國企檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各單位。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司各項活動的真實情況。3.完整性原則：全面收集、整理公司在各項工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)和具體實施。（二）各部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作，并定期向檔案管理部門移交。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案工作，確保檔案工作的順利開展。（三）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，確保檔案安全。3.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為公司各項工作提供服務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項經(jīng)營管理活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等材料。2.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與公司有關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。3.公司對外簽訂的合同、協(xié)議、章程等文件。4.公司內(nèi)部的會議文件、工作計劃、總結(jié)、報告等。5.公司的科研成果、技術(shù)資料、產(chǎn)品樣本等。6.公司員工的人事檔案、工資檔案等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時將本部門形成的文件材料收集齊全，不得遺漏。2.收集的文件材料應(yīng)保持其真實性、完整性和原始性。3.對重要文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，防止丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征進(jìn)行分類。2.立卷：將具有密切聯(lián)系的文件材料組合成案卷。3.編號：對案卷進(jìn)行編號，便于管理和查找。4.編目：編制案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，揭示檔案的內(nèi)容和成分。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材等。（二）檔案裝具1.應(yīng)使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案裝具，如檔案柜、檔案盒等。2.檔案裝具應(yīng)堅固耐用，便于存放和管理。（三）檔案保管要求1.對檔案進(jìn)行科學(xué)分類、存放，便于查找和利用。2.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。4.嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員不得擅自進(jìn)入庫房。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度為依據(jù)。2.從公司實際出發(fā)，全面分析檔案的現(xiàn)實價值和歷史價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進(jìn)行審查，確定其保存價值。2.分析檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合判斷其價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確定無保存價值的檔案，由檔案管理部門編制銷毀清冊。2.銷毀清冊應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，并在監(jiān)銷人員的監(jiān)督下進(jìn)行。4.監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字，注明銷毀日期和方式。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度，確保檔案利用合法合規(guī)。2.服務(wù)公司原則：以服務(wù)公司各項工作為宗旨，積極提供檔案信息支持。3.確保安全原則：在檔案利用過程中，確保檔案信息安全，防止泄露。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.公司員工因個人需要查閱本人人事檔案等相關(guān)檔案。3.外單位因工作需要查閱公司檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.查閱重要檔案，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外單位查閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司檔案管理部門審核，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。4.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。5.查閱檔案時，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。（四）檔案借閱1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]天，如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。4.借閱期滿，借閱人員應(yīng)及時歸還檔案。（五）檔案復(fù)制1.因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可復(fù)制。2.復(fù)制檔案應(yīng)使用檔案管理部門統(tǒng)一提供的設(shè)備和材料，確保復(fù)制質(zhì)量。3.復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明復(fù)制日期和用途。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。（二）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的計算機(jī)設(shè)備和軟件，建立檔案數(shù)據(jù)庫。2.對檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保檔案信息的完整和準(zhǔn)確。3.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止信息泄露。4.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)正常運(yùn)行。（三）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步整理、歸檔，確保兩者內(nèi)容一致。2.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲方式進(jìn)行保存，便于長期利用。3.對電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對各部門檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作情況。3.檔案信息化管理情況。（三）檢查方式1.定期檢查：每年組織一次全面的檔案工作檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對部分部門的檔案工作進(jìn)行抽查。（四）檢查結(jié)果處理