檔案管理制度視頻一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，特制定本檔案管理制度。本制度適用于公司/組織各部門及全體員工。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織在各項活動中形成的具有保存價值的各種形式和載體的文件材料，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、照片、音像資料等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實行集中統(tǒng)一管理，由檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司/組織的各項活動和歷史面貌，確保檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地反映公司/組織的工作和業(yè)務(wù)活動，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及公司/組織機密和敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和實施。檔案管理部門應(yīng)配備必要的管理人員和設(shè)備，確保檔案管理工作的正常開展。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司/組織檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司/組織各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.負(fù)責(zé)檔案的保管和保護工作，定期對檔案進行檢查、清點和維護，確保檔案的安全和完整。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定對已失去保存價值的檔案進行鑒定和銷毀處理。5.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱和利用工作，為公司/組織各部門及員工提供檔案信息服務(wù)。6.負(fù)責(zé)檔案管理信息化建設(shè)，建立和完善檔案管理信息系統(tǒng)，提高檔案管理工作效率和水平。7.負(fù)責(zé)對公司/組織各部門檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司/組織設(shè)立、變更、終止等過程中形成的各類文件材料，包括公司章程、營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等。2.公司/組織各項業(yè)務(wù)活動中形成的文件材料，如合同協(xié)議、項目文件、會議紀(jì)要、工作報告等。3.公司/組織行政管理工作中形成的文件材料，如公文、通知、請示、批復(fù)、規(guī)章制度等。4.公司/組織財務(wù)、審計、統(tǒng)計等工作中形成的文件材料，如財務(wù)報表、審計報告、統(tǒng)計報表等。5.公司/組織人力資源管理工作中形成的文件材料，如員工檔案、招聘文件、培訓(xùn)記錄、績效考核文件等。6.公司/組織科技研發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營等工作中形成的文件材料，如科研項目文件、技術(shù)資料、產(chǎn)品圖紙、生產(chǎn)記錄等。7.公司/組織對外宣傳、文化建設(shè)等工作中形成的文件材料，如宣傳資料、新聞稿件、文化活動記錄等。8.公司/組織與上級主管部門、政府部門、合作伙伴等往來文件材料，如請示報告、函件、會議紀(jì)要等。9.其他具有保存價值的文件材料。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，按照檔案收集范圍及時收集本部門形成的文件材料，并定期移交檔案管理部門。2.檔案收集應(yīng)做到及時、完整、準(zhǔn)確，確保文件材料的齊全和真實。對重要文件材料應(yīng)進行備份，防止丟失。3.對電子文件的收集，應(yīng)確保其格式的通用性和可讀性，并按照規(guī)定進行存儲和管理。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，便于檔案的管理和利用。2.分類科學(xué)、組卷合理、排列有序、編號規(guī)范，便于查找和統(tǒng)計。3.紙質(zhì)檔案與電子檔案應(yīng)同步整理，確保兩者內(nèi)容一致。（四）檔案整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為不同的類別，如文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案等。2.組卷：將具有密切聯(lián)系的文件材料組合成案卷，一般以問題、時間、重要程度等為組卷依據(jù)。3.排列：按照一定的順序?qū)Π妇磉M行排列，如按時間順序、重要程度順序等。4.編號：對案卷進行編號，以便于管理和查找。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。5.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，注明檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。四、檔案的保管(一)檔案保管場所檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。(二)檔案保管要求1.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找和利用。2.對紙質(zhì)檔案應(yīng)進行裝訂、編目、上架等處理，確保檔案的整齊和規(guī)范。3.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，并定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。4.對重要檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲、異地備份等，確保檔案的安全。5.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查、清點和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。(三)檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案是指對公司/組織具有重要歷史價值和長遠(yuǎn)利用價值的檔案；長期保管的檔案是指對公司/組織在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，保管期限一般為15年至50年；短期保管的檔案是指對公司/組織在較短時間內(nèi)具有查考利用價值的檔案，保管期限一般為5年以下。檔案保管期限的確定應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的實際情況進行。(四)檔案鑒定與銷毀1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限和價值。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門和人員參加。2.對已失去保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進行銷毀處理。銷毀檔案時，應(yīng)填寫檔案銷毀清冊，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門會同有關(guān)部門共同銷毀，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。五、檔案的查閱與借閱(一)查閱與借閱范圍公司/組織內(nèi)部人員因工作需要，可以查閱和借閱與其工作相關(guān)的檔案。查閱和借閱檔案應(yīng)填寫查閱申請表或借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱或借閱手續(xù)。(二)查閱與借閱要求1.查閱和借閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進行，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。2.查閱和借閱檔案時，應(yīng)愛護檔案，不得涂改、損壞、抽取檔案材料。3.查閱和借閱檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。對涉及公司/組織機密和敏感信息的檔案，應(yīng)按照公司/組織的保密規(guī)定進行查閱和借閱。4.查閱檔案一般應(yīng)在當(dāng)天歸還，如需借閱檔案，借閱期限一般不得超過[X]個工作日。如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真做好查閱和借閱登記工作，記錄查閱和借閱的時間、人員、檔案名稱、查閱和借閱目的等信息。(三)查閱與借閱審批流程1.查閱申請：查閱人員填寫查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、查閱目的、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交檔案管理部門。2.借閱申請：借閱人員填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、借閱期限、借閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交檔案管理部門。3.檔案管理部門審核：檔案管理部門對查閱申請表和借閱申請表進行審核，核實查閱和借閱人員的身份及查閱和借閱目的的真實性。對符合要求的申請，檔案管理部門予以批準(zhǔn)，并安排查閱或借閱。4.查閱與借閱登記：檔案管理人員按照批準(zhǔn)的查閱申請表和借閱申請表，辦理查閱和借閱登記手續(xù)，向查閱和借閱人員提供檔案，并告知查閱和借閱的注意事項。5.查閱與借閱歸還：查閱和借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案，檔案管理人員對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、檔案的統(tǒng)計與移交(一)檔案統(tǒng)計檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收集、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析。檔案統(tǒng)計應(yīng)做到及時、準(zhǔn)確、完整，定期向上級主管部門和公司/組織領(lǐng)導(dǎo)報送檔案統(tǒng)計報表。(二)檔案移交1.公司/組織內(nèi)部機構(gòu)調(diào)整、人員調(diào)動等原因，涉及檔案移交的，應(yīng)按照規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)。檔案移交應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.公司/組織與其他單位合并、分立、撤銷等情況，涉及檔案移交的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和雙方協(xié)議辦理檔案移交手續(xù)。檔案移交應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)，并報上級主管部門備案。七、檔案信息化管理(一)檔案信息化建設(shè)目標(biāo)建立和完善公司/組織檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理工作效率和水平，為公司/組織的各項工作提供便捷的檔案信息服務(wù)。(二)檔案信息化管理要求1.數(shù)據(jù)錄入：檔案管理部門應(yīng)按照檔案整理的要求，將紙質(zhì)檔案和電子檔案的相關(guān)信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確和完整。2.數(shù)據(jù)維護：檔案管理部門應(yīng)定期對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護，包括數(shù)據(jù)更新、備份、恢復(fù)等工作，確保數(shù)據(jù)的安全和可靠。3.系統(tǒng)安全