文電檔案制度一、總則（一）目的為加強公司文電檔案管理，確保文電檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于文電檔案的查閱、利用和保管，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門形成的各類文電檔案的管理，包括但不限于公文、電報、信函、傳真、會議紀要、合同協(xié)議、報表等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司文電檔案由公司綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，各部門應(yīng)指定專人負責本部門文電檔案的收集、整理和移交工作。2.真實完整原則：文電檔案應(yīng)如實反映公司各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容完整、準確，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。3.分類科學原則：按照文電檔案的形成規(guī)律和特點，進行科學分類，便于管理和查找利用。4.安全保密原則：加強文電檔案的安全保密工作，采取必要的安全防護措施，防止檔案信息泄露、丟失或損壞。二、文電檔案管理職責（一）綜合管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)文電檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定和完善公司文電檔案管理制度。2.負責公司文電檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立文電檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的計算機管理，提高檔案管理的效率和水平。4.負責文電檔案的查閱、借閱、復(fù)印等利用服務(wù)工作，嚴格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.定期對文電檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。6.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的文電檔案管理工作，組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓和考核。（二）各部門職責1.負責本部門文電檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.定期將本部門整理好的文電檔案移交公司綜合管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.嚴格遵守公司文電檔案管理制度，不得擅自留存、銷毀或轉(zhuǎn)移檔案資料。4.根據(jù)工作需要，向綜合管理部門提出檔案查閱、借閱申請，并按照規(guī)定使用檔案。三、文電檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關(guān)發(fā)來的與公司有關(guān)的文件、電報、批示、通知等。2.公司制發(fā)的各類公文，包括請示、報告、通知、決定、決議、通報、紀要等。3.公司內(nèi)部各部門之間的往來文件、信函、傳真等。4.公司召開會議形成的會議紀要、會議文件、記錄等。5.公司簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。6.公司的工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表、財務(wù)報表等。7.公司的重要活動、事件的相關(guān)文件、資料、照片、錄像等。8.其他具有保存價值的文電資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責文電資料的收集工作，確保資料及時、準確、完整地收集到本部門。2.對于上級機關(guān)發(fā)來的文件，應(yīng)及時簽收、登記，并按照文件要求進行處理。3.公司制發(fā)的公文，應(yīng)嚴格按照公文處理程序進行起草、審核、簽發(fā)、印發(fā)等環(huán)節(jié)，確保公文質(zhì)量。4.公司內(nèi)部各部門之間的往來文件，應(yīng)及時傳遞、簽收，并做好登記工作。5.會議文件應(yīng)在會議結(jié)束后及時收集、整理，確保文件齊全、完整。6.合同協(xié)議等重要文件，應(yīng)在簽訂后及時歸檔，確保文件的真實性和完整性。（三）整理方法1.分類：按照文電檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、財務(wù)審計類等。2.編號：對每一類文電檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查找。3.編目：編制文電檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責任者、文號、頁數(shù)等內(nèi)容，確保目錄清晰、準確。4.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的文電資料進行修整、裱糊或復(fù)制，然后按照一定的順序進行裝訂，確保檔案整齊、牢固。5.上架：將裝訂好的文電檔案按照編號順序上架存放，便于管理和查閱。四、文電檔案的保管與保護（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的文電檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.文電檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的保管方式，確保檔案信息的安全和完整。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類編號順序存放于檔案架上，檔案架應(yīng)排列整齊，便于查找和管理。3.電子檔案應(yīng)存儲于專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。（三）保護措施1.定期對文電檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的可讀性。3.加強對檔案庫房的安全管理，配備必要的消防器材和安全設(shè)施，防止火災(zāi)、盜竊等事故的發(fā)生。4.嚴格控制檔案庫房的人員出入，非檔案管理人員未經(jīng)批準不得進入庫房。5.定期對檔案管理人員進行安全保密教育，提高檔案管理人員的安全保密意識和責任意識。五、文電檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱文電檔案，應(yīng)填寫《文電檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到公司綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。2.查閱涉及公司機密的文電檔案，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準。3.外部單位查閱公司文電檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)公司綜合管理部門審核同意，并報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《文電檔案查閱申請表》，詳細說明查閱目的、內(nèi)容和范圍。2.所在部門負責人或公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準。3.查閱人員持批準后的申請表到公司綜合管理部門辦理查閱手續(xù)，查閱人員應(yīng)出示有效身份證件。4.檔案管理人員根據(jù)查閱申請表提供的查閱范圍，查找并提供相應(yīng)的文電檔案，查閱人員應(yīng)在指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房。5.查閱人員如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印或摘錄手續(xù)。6.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)將檔案及時歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。（三）利用限制1.查閱和利用文電檔案應(yīng)嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司的保密規(guī)定，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。2.查閱和利用文電檔案不得用于與工作無關(guān)的目的，不得擅自涂改、偽造、銷毀檔案。3.未經(jīng)公司書面同意，查閱人員不得將檔案轉(zhuǎn)借他人或向第三方提供檔案信息。六、文電檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.文電檔案的鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準確判斷、慎重處理的原則。2.鑒定工作應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和公司的實際情況，結(jié)合檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值進行綜合判斷。（二）鑒定組織1.公司成立文電檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司綜合管理部門負責人擔任組長，各部門負責人為成員。2.鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組負責制定鑒定標準和程序，組織開展鑒定工作，對鑒定結(jié)果進行審核和批準。（三）鑒定方法1.定期對文電檔案進行鑒定，一般每[X]年進行一次全面鑒定。2.鑒定工作應(yīng)采取直接鑒定的方法，逐件審查檔案的內(nèi)容、來源、時間、保管期限等，確定檔案的存毀價值。3.對于涉及公司重大事項、重要決策、核心技術(shù)等具有重要保存價值的檔案，應(yīng)適當延長保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的文電檔案，應(yīng)填寫《文電檔案銷毀申請表》，經(jīng)鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組