人事檔案制度表一、總則（一）目的為了規(guī)范公司人事檔案管理工作，確保人事檔案的真實(shí)性、完整性和保密性，充分發(fā)揮人事檔案在公司人力資源管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的人事檔案管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：人事檔案內(nèi)容必須真實(shí)可靠，如實(shí)反映員工的基本情況、工作經(jīng)歷、業(yè)績(jī)表現(xiàn)等。2.完整性原則：人事檔案應(yīng)包含員工從入職到離職全過(guò)程的各類(lèi)相關(guān)資料，確保檔案內(nèi)容完整無(wú)缺。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)，對(duì)人事檔案信息予以保密，防止檔案信息泄露。4.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)員工的工作變動(dòng)、職務(wù)晉升、獎(jiǎng)懲情況等，及時(shí)更新人事檔案內(nèi)容，保持檔案的時(shí)效性。二、人事檔案的內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息1.員工登記表：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯(lián)系方式等。2.身份證復(fù)印件：清晰反映員工身份證號(hào)碼、姓名、照片等信息。3.學(xué)歷學(xué)位證書(shū)復(fù)印件：按照學(xué)歷層次依次提供最高學(xué)歷及學(xué)位證書(shū)復(fù)印件。4.專(zhuān)業(yè)技術(shù)資格證書(shū)復(fù)印件：如有專(zhuān)業(yè)技術(shù)資格，需提供相應(yīng)證書(shū)復(fù)印件。5.職業(yè)資格證書(shū)復(fù)印件：如與工作相關(guān)的職業(yè)資格證書(shū)。（二）工作經(jīng)歷1.入職登記表：記錄員工入職時(shí)間、入職部門(mén)、崗位、試用期等信息。2.勞動(dòng)合同：包括勞動(dòng)合同期限、工作內(nèi)容、工作地點(diǎn)、勞動(dòng)報(bào)酬、社會(huì)保險(xiǎn)等條款。3.崗位變動(dòng)記錄：詳細(xì)記錄員工崗位調(diào)動(dòng)的時(shí)間、原因、新崗位等信息。4.離職證明：?jiǎn)T工離職時(shí)，由公司出具的離職證明，注明離職時(shí)間、離職原因等。（三）培訓(xùn)與發(fā)展1.培訓(xùn)記錄：包括參加公司內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)的時(shí)間、課程名稱(chēng)、培訓(xùn)效果評(píng)估等。2.職業(yè)發(fā)展規(guī)劃：?jiǎn)T工個(gè)人制定的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃及與上級(jí)溝通確認(rèn)的記錄。（四）績(jī)效考核1.績(jī)效考核表：按年度或季度記錄員工的績(jī)效考核結(jié)果，包括工作業(yè)績(jī)、工作能力、工作態(tài)度等方面的評(píng)價(jià)及得分。2.績(jī)效改進(jìn)計(jì)劃：針對(duì)績(jī)效考核結(jié)果不理想的員工，制定的績(jī)效改進(jìn)計(jì)劃及實(shí)施情況記錄。（五）薪酬福利1.工資條：每月員工的工資明細(xì)，包括基本工資、績(jī)效工資、獎(jiǎng)金、補(bǔ)貼、扣除項(xiàng)等。2.福利記錄：如社保繳納記錄、公積金繳納記錄、企業(yè)年金繳納記錄、節(jié)日福利發(fā)放記錄等。（六）獎(jiǎng)懲情況1.獎(jiǎng)勵(lì)記錄：包括公司內(nèi)部表彰、榮譽(yù)稱(chēng)號(hào)、獎(jiǎng)勵(lì)金額等獎(jiǎng)勵(lì)情況的詳細(xì)記錄。2.懲罰記錄：如警告、罰款、降職、辭退等懲罰情況的記錄，注明懲罰原因及時(shí)間。（七）其他資料1.體檢報(bào)告：?jiǎn)T工定期體檢的報(bào)告，反映員工身體健康狀況。2.員工個(gè)人總結(jié)：?jiǎn)T工定期撰寫(xiě)的個(gè)人工作總結(jié)，對(duì)工作表現(xiàn)、自我提升等方面進(jìn)行總結(jié)。3.其他與員工工作相關(guān)的重要資料，如項(xiàng)目成果報(bào)告、創(chuàng)新提案等。三、人事檔案的建立與收集（一）新員工檔案建立1.在員工入職時(shí)，人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)發(fā)放《員工登記表》等相關(guān)表格，要求員工如實(shí)填寫(xiě)個(gè)人基本信息。2.員工應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證書(shū)復(fù)印件、專(zhuān)業(yè)技術(shù)資格證書(shū)復(fù)印件、職業(yè)資格證書(shū)復(fù)印件等資料。3.人力資源部門(mén)對(duì)新員工提交的資料進(jìn)行審核，確保資料真實(shí)、完整。審核無(wú)誤后，將相關(guān)資料整理歸檔，建立新員工人事檔案。（二）檔案資料收集1.各部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)及時(shí)收集本部門(mén)員工的各類(lèi)檔案資料，如崗位變動(dòng)記錄、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核表、獎(jiǎng)懲情況等，并定期提交給人力資源部門(mén)。2.人力資源部門(mén)定期對(duì)各部門(mén)提交的檔案資料進(jìn)行整理、核對(duì)，確保資料的準(zhǔn)確性和完整性。對(duì)于不符合要求或缺失的資料，及時(shí)通知相關(guān)部門(mén)或員工進(jìn)行補(bǔ)充。3.員工個(gè)人如有需要補(bǔ)充或更新檔案資料，應(yīng)及時(shí)向人力資源部門(mén)提出申請(qǐng)，并提交相關(guān)證明材料。人力資源部門(mén)審核通過(guò)后，予以更新檔案。四、人事檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.分類(lèi)清晰原則：按照人事檔案的內(nèi)容分類(lèi)，將個(gè)人基本信息、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)與發(fā)展、績(jī)效考核、薪酬福利、獎(jiǎng)懲情況、其他資料等類(lèi)別分開(kāi)整理。2.順序規(guī)范原則：每個(gè)類(lèi)別內(nèi)的資料按照時(shí)間順序或重要程度依次排列，便于查找和使用。3.資料齊全原則：確保每份檔案資料完整無(wú)缺，如有缺失應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充。（二）整理方法1.對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類(lèi)，去除重復(fù)、無(wú)效的資料。2.對(duì)每份資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于識(shí)別和管理。3.按照分類(lèi)順序，將資料依次裝入檔案袋或文件夾，并在檔案袋或文件夾上標(biāo)注類(lèi)別名稱(chēng)和編號(hào)。4.在每份資料上加蓋“已歸檔”章，注明歸檔日期。（三）歸檔存儲(chǔ)1.人事檔案應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案柜中，檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)等功能。2.按照員工姓名或編號(hào)順序排列檔案柜，便于快速查找。3.建立人事檔案電子數(shù)據(jù)庫(kù)，將人事檔案的關(guān)鍵信息錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理。電子數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)定期備份，確保數(shù)據(jù)安全。五、人事檔案查詢與借閱（一）查詢權(quán)限1.人力資源部門(mén)工作人員因工作需要，可以查詢員工的人事檔案。2.公司高層管理人員在必要時(shí)，可以查詢員工的人事檔案，但需經(jīng)過(guò)人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.其他部門(mén)因工作需要查詢?nèi)耸聶n案的，需填寫(xiě)《人事檔案查詢申請(qǐng)表》，注明查詢?cè)颉⒉樵儍?nèi)容等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（二）借閱權(quán)限1.因工作需要借閱人事檔案的，需填寫(xiě)《人事檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱原因、借閱期限、借閱內(nèi)容等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.人力資源部門(mén)工作人員借閱人事檔案的，由人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管人事檔案，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得泄露檔案內(nèi)容。借閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并辦理歸還手續(xù)。（三）查詢與借閱記錄1.人力資源部門(mén)應(yīng)建立人事檔案查詢與借閱記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄查詢與借閱的時(shí)間、人員、內(nèi)容、批準(zhǔn)人等信息。2.查詢與借閱記錄臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，保存期限為[X]年。六、人事檔案的保密與安全（一）保密措施1.加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理人員的保密教育，提高保密意識(shí)，簽訂保密協(xié)議。2.嚴(yán)格限制人事檔案的查閱范圍，除經(jīng)批準(zhǔn)的人員外，其他人員不得查閱人事檔案。3.在查閱和借閱人事檔案時(shí)，應(yīng)在專(zhuān)門(mén)的查閱室或借閱室進(jìn)行，不得將檔案帶出指定場(chǎng)所。4.對(duì)人事檔案的電子數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，設(shè)置不同級(jí)別的訪問(wèn)權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露。（二）安全管理1.確保檔案存放場(chǎng)所的安全，安裝必要的防盜、防火、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)施。2.定期對(duì)人事檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的完整性和安全性。3.對(duì)因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因可能影響檔案安全的情況，應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案，采取相應(yīng)的防范措施。七、人事檔案的更新與維護(hù)（一）定期更新1.人力資源部門(mén)應(yīng)定期對(duì)人事檔案進(jìn)行更新，一般每年進(jìn)行一次全面更新。2.在更新人事檔案時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)核對(duì)員工的基本信息、工作經(jīng)歷、薪酬福利、獎(jiǎng)懲情況等是否有變化，如有變化應(yīng)及時(shí)更新相關(guān)資料。（二）動(dòng)態(tài)維護(hù)1.根據(jù)員工的崗位變動(dòng)、績(jī)效考核結(jié)果、培訓(xùn)情況等，及時(shí)對(duì)人事檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)維護(hù)。2.對(duì)于員工的獎(jiǎng)懲情況，應(yīng)在檔案中及時(shí)記錄，并注明獎(jiǎng)懲原因、時(shí)間、批準(zhǔn)人等信息。3.對(duì)于員工的培訓(xùn)記錄，應(yīng)詳細(xì)記錄培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)效果等，作為員工職業(yè)發(fā)展的參考依據(jù)。八、人事檔案的銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.員工離職后，其人事檔案應(yīng)在離職手續(xù)辦理完畢后[X]個(gè)月內(nèi)進(jìn)行整理和鑒定。2.對(duì)于已超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的人事檔案，經(jīng)人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可以進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.對(duì)于涉及法律糾紛或其他特殊情況的人事檔案，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)的要求進(jìn)行保管，不得擅自銷(xiāo)毀。（二）銷(xiāo)毀程序1.由人力資源部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案銷(xiāo)毀工作，并填寫(xiě)《人事檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等，報(bào)人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.批準(zhǔn)后，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)將檔案運(yùn)至指定的銷(xiāo)毀場(chǎng)所，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.在銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)安排專(zhuān)人進(jìn)行監(jiān)督，確保銷(xiāo)毀