)。2.根據(jù)檔案保管的要求，將庫房溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.當溫濕度超出規(guī)定范圍時，應及時采取措施進行調(diào)節(jié)，如通風、除濕、加濕等。（四）安全防護措施1.建立健全庫房安全管理制度，加強對庫房的日常巡查和監(jiān)控。2.安裝防盜報警裝置、視頻監(jiān)控系統(tǒng)等安全設備，確保庫房安全。3.嚴格限制非檔案管理人員進入庫房，確需進入的，應辦理審批手續(xù)，并由檔案管理人員陪同。4.定期對庫房的消防器材、電氣設備等進行檢查和維護，確保其正常運行。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱庫房檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容和期限，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及重要機密的檔案，查閱人應經(jīng)公司/組織主管領導批準，并在檔案管理人員的監(jiān)督下查閱。3.外部單位查閱庫房檔案，應持有單位介紹信，注明查閱目的和內(nèi)容，經(jīng)公司/組織主管領導批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人到檔案管理部門領取《檔案查閱申請表》，填寫相關信息并提交審批。2.檔案管理人員根據(jù)審批結果，為查閱人提供相應檔案，并在查閱登記本上記錄查閱時間、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人應在規(guī)定的時間和地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房或轉借他人。如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理手續(xù)。4.查閱完畢后，查閱人應將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員應及時對檔案進行核對，確保檔案的完整和安全。（三）利用管理1.檔案管理部門應積極為公司/組織的各項工作提供檔案利用服務，根據(jù)利用需求，及時準確地提供檔案資料。2.對于利用檔案產(chǎn)生的效益，如為公司/組織決策提供依據(jù)、解決業(yè)務問題等，應進行記錄和總結，評估檔案的利用價值。3.鼓勵檔案管理人員開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作，如編寫檔案參考資料、專題匯編等，為公司/組織提供更多的檔案服務產(chǎn)品。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關法律法規(guī)和公司/組織的檔案保管期限規(guī)定，對庫房檔案進行定期鑒定。2.鑒定工作應堅持全面、客觀、公正的原則，確保檔案鑒定結果的準確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成。鑒定小組負責對檔案進行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性：檢查檔案是否齊全、完整，有無缺頁、漏項等情況。2.檔案的準確性：核實檔案內(nèi)容是否真實、準確，有無錯誤或虛假信息。3.檔案的時效性：判斷檔案是否仍具有保存價值，是否已過保管期限。4.檔案的密級：確定檔案的密級是否符合規(guī)定，是否需要調(diào)整。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)檔案鑒定小組審核、公司/組織主管領導批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應采用適當?shù)姆绞竭M行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程應進行記錄，并由監(jiān)銷人員簽字確認。4.銷毀后的《檔案銷毀清單》應永久保存，作為檔案銷毀的憑證。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度，定期對庫房檔案的數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等進行統(tǒng)計分析。2.統(tǒng)計數(shù)據(jù)應準確、及時，統(tǒng)計報表應報送公司/組織領導和相關部門，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）移交工作1.庫房檔案管理人員因工作調(diào)動、退休等原因離職時，應辦理檔案移交手續(xù)。2.移交人應將所管理的檔案資料、檔案管理系統(tǒng)賬號密碼、檔案庫房鑰匙等全部移交給接收人，并填寫《檔案移交