檔案終止保存制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織檔案的終止保存管理，確保檔案信息的安全與有效利用，同時符合相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準要求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理的部門及人員，包括但不限于文件起草部門、檔案管理部門、業(yè)務部門等，涵蓋各類紙質(zhì)檔案、電子檔案及其他形式的檔案資料。（三）基本原則1.合法性原則：檔案終止保存工作必須嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)主管部門的相關(guān)規(guī)定與標準，確保各項操作合法合規(guī)。2.準確性原則：對擬終止保存的檔案進行全面、準確的鑒定與審核，保證檔案信息的真實性、完整性和可靠性。3.安全性原則：在檔案終止保存過程中，采取有效措施確保檔案信息不泄露、不丟失、不損壞，保障檔案安全。4.效益性原則：合理規(guī)劃檔案終止保存工作，提高檔案管理效率，降低管理成本，同時最大限度地發(fā)揮檔案的歷史價值和現(xiàn)實作用。二、檔案終止保存的鑒定（一）鑒定組織成立由檔案管理部門負責人牽頭，相關(guān)業(yè)務部門專家、法律合規(guī)人員等組成的檔案鑒定小組。鑒定小組負責對擬終止保存的檔案進行全面審查與評估，確保鑒定結(jié)果的科學性、公正性和權(quán)威性。（二）鑒定標準1.法律法規(guī)標準：依據(jù)國家法律法規(guī)及行業(yè)主管部門規(guī)定，判斷檔案是否已過法定保存期限，或是否不再具有法律憑證作用。2.業(yè)務需求標準：結(jié)合公司/組織的業(yè)務發(fā)展戰(zhàn)略、業(yè)務流程變化及實際工作需要，分析檔案對當前及未來業(yè)務的參考價值、利用頻率等。對于已不再支持業(yè)務活動、極少被查閱利用且對業(yè)務決策無實質(zhì)影響的檔案，可考慮終止保存。3.歷史價值標準：評估檔案在反映公司/組織發(fā)展歷程、文化傳承、歷史事件記錄等方面的價值。對于具有重要歷史意義、文化價值或能為后續(xù)研究提供關(guān)鍵資料的檔案，應予以妥善留存，謹慎對待終止保存。4.保密性標準：審查檔案內(nèi)容是否涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息或國家機密。對于仍需保密的檔案，無論其保存期限如何，均不得隨意終止保存，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理。（三）鑒定流程1.檔案清查：檔案管理部門定期對庫存檔案進行全面清查，梳理出擬終止保存的檔案清單，并注明檔案名稱、形成時間、保管期限、來源等基本信息。2.初步審核：鑒定小組對檔案清單進行初步審核，根據(jù)鑒定標準，篩選出明顯符合終止保存條件的檔案，確定重點審查對象。3.詳細審查：針對重點審查檔案，鑒定小組查閱檔案內(nèi)容，結(jié)合業(yè)務部門意見、法律合規(guī)要求等，對檔案的價值、保存必要性進行詳細分析與評估。必要時，可向相關(guān)部門或人員進行調(diào)查核實。4.鑒定結(jié)論形成：鑒定小組根據(jù)詳細審查結(jié)果，集體討論形成鑒定結(jié)論，明確哪些檔案可以終止保存，哪些檔案需繼續(xù)留存，并說明理由。鑒定結(jié)論應以書面形式記錄，經(jīng)鑒定小組全體成員簽字確認。三、檔案終止保存的審批（一）審批流程1.部門初審：檔案管理部門將鑒定小組形成的檔案終止保存建議提交至檔案所在部門進行初審。檔案所在部門負責人對檔案終止保存的必要性、準確性進行再次審核，并簽署意見。2.檔案管理部門復審：檔案管理部門對檔案所在部門初審后的意見進行復審，重點審查檔案鑒定過程是否合規(guī)以及鑒定結(jié)論是否合理。復審通過后，將檔案終止保存申請及相關(guān)鑒定材料一并提交至公司/組織分管領導審批。3.分管領導審批：分管領導根據(jù)檔案管理部門的復審意見及公司/組織整體情況，對檔案終止保存申請進行審批。對于涉及重要業(yè)務、敏感信息或具有重大歷史價值的檔案，分管領導應組織專題會議研究討論后再行審批。審批通過后，檔案管理部門方可實施檔案終止保存操作。（二）審批記錄與存檔檔案管理部門應建立檔案終止保存審批記錄檔案，詳細記錄每一份檔案終止保存申請的提交時間、審批流程、審批意見及審批結(jié)果等信息。審批記錄檔案作為檔案管理工作的重要資料，應妥善保存，以備后續(xù)查閱與審計。四、檔案終止保存的實施（一）紙質(zhì)檔案終止保存1.整理與編目：對確定終止保存的紙質(zhì)檔案進行最后一次整理，核對檔案數(shù)量、順序及完整性。按照檔案管理要求進行編目，確保檔案信息準確錄入檔案管理系統(tǒng)。2.物理銷毀：對于不再具有保存價值的紙質(zhì)檔案，采用安全、環(huán)保的方式進行物理銷毀。銷毀過程應嚴格記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息。銷毀記錄應保存一定期限，以備查考。3.特殊情況處理：對于涉及法律糾紛、歷史遺留問題或其他特殊情況的紙質(zhì)檔案，應按照相關(guān)法律法規(guī)及公司/組織規(guī)定進行妥善處理，如暫存、移交專門機構(gòu)保管等，不得擅自銷毀。（二）電子檔案終止保存1.數(shù)據(jù)遷移與備份：將擬終止保存的電子檔案數(shù)據(jù)遷移至長期存儲介質(zhì)或進行備份，確保數(shù)據(jù)的可恢復性。備份數(shù)據(jù)應存儲在安全可靠的位置，并定期進行檢查與維護。2.數(shù)據(jù)刪除：在完成數(shù)據(jù)遷移與備份后，按照規(guī)定程序?qū)﹄娮訖n案數(shù)據(jù)進行刪除操作。刪除過程應進行嚴格的權(quán)限管理與監(jiān)控，防止誤刪除或數(shù)據(jù)泄露。3.系統(tǒng)清理：對與終止保存電子檔案相關(guān)的系統(tǒng)記錄、索引信息等進行清理，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準確性與一致性。同時，對系統(tǒng)操作日志進行備份與歸檔，以備后續(xù)審計與查詢。（三）其他形式檔案終止保存對于照片、錄音、錄像等其他形式的檔案，參照紙質(zhì)檔案和電子檔案的終止保存流程進行相應處理。如照片檔案可進行數(shù)字化處理后按電子檔案方式終止保存，或在確保影像質(zhì)量的前提下進行沖印后按紙質(zhì)檔案方式處理；錄音、錄像檔案可進行轉(zhuǎn)錄、存儲后按電子檔案處理，或根據(jù)實際情況進行銷毀等。五、檔案終止保存的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督機制1.定期檢查：檔案管理部門定期對檔案終止保存工作進行自查，檢查內(nèi)容包括鑒定流程的規(guī)范性、審批手續(xù)的完整性、終止保存操作的合規(guī)性等。自查結(jié)果應形成書面報告，及時發(fā)現(xiàn)問題并進行整改。2.不定期抽查：公司/組織內(nèi)部審計部門或其他監(jiān)督機構(gòu)不定期對檔案終止保存工作進行抽查，重點檢查檔案鑒定的準確性、審批的公正性以及終止保存過程中的安全性等方面。對抽查發(fā)現(xiàn)的問題，責令相關(guān)部門限期整改，并追究相關(guān)人員責任。（二）外部監(jiān)督與審計積極配合國家檔案行政管理部門、行業(yè)主管部門及其他相關(guān)外部機構(gòu)的監(jiān)督檢查與審計工作。對于外部機構(gòu)提出的意見和建議，認真研究并及時落實整改措施，確保公司/組織檔案終止保存工作符合外部監(jiān)管要求。六、檔案終止保存的責任追究（一）責任界定1.因鑒定失誤導致檔案不當終止保存：由檔案鑒定小組相關(guān)成員承擔主要責任，檔案管理部門負責人及相關(guān)業(yè)務部門負責人根據(jù)其在鑒定過程中的參與程度和責任大小承擔相應責任。2.因?qū)徟划攲е聶n案違規(guī)終止保存：審批人員應承擔直接責任，檔案管理部門及檔案所在部門相關(guān)人員若未履行好初審、復審職責，應承擔相應的連帶責任。3.因終止保存操作失誤導致檔案信息泄露、丟失或損壞：具體操作人員應承擔直接責任，檔案管理部門負責人及相關(guān)管理人員根據(jù)管理責任承擔相應責任。（二）責任追究方式1.批評教育：對于情節(jié)較輕、未造成嚴重后果的責任人員，給予批評教育，責令其作出書面檢討，限期整改。2.經(jīng)濟處罰：根據(jù)責任大小，對責任人員給予一定金額的經(jīng)濟處罰，處罰金額從個人績效獎金、工資等收入中扣除。3.行政處分：對于情節(jié)嚴重、造成較大損失或不良影響的責任人員，給予警告、記過、記大過、降級、撤職、開除等行政處分。4.法律責任追究：對于違反法律法規(guī)，構(gòu)成犯罪的責任人員，依法移送司法機關(guān)追究刑事責任。七、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司/組織檔案管理部門負責解釋。在執(zhí)行過程中，如遇本制度未涵蓋的具體問題或情況，由檔案管理部門根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及本制度原則進行研究處理，并及時向公司/組織領導匯報。