檔案收發(fā)制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司/組織檔案的收發(fā)管理工作，確保檔案的及時(shí)、準(zhǔn)確、安全流轉(zhuǎn)，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供有效的信息支持和保障。2.適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門及全體員工在檔案收發(fā)過程中的操作與管理。3.基本原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。遵循準(zhǔn)確、及時(shí)、安全的原則，保證檔案在收發(fā)過程中不丟失、不損壞、不延誤。實(shí)行統(tǒng)一管理、分級(jí)負(fù)責(zé)，明確各部門及人員在檔案收發(fā)中的職責(zé)，確保工作有序進(jìn)行。二、檔案收文管理1.收文渠道公司/組織設(shè)立專門的文件收發(fā)郵箱[具體郵箱地址]，用于接收外部單位發(fā)送的各類文件。各部門指定專人負(fù)責(zé)接收與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的外部文件，并及時(shí)轉(zhuǎn)交至公司/組織檔案管理部門。對(duì)于通過郵寄、專人送達(dá)等方式直接送達(dá)公司/組織的文件，由公司/組織辦公室負(fù)責(zé)簽收。2.收文登記檔案管理部門收到文件后，應(yīng)立即進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括文件的名稱、文號(hào)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、密級(jí)、份數(shù)、收文日期等。采用電子表格形式進(jìn)行登記，確保登記信息準(zhǔn)確無(wú)誤，并定期進(jìn)行整理和備份，以便查詢和統(tǒng)計(jì)。3.文件分類根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容和用途，對(duì)收文進(jìn)行分類。分類標(biāo)準(zhǔn)可參照公司/組織的業(yè)務(wù)分類體系，如行政管理類、財(cái)務(wù)審計(jì)類、人力資源類、業(yè)務(wù)合同類等。在分類過程中，要確保文件歸類準(zhǔn)確，便于后續(xù)的查找和利用。對(duì)于涉及多個(gè)類別的文件，應(yīng)進(jìn)行多重分類標(biāo)注。4.文件編號(hào)為便于檔案管理和查詢，對(duì)收文進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)規(guī)則為：年份（4位）+部門代碼（2位）+流水號(hào)（4位）。例如，2023年行政部收到的第5份文件編號(hào)為2023010005。部門代碼由公司/組織統(tǒng)一制定并公布，流水號(hào)按照收文順序依次編排。5.文件傳閱根據(jù)文件內(nèi)容和領(lǐng)導(dǎo)批示，確定傳閱范圍。重要文件應(yīng)呈送公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審閱，一般性文件可根據(jù)需要傳閱至相關(guān)部門負(fù)責(zé)人。采用紙質(zhì)傳閱或電子傳閱的方式進(jìn)行。紙質(zhì)傳閱時(shí)，應(yīng)使用專門的文件傳閱夾，注明傳閱順序和時(shí)間要求；電子傳閱可通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)進(jìn)行，并設(shè)置提醒功能，確保相關(guān)人員及時(shí)閱讀。傳閱過程中，傳閱人應(yīng)在文件傳閱單上簽字確認(rèn)，注明傳閱時(shí)間和意見。對(duì)于有明確辦理要求的文件，傳閱人應(yīng)按照要求及時(shí)處理并反饋處理結(jié)果。6.文件辦理相關(guān)部門或人員收到傳閱文件后，應(yīng)按照文件要求及時(shí)辦理。辦理過程中，要嚴(yán)格遵守公司/組織的各項(xiàng)規(guī)章制度和業(yè)務(wù)流程，確保辦理結(jié)果符合規(guī)定和要求。對(duì)于需要回復(fù)的文件，承辦部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)起草回復(fù)文件，并按照發(fā)文流程進(jìn)行審核、簽發(fā)和發(fā)送。回復(fù)文件應(yīng)明確、具體，針對(duì)性地回應(yīng)來(lái)文內(nèi)容。7.文件催辦檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)收文的辦理情況進(jìn)行跟蹤催辦。對(duì)于超過規(guī)定辦理期限仍未處理的文件，應(yīng)及時(shí)向承辦部門或人員發(fā)出催辦通知，提醒其盡快辦理。催辦通知應(yīng)明確文件的基本信息、催辦原因和要求完成的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，并記錄催辦情況。對(duì)于多次催辦仍無(wú)結(jié)果的文件，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。8.文件歸檔文件辦理完畢后，承辦部門應(yīng)按照檔案管理的要求，將文件及相關(guān)辦理材料整理齊全，移交至檔案管理部門進(jìn)行歸檔。檔案管理部門在接收歸檔文件時(shí)，要對(duì)文件的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核。審核無(wú)誤后，按照檔案分類編號(hào)規(guī)則進(jìn)行裝訂、編目和上架，確保檔案妥善保管。三、檔案發(fā)文管理1.發(fā)文擬稿各部門根據(jù)工作需要起草發(fā)文文稿。擬稿人應(yīng)確保文稿內(nèi)容準(zhǔn)確、規(guī)范、清晰，符合公司/組織的政策方針和業(yè)務(wù)要求。文稿內(nèi)容應(yīng)包括標(biāo)題、主送單位、正文、附件、發(fā)文單位、發(fā)文日期等要素。標(biāo)題應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，準(zhǔn)確概括文件主題；正文應(yīng)邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，層次分明；附件應(yīng)與正文緊密相關(guān)，且注明附件名稱和份數(shù)。2.文稿審核擬稿完成后，由部門負(fù)責(zé)人對(duì)文稿進(jìn)行初審。初審內(nèi)容包括文稿的格式、內(nèi)容、政策依據(jù)、語(yǔ)言表達(dá)等方面，確保文稿質(zhì)量符合要求。初審?fù)ㄟ^后，文稿提交至公司/組織辦公室進(jìn)行復(fù)審。辦公室應(yīng)從公文規(guī)范、行文程序、部門協(xié)調(diào)等角度進(jìn)行審核，提出修改意見。對(duì)于涉及重要事項(xiàng)、重大決策或敏感內(nèi)容的發(fā)文，應(yīng)提交公司/組織領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審。領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司/組織整體利益和工作需要，對(duì)文稿進(jìn)行最終審定。3.文件編號(hào)發(fā)文編號(hào)與收文編號(hào)規(guī)則一致，由檔案管理部門按照編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編制。編號(hào)應(yīng)在文稿審核通過后進(jìn)行，確保編號(hào)的唯一性和準(zhǔn)確性。4.文件排版根據(jù)公司/組織的公文格式標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)發(fā)文文稿進(jìn)行排版。排版要求包括字體、字號(hào)、行距、頁(yè)邊距、頁(yè)眉頁(yè)腳等方面的規(guī)范設(shè)置，確保文件格式統(tǒng)一、美觀。對(duì)于有特定格式要求的文件，如合同文本、報(bào)告模板等，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定格式進(jìn)行排版，不得擅自更改。5.文件校對(duì)排版完成后，由擬稿人或?qū)Ｈ藢?duì)文件進(jìn)行校對(duì)。校對(duì)內(nèi)容包括文字表述、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、格式排版等方面，確保文件無(wú)錯(cuò)別字、無(wú)格式錯(cuò)誤。校對(duì)過程中應(yīng)采用雙人校對(duì)或交叉校對(duì)的方式，以提高校對(duì)質(zhì)量。校對(duì)無(wú)誤后，校對(duì)人應(yīng)在文件上簽字確認(rèn)。6.文件印制根據(jù)文件的印發(fā)范圍和數(shù)量，確定印制方式和印制份數(shù)。對(duì)于少量文件可采用打印機(jī)打??；對(duì)于大量文件可委托專業(yè)印刷機(jī)構(gòu)進(jìn)行印制。在印制過程中，要嚴(yán)格控制文件質(zhì)量，確保印刷清晰、裝訂整齊。印制完成后，應(yīng)對(duì)文件進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，確保印制份數(shù)準(zhǔn)確無(wú)誤。7.文件蓋章文件蓋章應(yīng)嚴(yán)格按照公司/組織的印章管理規(guī)定進(jìn)行操作。蓋章前，應(yīng)確認(rèn)文件已經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，且內(nèi)容符合要求。印章管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文件內(nèi)容與蓋章審批單一致后，方可蓋章。蓋章位置應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，確保印章與文件內(nèi)容協(xié)調(diào)一致。8.文件分發(fā)根據(jù)文件的主送單位和抄送單位，進(jìn)行文件分發(fā)。分發(fā)方式可采用郵寄、專人送達(dá)、內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)送等方式。對(duì)于重要文件或機(jī)密文件，應(yīng)采用專人送達(dá)的方式，并要求收件人簽字確認(rèn)。在內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)送文件時(shí)，應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限和提醒功能，確保文件準(zhǔn)確送達(dá)相關(guān)人員。9.文件歸檔文件分發(fā)后，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)收集文件的發(fā)文底稿、正文、附件、蓋章頁(yè)等相關(guān)材料，進(jìn)行整理歸檔。歸檔材料應(yīng)按照發(fā)文編號(hào)順序進(jìn)行裝訂，編制歸檔目錄，注明文件名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息，確保歸檔文件完整、有序。四、檔案保密管理1.保密原則檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案信息的安全。對(duì)于涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息等重要檔案，要采取嚴(yán)格的保密措施，防止信息泄露。在檔案收發(fā)過程中，要對(duì)文件的密級(jí)進(jìn)行嚴(yán)格標(biāo)識(shí)和管理，確保不同密級(jí)的文件得到相應(yīng)的保密處理。2.人員保密要求參與檔案收發(fā)工作的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。未經(jīng)授權(quán)，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。檔案管理人員應(yīng)具備良好的保密意識(shí)和職業(yè)道德，嚴(yán)格遵守工作紀(jì)律，不得在非工作場(chǎng)合談?wù)摍n案內(nèi)容。3.保密措施檔案存放場(chǎng)所應(yīng)具備安全保密條件，設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的防盜、防火、防潮、防蟲等設(shè)施。對(duì)電子檔案要進(jìn)行加密存儲(chǔ)和管理，設(shè)置不同級(jí)別的訪問權(quán)限，防止電子檔案被非法獲取或篡改。在檔案收發(fā)過程中，要對(duì)文件進(jìn)行密封傳遞，避免文件內(nèi)容在傳遞過程中被泄露。對(duì)于密級(jí)較高的文件，應(yīng)采用機(jī)要交通或?qū)Ｈ俗o(hù)送等方式進(jìn)行傳遞。五、檔案信息化管理1.信息化系統(tǒng)建設(shè)建立公司/組織檔案管理信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線接收、登記、分類、編號(hào)、傳閱、辦理、歸檔等功能。信息化系統(tǒng)應(yīng)具備完善的權(quán)限管理功能，根據(jù)不同人員的工作職責(zé)和權(quán)限，設(shè)置相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保檔案信息的安全和保密。2.電子檔案管理對(duì)電子文件進(jìn)行規(guī)范管理，確保電子文件的格式統(tǒng)一、內(nèi)容完整。電子文件應(yīng)按照檔案分類編號(hào)規(guī)則進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，便于查找和利用。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，要建立電子檔案的恢復(fù)機(jī)制，確保在數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。3.信息檢索與利用在信息化系統(tǒng)中建立完善的檔案信息檢索功能，支持按文件編號(hào)、標(biāo)題、關(guān)鍵詞、日期等多種方式進(jìn)行檢索，提高檔案信息的查找效率。為公司/組織員工提供便捷的檔案信息利用服務(wù)，根據(jù)工作需要，經(jīng)授權(quán)后可在線查閱、下載相關(guān)檔案資料。同時(shí)，要記錄檔案信息的利用情況，以便進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。六、檔案統(tǒng)計(jì)與查詢1.檔案統(tǒng)計(jì)檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案的收發(fā)情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括收文數(shù)量、發(fā)文數(shù)量、文件類別分布、辦理情況等方面。采用月度、季度、年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表的形式，向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門匯報(bào)檔案收發(fā)情況，為公司/組織的決策提供數(shù)據(jù)支持。2.檔案查詢公司/組織員工因工作需要可申請(qǐng)查詢檔案。查詢?nèi)藨?yīng)填寫檔案查詢申請(qǐng)表，注明查詢內(nèi)容、查詢?cè)蚝筒樵兤谙薜刃畔?。檔案管理部門收到查詢申請(qǐng)后，應(yīng)進(jìn)行審核。對(duì)于符合查詢條件的申請(qǐng)，按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)，并做好查詢記錄。查詢記錄應(yīng)包括查詢?nèi)诵彰?、查詢時(shí)間、查詢內(nèi)容、查詢結(jié)果等信息。七、檔案銷毀管理1.銷毀范圍定期對(duì)已超過保管期限、失去保存價(jià)值或因其他原因需要銷毀的檔案進(jìn)行清理。銷毀范圍應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)檔案管理規(guī)定和公司/組織的檔案保管期限表進(jìn)行確定。對(duì)于涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息等重要檔案，在銷毀前應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的鑒定和審批，確保銷毀工作符合規(guī)定和要求。2.銷毀審批檔案管理部門提出檔案銷毀申請(qǐng)，填寫檔案銷毀審批表，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。申請(qǐng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，方可進(jìn)行檔案銷毀工作。3.銷毀方式檔案銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進(jìn)行。對(duì)于紙質(zhì)檔案，可采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀；對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除、物理銷毀等方式進(jìn)行處理，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。在銷毀過程中，要安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作徹底、