冬奧檔案制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)對(duì)冬奧相關(guān)檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在冬奧會(huì)籌備、舉辦及后續(xù)工作中的重要作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于與冬奧會(huì)直接或間接相關(guān)的所有部門、單位及個(gè)人所形成的各類檔案，包括但不限于籌備工作文件、賽事組織文件、運(yùn)動(dòng)員及工作人員相關(guān)資料、場(chǎng)館建設(shè)與運(yùn)營記錄、文化活動(dòng)檔案、媒體宣傳檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則所有冬奧檔案由專門設(shè)立的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映冬奧會(huì)籌備和舉辦過程中的各項(xiàng)活動(dòng)，不得篡改、偽造檔案信息。3.完整性原則全面收集、整理與冬奧會(huì)相關(guān)的各類文件、資料，保證檔案的完整性，涵蓋從籌備到結(jié)束的各個(gè)環(huán)節(jié)。4.安全性原則采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善冬奧檔案管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.負(fù)責(zé)冬奧檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，方便查詢和利用。4.對(duì)檔案的保管、利用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期開展檔案安全評(píng)估。5.組織檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在冬奧會(huì)籌備和舉辦過程中形成檔案的收集、整理和初步分類，并定期移交至檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案工作，確保檔案的及時(shí)形成和規(guī)范整理，配合檔案管理部門做好檔案管理相關(guān)工作。3.在檔案形成過程中，嚴(yán)格按照檔案管理要求進(jìn)行操作，保證檔案質(zhì)量。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理各項(xiàng)職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度和操作規(guī)程。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的接收、登記、整理、保管、借閱等。3.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。4.積極為檔案利用者提供服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。三、檔案收集（一）收集范圍1.籌備階段：包括申辦文件、規(guī)劃方案、工作會(huì)議紀(jì)要、與國際奧委會(huì)及相關(guān)組織的往來文件等。2.場(chǎng)館建設(shè)階段：工程設(shè)計(jì)圖紙、施工文件、質(zhì)量驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、設(shè)備采購合同及資料等。3.賽事組織階段：競(jìng)賽規(guī)程、運(yùn)動(dòng)員和裁判員名單、比賽成績記錄、賽事運(yùn)行文件等。4.文化活動(dòng)階段：活動(dòng)策劃方案、演出節(jié)目單、文化交流資料等。5.媒體宣傳階段：新聞通稿、宣傳海報(bào)、影像資料、媒體合作協(xié)議等。6.后勤保障階段：物資采購清單、餐飲供應(yīng)記錄、住宿安排資料等。7.志愿者工作階段：志愿者招募文件、培訓(xùn)記錄、服務(wù)日志等。8.其他與冬奧會(huì)相關(guān)的重要文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在文件材料形成后及時(shí)收集，確保檔案的時(shí)效性。2.收集的檔案應(yīng)齊全完整，包括文件的正本、副本、附件等。3.對(duì)電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子檔案的可讀性和可利用性。4.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、剪裁。（三）收集流程1.各部門檔案收集責(zé)任人定期對(duì)本部門形成的文件材料進(jìn)行清理和分類，填寫檔案收集清單。2.將整理好的檔案及收集清單一并移交至檔案管理部門。3.檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行核對(duì)，對(duì)不符合要求的檔案退回原部門補(bǔ)充完善。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按年度分類：將檔案按冬奧會(huì)籌備、舉辦的不同年份進(jìn)行劃分。2.按機(jī)構(gòu)分類：根據(jù)形成檔案的部門或單位進(jìn)行分類。3.按問題分類：按照檔案所反映的主要問題進(jìn)行分類，如賽事組織、場(chǎng)館建設(shè)、文化活動(dòng)等。4.按載體分類：分為紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等。（二）整理方法1.紙質(zhì)檔案去除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等。對(duì)破損的文件進(jìn)行修復(fù)，確保字跡清晰、頁面完整。按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行排列，編寫頁碼，填寫卷內(nèi)目錄。裝訂成冊(cè)，采用三孔一線或膠裝等方式，保證裝訂牢固、整齊美觀。2.電子檔案按照電子文件命名規(guī)則進(jìn)行命名，確保文件名準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容和形成時(shí)間。對(duì)電子文件進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立文件夾結(jié)構(gòu)，層次分明。對(duì)電子文件的元數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范填寫和維護(hù)，保證元數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.聲像檔案對(duì)照片檔案進(jìn)行整理，編寫照片說明，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等信息。對(duì)錄像檔案進(jìn)行剪輯、標(biāo)注，制作相應(yīng)的視頻索引。將聲像檔案與紙質(zhì)或電子檔案建立關(guān)聯(lián)，便于查找和利用。（三）編目要求1.編制檔案目錄，包括全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、目錄號(hào)、案卷號(hào)、題名、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。2.目錄應(yīng)打印或書寫清晰，一式多份，分別用于檔案管理部門留存、提供利用等。3.建立電子目錄數(shù)據(jù)庫，方便檔案的檢索和查詢。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的冬奧檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房內(nèi)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃，相對(duì)濕度控制在45%60%。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案采用檔案密集架存放，按照分類順序依次排列上架。定期對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)霉變、蟲蛀等問題及時(shí)處理。2.電子檔案采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。設(shè)置專人負(fù)責(zé)電子檔案的維護(hù)和管理，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢測(cè)和修復(fù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.聲像檔案照片檔案應(yīng)存放在相冊(cè)或檔案盒中，錄像檔案應(yīng)刻錄成光盤或存儲(chǔ)在硬盤中，并注明相關(guān)信息。聲像檔案應(yīng)存放在專門的音像檔案庫房，避免受到損壞。（三）檔案鑒定與銷毀1.定期對(duì)冬奧檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保存價(jià)值確定保管期限。2.對(duì)保管期限已滿且無繼續(xù)保存價(jià)值的檔案，編制檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的合規(guī)性和檔案信息的徹底銷毀。監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。六、檔案利用（一）利用范圍1.內(nèi)部查閱：供本單位工作人員查閱與工作相關(guān)的冬奧檔案，以了解籌備和舉辦情況，為后續(xù)工作提供參考。2.外部查閱：根據(jù)國家法律法規(guī)和相關(guān)規(guī)定，經(jīng)批準(zhǔn)可供國際奧委會(huì)、國內(nèi)外相關(guān)機(jī)構(gòu)、媒體等查閱與冬奧會(huì)相關(guān)的公開檔案資料。3.學(xué)術(shù)研究利用：為學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)、研究人員等提供檔案資料，用于開展與冬奧會(huì)相關(guān)的學(xué)術(shù)研究。（二）利用流程1.內(nèi)部利用本單位工作人員填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、檔案名稱、查閱期限等信息。申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后安排專人提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。2.外部利用外部單位或個(gè)人提出查閱申請(qǐng)，提交相關(guān)證明材料和查閱申請(qǐng)函。檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)，查閱過程中應(yīng)安排專人陪同，并對(duì)查閱情況進(jìn)行記錄。3.學(xué)術(shù)研究利用學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)或研究人員提交查閱申請(qǐng)和研究項(xiàng)目相關(guān)證明材料。檔案管理部門審核申請(qǐng)，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。根據(jù)研究需要，協(xié)商確定提供檔案的范圍和方式，簽訂相關(guān)協(xié)議，確保檔案利用符合學(xué)術(shù)研究規(guī)范和知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)要求。（三）利用要求1.檔案利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、抽取、撤換、損壞檔案。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印、拍照等，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.利用結(jié)束后，檔案利用者應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無損。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的冬奧檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。（二）系統(tǒng)功能1.檔案錄入：支持紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等多種類型檔案的數(shù)字化錄入，確保錄入信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、題名、日期、機(jī)構(gòu)等進(jìn)行檢索，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案。3.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，對(duì)檔案的查閱、修改、刪除等操作進(jìn)行嚴(yán)格控制，確保檔案信息安全。4.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案的數(shù)量、類型、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.備份與恢復(fù)：定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并具備數(shù)據(jù)恢復(fù)功能，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）數(shù)據(jù)安全保障1.建立數(shù)據(jù)安全防護(hù)體系，采用防火墻、入侵檢測(cè)、加密技術(shù)等手段，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時(shí)修復(fù)安全隱患。3.制定數(shù)據(jù)備份策略，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)完整性檢測(cè)。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制1.檔案管理部門定期對(duì)各部門的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作情況。2.建立檔案工作考核制度，將檔案工作納入各部門的績效考核體系，對(duì)檔案工作成績突出的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)存在問題的部門進(jìn)行督促整改。3.接受上級(jí)主管部門和相關(guān)監(jiān)督機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，及時(shí)整改存在的問題，確保冬奧檔案管理工作規(guī)范有序。（二）問題整改1.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)向責(zé)任部門發(fā)出