檔案制度管理辦法一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各部門、分支機構(gòu)、子公司等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司各項工作的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄公司各項工作的過程和結(jié)果，確保檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。5.便利性原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、利用和維護，提高工作效率。（四）定義1.檔案：是指公司在各項工作中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。2.檔案管理：是指對檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用、鑒定、銷毀等全過程的管理活動。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司檔案的統(tǒng)一管理工作。檔案管理部門應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用、鑒定、銷毀等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督公司各部門、分支機構(gòu)、子公司的檔案管理工作。4.組織開展公司檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。5.負(fù)責(zé)公司檔案的統(tǒng)計工作，定期向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表。6.參與公司重大活動、重要項目的檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確。（三）各部門檔案管理職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、歸檔工作，并定期向公司檔案管理部門移交檔案。2.各部門應(yīng)建立健全本部門檔案管理制度，確保檔案的安全和完整。3.各部門應(yīng)積極配合公司檔案管理部門的工作，提供必要的支持和協(xié)助。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司在各項工作中形成具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等材料，包括但不限于：公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件。公司年度工作計劃、總結(jié)、報告等。公司會議紀(jì)要、決議、記錄等。公司規(guī)章制度、辦法、細則等。公司合同、協(xié)議、訂單等。公司財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等。公司人事檔案、員工培訓(xùn)記錄、績效考核資料等。公司技術(shù)研發(fā)資料、產(chǎn)品設(shè)計圖紙、工藝文件等。公司市場調(diào)研資料、營銷活動方案、客戶信息等。公司工程建設(shè)項目資料、設(shè)備采購合同、安裝調(diào)試記錄等。公司榮譽證書、獲獎文件等。2.公司員工在工作中形成的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的個人文件、資料，如工作筆記、調(diào)研報告、項目方案等，應(yīng)按照公司要求及時提交給所在部門，由部門統(tǒng)一整理歸檔。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)及時收集本部門在工作中形成的檔案材料，確保檔案的完整性和及時性。2.檔案材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，不得偽造、篡改。3.檔案材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，符合檔案管理的要求。4.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照公司規(guī)定進行備份和存儲。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、檢索和統(tǒng)計。（四）檔案整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容、形式等因素進行分類，一般可分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和查找。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則。3.編目：對檔案進行編目，包括編制案卷目錄、卷內(nèi)目錄、備考表等，注明檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂應(yīng)采用線裝或膠裝的方式，不得使用金屬釘?shù)纫咨P的材料。四、檔案的歸檔與保管（一）檔案歸檔1.各部門應(yīng)定期將整理好的檔案移交公司檔案管理部門進行歸檔。歸檔時間一般為每年的[具體時間]。2.檔案管理部門在接收檔案時，應(yīng)按照檔案管理的要求進行審核，對不符合要求的檔案，應(yīng)退回原部門進行補充或修正。3.檔案管理部門應(yīng)建立檔案歸檔登記制度，對歸檔的檔案進行詳細登記，包括檔案的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。（二）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：是指反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司具有長遠利用價值的檔案，如公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司年度工作計劃、總結(jié)、報告等，公司規(guī)章制度、辦法、細則等，公司合同、協(xié)議、訂單等，公司財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等，公司人事檔案、員工培訓(xùn)記錄、績效考核資料等，公司技術(shù)研發(fā)資料、產(chǎn)品設(shè)計圖紙、工藝文件等，公司市場調(diào)研資料、營銷活動方案、客戶信息等，公司工程建設(shè)項目資料、設(shè)備采購合同、安裝調(diào)試記錄等，公司榮譽證書、獲獎文件等。長期保管的檔案：是指反映公司一般職能活動，在較長時間內(nèi)對公司有查考利用價值的檔案，保管期限一般為[具體年限]。短期保管的檔案：是指反映公司局部職能活動，在較短時間內(nèi)對公司有查考利用價值的檔案，保管期限一般為[具體年限]。2.檔案保管期限的確定，應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況進行綜合考慮，并在檔案整理時予以明確標(biāo)注。（三）檔案保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案應(yīng)按照類別、保管期限等進行分類存放，便于查找和管理。4.對電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲設(shè)備進行備份，并定期進行檢查和維護，確保電子檔案的安全和完整。5.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行清點、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案的查閱，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可查閱。3.外部單位或個人查閱公司檔案，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可查閱。查閱過程中，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，并做好記錄。（二）查閱程序1.查閱人應(yīng)按照規(guī)定填寫《檔案查閱申請表》，提交相關(guān)審批手續(xù)。2.檔案管理部門根據(jù)審批意見，為查閱人提供相應(yīng)的檔案，并按照規(guī)定進行登記。3.查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意，并按照規(guī)定進行登記。4.查閱人查閱檔案后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）利用規(guī)定1.檔案的利用應(yīng)遵循合法、合理、有效的原則，不得損害公司利益和他人合法權(quán)益。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱人的利用需求，提供必要的幫助和支持，確保檔案的有效利用。3.對于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案的利用，應(yīng)按照公司相關(guān)保密規(guī)定進行管理，防止泄露。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織公司相關(guān)部門人員組成鑒定小組進行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況，對檔案的價值進行全面評估，提出鑒定意見。3.檔案鑒定意見應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后生效。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進行銷毀。2.檔案銷毀前，檔案管理部門應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息的徹底銷毀。銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并做好記錄。4.檔案銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時間、地點、方式、檔案名稱、數(shù)量等信息，由檔案管理部門保存[具體年限]。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）檔案統(tǒng)計1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用、鑒定、銷毀等情況進行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計報表應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司要求進行編制，確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)的真實、準(zhǔn)確、完整。3.檔案統(tǒng)計報表應(yīng)定期向上級主管部門報送，并抄送公司相關(guān)部門。（二）檔案移交1.公司因機構(gòu)調(diào)整、重組、合并等原因，需要進行檔案移交的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司要求