承保檔案完善制度總則目的為加強(qiáng)公司承保檔案管理，確保承保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，提高公司風(fēng)險(xiǎn)管理水平，保障公司合法權(quán)益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司所有承保業(yè)務(wù)檔案的管理，包括但不限于財(cái)產(chǎn)險(xiǎn)、責(zé)任險(xiǎn)、人身險(xiǎn)等各類保險(xiǎn)業(yè)務(wù)?；驹瓌t1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和保險(xiǎn)行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保承保檔案管理合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：承保檔案應(yīng)如實(shí)反映業(yè)務(wù)全貌，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤，資料完整有效。3.及時(shí)歸檔原則：業(yè)務(wù)發(fā)生后，應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)整理、歸檔承保檔案，確保檔案的時(shí)效性。4.保密安全原則：妥善保管承保檔案，防止信息泄露，確保檔案安全。承保檔案的內(nèi)容與分類財(cái)產(chǎn)險(xiǎn)承保檔案1.投保單：詳細(xì)記錄投保人基本信息、保險(xiǎn)標(biāo)的情況、保險(xiǎn)金額、保險(xiǎn)期限等內(nèi)容。2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告：對(duì)保險(xiǎn)標(biāo)的風(fēng)險(xiǎn)狀況進(jìn)行評(píng)估的報(bào)告，包括風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)分析和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)等。3.保險(xiǎn)條款及費(fèi)率表：明確保險(xiǎn)責(zé)任、免責(zé)條款、費(fèi)率計(jì)算等內(nèi)容的文件。4.保險(xiǎn)單副本：正式的保險(xiǎn)憑證，記錄保險(xiǎn)合同的主要條款。5.批改申請(qǐng)書(shū)及批單：如有保險(xiǎn)合同批改情況，應(yīng)保存相關(guān)申請(qǐng)和批單。6.理賠記錄：與該保險(xiǎn)標(biāo)的相關(guān)的理賠情況，包括出險(xiǎn)時(shí)間、原因、損失金額、賠付金額等。責(zé)任險(xiǎn)承保檔案1.投保單：同財(cái)產(chǎn)險(xiǎn)投保單，包含投保人及被保險(xiǎn)人相關(guān)信息。2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告：針對(duì)責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估報(bào)告，分析可能導(dǎo)致責(zé)任事故的因素。3.保險(xiǎn)條款及費(fèi)率表：規(guī)定責(zé)任范圍、賠償限額、費(fèi)率等內(nèi)容。4.保險(xiǎn)單副本：記錄保險(xiǎn)合同具體條款。5.法律意見(jiàn)書(shū)（如有）：涉及法律風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，聘請(qǐng)律師出具的法律意見(jiàn)。6.理賠記錄：責(zé)任險(xiǎn)的理賠情況，如責(zé)任認(rèn)定、賠償金額等。人身險(xiǎn)承保檔案1.投保單：詳細(xì)記錄投保人、被保險(xiǎn)人及受益人的基本信息，如姓名、性別、年齡、職業(yè)、聯(lián)系方式等，同時(shí)包括保險(xiǎn)險(xiǎn)種、保險(xiǎn)金額、繳費(fèi)方式、保險(xiǎn)期限等內(nèi)容。2.健康告知書(shū)：被保險(xiǎn)人對(duì)自身健康狀況的如實(shí)陳述，是確定保險(xiǎn)責(zé)任的重要依據(jù)。3.體檢報(bào)告（如有）：對(duì)于需要體檢的被保險(xiǎn)人，應(yīng)保存完整的體檢報(bào)告，包括各項(xiàng)身體指標(biāo)檢查結(jié)果。4.保險(xiǎn)條款及費(fèi)率表：明確人身險(xiǎn)的保險(xiǎn)責(zé)任、免責(zé)條款、保險(xiǎn)金給付條件和方式、費(fèi)率等內(nèi)容。5.保險(xiǎn)單副本：作為保險(xiǎn)合同的正式憑證，記錄保險(xiǎn)合同的詳細(xì)條款。6.回訪記錄：對(duì)投保人進(jìn)行回訪的記錄，確認(rèn)投保人是否了解保險(xiǎn)合同條款，是否自愿投保等。7.理賠記錄：包括被保險(xiǎn)人出險(xiǎn)情況、申請(qǐng)理賠的資料、理賠審核過(guò)程及結(jié)果等內(nèi)容。承保檔案的收集與整理收集要求1.業(yè)務(wù)部門(mén)在承保業(yè)務(wù)完成后，應(yīng)及時(shí)將相關(guān)資料收集齊全，確保資料的完整性。2.收集的資料應(yīng)真實(shí)、有效，不得偽造、篡改。3.對(duì)于需要客戶提供的資料，應(yīng)明確告知客戶要求，并跟蹤資料的提供情況。整理規(guī)范1.按照承保檔案的分類，對(duì)收集到的資料進(jìn)行分類整理。2.每份資料應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于查詢和管理。3.資料應(yīng)按照一定的順序排列，如投保單在前，風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告其次，保險(xiǎn)條款等依次排列。4.對(duì)于紙張大小不一致的資料，應(yīng)進(jìn)行折疊或粘貼，使其規(guī)格統(tǒng)一。5.整理過(guò)程中，應(yīng)檢查資料的完整性，如有缺失應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充。承保檔案的歸檔與保管歸檔流程1.整理好的承保檔案應(yīng)由業(yè)務(wù)部門(mén)專人負(fù)責(zé)移交至檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)接收后，應(yīng)再次核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，并進(jìn)行登記。3.根據(jù)檔案編號(hào)，將檔案存入相應(yīng)的檔案柜或存儲(chǔ)設(shè)備中。保管期限1.財(cái)產(chǎn)險(xiǎn)承保檔案的保管期限一般為[X]年，自保險(xiǎn)合同終止之日起計(jì)算。2.責(zé)任險(xiǎn)承保檔案的保管期限根據(jù)不同險(xiǎn)種和風(fēng)險(xiǎn)狀況確定，一般不少于[X]年。3.人身險(xiǎn)承保檔案的保管期限按照相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定執(zhí)行，長(zhǎng)期險(xiǎn)一般不少于[X]年。保管環(huán)境1.檔案應(yīng)存放在安全、干燥、通風(fēng)的環(huán)境中，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲(chóng)蛀等。2.配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)施，確保檔案安全。3.采用電子存儲(chǔ)方式的檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。承保檔案的查閱與借閱查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱承保檔案的，應(yīng)填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、檔案名稱及編號(hào)等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，交檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)指定專人陪同查閱，查閱人員不得擅自將檔案帶離指定場(chǎng)所。4.查閱過(guò)程中，應(yīng)保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取或損壞。借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱承保檔案的，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限等。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得泄露檔案內(nèi)容。5.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)處理。承保檔案的保密與安全保密措施1.對(duì)涉及客戶隱私、商業(yè)秘密等重要信息的承保檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密。2.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。3.限制對(duì)承保檔案的訪問(wèn)權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能查閱和借閱。4.在檔案管理場(chǎng)所設(shè)置必要的保密設(shè)施，如門(mén)禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等。安全管理1.加強(qiáng)檔案管理場(chǎng)所的安全防范，防止火災(zāi)、盜竊等事故發(fā)生。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。3.對(duì)電子檔案應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制等安全措施，防止數(shù)據(jù)泄露和損壞。4.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練，確保在突發(fā)情況下能夠及時(shí)采取措施保護(hù)檔案安全。承保檔案的銷毀銷毀條件1.承保檔案保管期限屆滿，且已無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的，可以進(jìn)行銷毀。2.因保險(xiǎn)合同變更、解除等原因，導(dǎo)致部分檔案失去效力的，經(jīng)審批后可以銷毀相關(guān)部分。銷毀程序1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)到期或需要銷毀的承保檔案進(jìn)行清理，編制銷毀清單。2.銷毀清單應(yīng)經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過(guò)后，