借閱檔案規(guī)章制度一、總則1.目的為了加強公司檔案管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本規(guī)章制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工以及因工作需要借閱公司檔案的外部單位或個人。3.檔案定義本制度所指檔案是公司在各項工作活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報表、圖紙、照片、音像資料等。二、檔案借閱管理職責1.檔案管理部門職責負責制定和完善檔案借閱規(guī)章制度，并組織實施。負責檔案借閱的登記、審核、監(jiān)督和催還等工作。負責對檔案借閱情況進行統(tǒng)計和分析，定期向公司領(lǐng)導匯報。負責對檔案借閱過程中出現(xiàn)的問題進行處理，并及時向上級主管部門報告。2.借閱部門或個人職責嚴格遵守檔案借閱規(guī)章制度，按照規(guī)定的程序和要求辦理借閱手續(xù)。負責所借閱檔案的安全保管，不得擅自轉(zhuǎn)借、復印、涂改、污損、丟失檔案。按時歸還所借閱的檔案，如需延期歸還，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱結(jié)束后，應及時將檔案歸還檔案管理部門，并配合檔案管理部門做好檔案的清點和核對工作。三、檔案借閱程序1.借閱申請借閱部門或個人應填寫《檔案借閱申請表》，詳細注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等內(nèi)容?！稒n案借閱申請表》應由借閱部門負責人或個人簽字，并加蓋部門公章。2.申請審核檔案管理部門收到《檔案借閱申請表》后，應及時進行審核。審核內(nèi)容包括借閱申請的真實性、必要性、借閱期限的合理性等。對于涉及公司機密或重要信息的檔案借閱申請，檔案管理部門應報公司領(lǐng)導審批。3.借閱登記經(jīng)審核批準的借閱申請，檔案管理部門應進行借閱登記。登記內(nèi)容包括借閱日期、借閱部門或個人、檔案名稱、數(shù)量、借閱期限、歸還日期等。檔案管理部門應將《檔案借閱申請表》與借閱登記記錄一并存檔，以備查閱。4.檔案交付檔案管理部門根據(jù)借閱登記記錄，將所借閱的檔案交付給借閱部門或個人。交付時，雙方應進行檔案的清點和核對，確保檔案的數(shù)量和完整性。借閱部門或個人應在檔案交付清單上簽字確認。5.歸還檔案借閱期限屆滿，借閱部門或個人應按時歸還所借閱的檔案。如需延期歸還，應提前向檔案管理部門提出續(xù)借申請，并說明延期原因。檔案管理部門在收到歸還的檔案后，應進行認真的清點和核對，確保檔案的數(shù)量和完整性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并追究借閱部門或個人的責任。檔案管理部門應在檔案歸還清單上簽字確認，并將歸還的檔案及時歸檔。四、檔案借閱期限1.一般檔案借閱期限一般檔案的借閱期限為[X]個工作日。如需延期歸還，應提前[X]個工作日向檔案管理部門提出續(xù)借申請。2.重要檔案借閱期限重要檔案的借閱期限為[X]個工作日。如需延期歸還，應提前[X]個工作日向檔案管理部門提出續(xù)借申請，并報公司領(lǐng)導審批。3.特殊檔案借閱期限特殊檔案的借閱期限根據(jù)具體情況另行確定。如需延期歸還，應提前[X]個工作日向檔案管理部門提出續(xù)借申請，并報公司領(lǐng)導審批。五、檔案借閱限制1.機密檔案限制機密檔案原則上不對外借閱。如因工作需要確需借閱的，須經(jīng)公司領(lǐng)導批準，并嚴格按照公司保密制度的規(guī)定進行管理。2.重要檔案限制重要檔案的借閱應嚴格控制，僅限公司內(nèi)部相關(guān)人員借閱。如需借閱的，須經(jīng)檔案管理部門負責人審核，并報公司領(lǐng)導批準。3.特殊檔案限制特殊檔案的借閱應根據(jù)檔案的性質(zhì)和保密要求，制定相應的借閱限制措施。如涉及國家機密或商業(yè)秘密的檔案，應按照國家有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定進行管理。六、檔案借閱注意事項1.安全保管借閱部門或個人應妥善保管所借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復印、涂改、污損、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時向檔案管理部門報告，并采取相應的補救措施。2.遵守保密規(guī)定借閱部門或個人應嚴格遵守公司的保密制度，不得將所借閱的檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。如因工作需要確需引用檔案內(nèi)容的，應事先征得檔案管理部門的同意，并注明出處。3.不得擅自帶出公司借閱部門或個人不得擅自將所借閱的檔案帶出公司。如因工作需要確需帶出公司的，須經(jīng)檔案管理部門負責人審核，并報公司領(lǐng)導批準。帶出公司的檔案應嚴格按照公司的保密制度進行管理，確保檔案的安全。4.按時歸還借閱部門或個人應按時歸還所借閱的檔案。如需延期歸還，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還的，檔案管理部門將按照本制度的規(guī)定進行處理。七、檔案借閱違規(guī)處理1.警告對于違反檔案借閱規(guī)章制度的行為，檔案管理部門將視情節(jié)輕重給予警告處分。2.罰款對于因違反檔案借閱規(guī)章制度給公司造成損失的，檔案管理部門將根據(jù)損失情況給予相應的罰款處理。3.解除勞動合同對于違反檔案借閱規(guī)章制度情