公司檔案匯編制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，提高檔案利用效率，特制定本公司檔案匯編制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案資料的匯編管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀和利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集公司在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、行政管理等活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案進(jìn)行保密管理。5.方便利用原則：科學(xué)分類、整理檔案，建立健全檔案檢索體系，便于檔案的查閱和利用。二、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、制度、規(guī)定，會(huì)議紀(jì)要、決議，工作計(jì)劃、總結(jié)，人事檔案、勞動(dòng)合同，行政公文、函件等。2.財(cái)務(wù)審計(jì)類：財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告，會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表，審計(jì)報(bào)告、審計(jì)決定，稅務(wù)申報(bào)資料等。3.業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類：市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、營(yíng)銷策劃方案，銷售合同、訂單，采購(gòu)合同、協(xié)議，生產(chǎn)計(jì)劃、工藝文件，質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)等。4.技術(shù)研發(fā)類：科研項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研究成果報(bào)告，技術(shù)方案、設(shè)計(jì)圖紙，專利申請(qǐng)文件、技術(shù)秘密資料等。5.基本建設(shè)類：工程項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告，設(shè)計(jì)文件、施工圖紙，工程合同、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。6.黨群工作類：黨組織文件、會(huì)議記錄，黨員檔案、入黨申請(qǐng)書，工會(huì)文件、活動(dòng)記錄等。（二）檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)采用“年度+類別代碼+流水號(hào)”的方式。2.年度：以公元紀(jì)年，取四位數(shù)字表示，如“2023”。3.類別代碼：根據(jù)檔案分類，分別用兩位大寫字母表示，如“XG”表示行政管理類，“CW”表示財(cái)務(wù)審計(jì)類等。4.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，從“001”開(kāi)始依次編號(hào)。5.示例：2023XG001，表示2023年形成的行政管理類第1份檔案。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整收集。2.檔案形成部門或個(gè)人應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)將辦理完畢、具有保存價(jià)值的文件材料整理歸檔，不得積壓、拖延。3.對(duì)重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)指定專人跟蹤收集，確保檔案資料的全面、準(zhǔn)確。（二）整理要求1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.歸檔文件應(yīng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修復(fù)，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。3.歸檔文件應(yīng)按照分類方案和編號(hào)方法進(jìn)行編號(hào)，在每份文件首頁(yè)上端的空白位置加蓋檔號(hào)章，并填寫相關(guān)內(nèi)容。檔號(hào)章格式如下：|全宗號(hào)|年度|保管期限|件號(hào)|頁(yè)號(hào)||::|::|::|::|::|||||||4.歸檔文件應(yīng)按照順序裝訂，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來(lái)文在后。四、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，確保檔案存放安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品等。（二）保管期限1.檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限一般分為30年、10年。2.確定檔案保管期限的原則：反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。反映公司一般工作活動(dòng)，在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為30年保管。反映公司短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有參考價(jià)值的檔案，列為10年保管。（三）檔案上架與排列1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限順序上架排列，便于查找和管理。2.同一類別的檔案應(yīng)按照編號(hào)順序依次排列，不同類別的檔案之間應(yīng)保持適當(dāng)?shù)拈g隔。（四）檔案清點(diǎn)與核對(duì)1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。2.每年對(duì)檔案進(jìn)行一次全面核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)查明原因并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。五、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織實(shí)施。（二）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.從公司工作的實(shí)際需要出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值，確保既不遺漏有價(jià)值的檔案，也不保留無(wú)保存價(jià)值的檔案。（三）鑒定方法1.檔案鑒定工作小組應(yīng)逐卷逐件地對(duì)檔案進(jìn)行審查，分析檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，綜合判斷其保存價(jià)值。2.對(duì)于保管期限已滿的檔案，應(yīng)重點(diǎn)審查其是否仍具有查考利用價(jià)值，是否涉及未了事項(xiàng)、訴訟糾紛等。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見(jiàn)，并編制檔案銷毀清冊(cè)。檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案題名、年度、保管期限、檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、密級(jí)等內(nèi)容。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過(guò)程的安全、徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.已銷毀的檔案應(yīng)在檔案目錄中注明“已銷毀”字樣，并將檔案銷毀清冊(cè)永久保存。六、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部員工因工作需要，可查閱本部門及相關(guān)部門的檔案資料。2.外單位因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司相關(guān)制度辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：?jiǎn)T工可直接到檔案庫(kù)房查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案庫(kù)房辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：如需復(fù)制檔案資料的，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案庫(kù)房辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制檔案應(yīng)注明用途，并確保復(fù)制件與原件一致。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括利用日期、利用人姓名、部門、利用目的、檔案題名、檔號(hào)、查閱期限、借閱期限、復(fù)制份數(shù)等。2.檔案利用登記冊(cè)應(yīng)妥善保管，以備查詢。（四）保密規(guī)定1.查閱、借閱檔案時(shí)，利用人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房，不得泄露檔案內(nèi)容。如需摘錄、引用檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并注明出處。2.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格限制查閱范圍，確需查閱的，應(yīng)經(jīng)公司保密委員會(huì)批準(zhǔn)，并采取相應(yīng)的保密措施。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，為公司各部門提供便捷的檔案信息服務(wù)。（二）數(shù)字化檔案采集1.對(duì)公司現(xiàn)有紙質(zhì)檔案進(jìn)行全面數(shù)字化掃描，確保檔案圖像清晰、完整。2.數(shù)字化檔案應(yīng)按照檔案分類和編號(hào)進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，建立與紙質(zhì)檔案一一對(duì)應(yīng)的電子目錄。（三）檔案信息系統(tǒng)功能1.檔案信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化流程。2.系統(tǒng)應(yīng)提供靈活的檢索方式，支持按檔案題名、檔號(hào)、年度、類別、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.具備權(quán)限管理功能，根據(jù)用戶的角色和職責(zé)，設(shè)置不同的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保檔案信息的安全。（四）數(shù)據(jù)備份與安全1.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放