風(fēng)控檔案制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司/組織的風(fēng)險(xiǎn)管理工作，加強(qiáng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)信息的有效管理和利用，確保風(fēng)險(xiǎn)防控措施的科學(xué)性、有效性和可追溯性，特制定本風(fēng)控檔案制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門在風(fēng)險(xiǎn)管理過(guò)程中形成的各類檔案資料的管理，包括但不限于風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、評(píng)估、應(yīng)對(duì)等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件、記錄、報(bào)告等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：風(fēng)控檔案應(yīng)如實(shí)反映風(fēng)險(xiǎn)管理工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋風(fēng)險(xiǎn)管理全過(guò)程的各類信息，保證檔案資料的全面性和系統(tǒng)性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)、結(jié)論等應(yīng)經(jīng)過(guò)嚴(yán)格審核和驗(yàn)證。4.保密性原則：對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的風(fēng)控檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.可追溯性原則：便于對(duì)風(fēng)險(xiǎn)管理工作進(jìn)行追溯和查詢，為決策提供有力支持。二、風(fēng)控檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別檔案：包括風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別過(guò)程中收集的內(nèi)外部信息、風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別清單、風(fēng)險(xiǎn)調(diào)查問(wèn)卷等。2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估檔案：涵蓋風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估方法、評(píng)估模型、評(píng)估報(bào)告、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)級(jí)結(jié)果等。3.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)檔案：包含風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略制定過(guò)程中的分析資料、應(yīng)對(duì)措施方案、相關(guān)審批文件等。4.監(jiān)控與預(yù)警檔案：涉及風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控指標(biāo)設(shè)定、監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)記錄、預(yù)警信息發(fā)布與處理等記錄。5.風(fēng)險(xiǎn)管理工作流程檔案：如風(fēng)險(xiǎn)管理手冊(cè)、流程圖表、操作規(guī)范等。6.風(fēng)險(xiǎn)管理培訓(xùn)檔案：包括培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄、考核資料等。7.風(fēng)險(xiǎn)管理案例檔案：收集整理的各類風(fēng)險(xiǎn)管理成功與失敗案例。（二）編號(hào)為便于檔案的管理和查詢，對(duì)各類風(fēng)控檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)采用[具體編號(hào)規(guī)則]，例如：以“RK”表示風(fēng)控檔案，后面依次為年份、類別代碼、流水號(hào)。如“RK202301001”，其中“2023”代表年份，“01”代表風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別檔案類別，“001”為該類別下的流水號(hào)。三、風(fēng)控檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門風(fēng)控檔案的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、完整地提交。2.在風(fēng)險(xiǎn)管理工作開(kāi)展過(guò)程中，相關(guān)人員應(yīng)按照檔案管理要求，及時(shí)將形成的各類文件、記錄等進(jìn)行整理和歸檔，不得拖延或遺漏。3.對(duì)于外部獲取的與風(fēng)險(xiǎn)管理相關(guān)的文件資料，如行業(yè)報(bào)告、監(jiān)管文件等，應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一收集和登記。（二）整理規(guī)范1.對(duì)收集到的風(fēng)控檔案進(jìn)行分類整理，按照不同類別分別裝訂成冊(cè)或存儲(chǔ)于電子文件夾中。2.每份檔案應(yīng)編制目錄，注明文件名稱、日期、頁(yè)碼等信息，便于查找和查閱。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)范的命名規(guī)則進(jìn)行命名，確保文件名能夠準(zhǔn)確反映檔案內(nèi)容。同時(shí)，建立電子檔案索引表，方便快速檢索。4.對(duì)檔案中的文件進(jìn)行排序，一般按照文件形成時(shí)間先后順序排列，重要文件可置于首位。四、風(fēng)控檔案的歸檔與存儲(chǔ)（一）歸檔流程1.各部門收集整理好的風(fēng)控檔案，應(yīng)定期移交至公司/組織的檔案管理部門。移交時(shí)，雙方應(yīng)辦理交接手續(xù)，填寫(xiě)檔案移交清單，明確檔案名稱、數(shù)量、移交時(shí)間等信息。2.檔案管理部門對(duì)接收的風(fēng)控檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)通知移交部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。3.審核通過(guò)的檔案，按照編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，并進(jìn)行歸檔存儲(chǔ)。（二）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)：設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的存儲(chǔ)設(shè)備，如檔案柜、貨架等。按照檔案類別和編號(hào)順序進(jìn)行存放，確保檔案存放整齊、有序，便于查找。2.電子檔案存儲(chǔ)：采用安全可靠的電子存儲(chǔ)系統(tǒng)，如服務(wù)器、磁盤陣列等，對(duì)電子風(fēng)控檔案進(jìn)行備份存儲(chǔ)。同時(shí)，建立數(shù)據(jù)備份機(jī)制，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。電子檔案應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，并設(shè)置不同級(jí)別的訪問(wèn)權(quán)限，確保數(shù)據(jù)安全。五、風(fēng)控檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱風(fēng)控檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《風(fēng)控檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱及編號(hào)等信息。2.部門負(fù)責(zé)人及以上人員可查閱本部門及相關(guān)部門的風(fēng)控檔案；風(fēng)險(xiǎn)管理部門人員可查閱全公司/組織的風(fēng)控檔案，但需遵循保密規(guī)定；其他人員查閱特定檔案需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.涉及公司/組織機(jī)密的風(fēng)控檔案，未經(jīng)授權(quán)不得查閱。（二）查閱流程1.申請(qǐng)人提交《風(fēng)控檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)審批通過(guò)后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門工作人員根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案，并在查閱登記表上記錄查閱時(shí)間、查閱人、檔案名稱等信息。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。查閱過(guò)程中，不得對(duì)檔案進(jìn)行涂改或損壞。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，由工作人員進(jìn)行核對(duì)和簽收。（三）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱風(fēng)控檔案的，需填寫(xiě)《風(fēng)控檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限等，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不得超過(guò)[具體期限]，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得泄露檔案內(nèi)容，不得擅自復(fù)制、傳播或用于其他非工作目的。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)追究借閱人員的責(zé)任。六、風(fēng)控檔案的保管期限與銷毀（一）保管期限根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司/組織實(shí)際情況，確定風(fēng)控檔案的保管期限。一般分為短期、中期和長(zhǎng)期保管：1.短期保管：保管期限為[X]年，適用于一些時(shí)效性較強(qiáng)、對(duì)后續(xù)風(fēng)險(xiǎn)管理參考價(jià)值較小的檔案。2.中期保管：保管期限為[X]年，包含部分風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告、階段性監(jiān)控記錄等檔案。3.長(zhǎng)期保管：保管期限為[X]年以上，主要涉及公司/組織重大風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)決策依據(jù)、風(fēng)險(xiǎn)管理體系建設(shè)相關(guān)檔案等。（二）銷毀程序1.對(duì)于超過(guò)保管期限的風(fēng)控檔案，由檔案管理部門定期進(jìn)行清理和鑒定，提出銷毀意見(jiàn)。2.編制《風(fēng)控檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量等信息。3.組織相關(guān)部門對(duì)銷毀清單進(jìn)行審核，確保銷毀檔案符合規(guī)定要求。審核通過(guò)后，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀工作。銷毀方式可采用紙質(zhì)檔案粉碎、電子檔案徹底刪除等，并做好銷毀記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、操作人員等信息。七、風(fēng)控檔案的保密與安全管理（一）保密措施1.對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的風(fēng)控檔案，檔案管理部門應(yīng)嚴(yán)格按照保密制度進(jìn)行管理，明確保密責(zé)任人和保密范圍。2.與檔案管理相關(guān)的工作人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，承諾保守檔案機(jī)密信息。3.在檔案查閱、借閱過(guò)程中，嚴(yán)格控制知悉范圍，對(duì)接觸機(jī)密檔案人員進(jìn)行登記和監(jiān)督。4.對(duì)檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所采取必要的安全防護(hù)措施，如安裝監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等，防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案庫(kù)房。（二）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備的維護(hù)和管理，確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，檢查檔案的完整性和安全性，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理存在的問(wèn)題。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，并定期進(jìn)行演練，以應(yīng)對(duì)