檔案管理制度細一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映公司/組織各項工作的實際情況，不得篡改、偽造檔案信息。3.完整性原則：全面收集、整理公司/組織在各個工作環(huán)節(jié)形成的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機密的檔案進行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為公司/組織各項工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本公司/組織檔案管理制度。2.負責(zé)公司/組織各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和銷毀等工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理工作效率。4.開展檔案編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為公司/組織決策提供參考依據(jù)。5.對各部門檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動。（二）各部門檔案管理職責(zé)1.負責(zé)本部門在工作中形成的各類檔案的收集、整理和初步立卷，并定期移交公司/組織檔案管理部門。2.明確一名兼職檔案管理人員，負責(zé)本部門檔案管理的日常工作，確保檔案的安全和完整。3.配合公司/組織檔案管理部門做好檔案的鑒定、統(tǒng)計、銷毀等工作，提供檔案利用所需的相關(guān)信息。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備專業(yè)的檔案管理知識和技能，嚴格遵守檔案管理工作紀律。2.認真履行檔案管理崗位職責(zé)，做好檔案的收集、整理、保管、利用等各項工作，確保檔案管理工作的質(zhì)量和效率。3.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，維護公司/組織的利益。4.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司/組織設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件材料，如營業(yè)執(zhí)照、公司章程、組織機構(gòu)代碼證等。2.公司/組織的各類會議文件、記錄、紀要等，包括股東會、董事會、總經(jīng)理辦公會等會議材料。3.公司/組織的工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等文件材料。4.公司/組織的各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、訂單等文件材料。5.公司/組織的財務(wù)文件材料，如會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。6.公司/組織的人力資源文件材料，如員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績效考核文件等。7.公司/組織的技術(shù)文件材料，如研發(fā)項目資料、技術(shù)標準、專利文件等。8.公司/組織的市場營銷文件材料，如市場調(diào)研報告、廣告宣傳資料、客戶信息等。9.公司/組織的行政管理文件材料，如公文、印章管理記錄、辦公用品采購記錄等。10.公司/組織在對外交往中形成的各類文件材料，如接待記錄、合作協(xié)議、往來信函等。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本部門在工作中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。2.檔案收集應(yīng)做到真實、準確、完整，不得遺漏重要文件材料。對于電子文件，應(yīng)同時收集其對應(yīng)的紙質(zhì)文件或其他載體文件。3.各部門兼職檔案管理人員應(yīng)定期對本部門的文件材料進行整理和分類，按照檔案管理部門的要求進行初步立卷，并及時移交公司/組織檔案管理部門。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.按照文件材料的類別、時間順序等進行分類整理，便于查找和利用。3.同一類文件應(yīng)按照重要程度、時間先后等順序排列，確保檔案的系統(tǒng)性和邏輯性。（四）檔案整理方法1.文書檔案：按照年度保管期限機構(gòu)（問題）分類法進行整理。即先將檔案按年度分開，再按保管期限分為永久、長期、短期，然后在每個保管期限內(nèi)按機構(gòu)（問題）進行分類。2.科技檔案：按照項目專業(yè)分類法進行整理。即先將檔案按項目分開，再在每個項目內(nèi)按專業(yè)進行分類，如工程檔案可分為工程前期文件、工程設(shè)計文件、工程施工文件、工程竣工驗收文件等。3.會計檔案：按照會計年度類別分類法進行整理。即先將檔案按會計年度分開，再按憑證、賬簿、報表等類別進行分類。4.電子檔案：按照電子文件的類別、時間順序等進行分類整理，并建立相應(yīng)的電子目錄和索引，便于檢索和利用。四、檔案的保管（一）檔案保管場所1.公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、溫濕度計、防蟲藥品、消防器材等，并定期進行維護和檢查。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用檔案盒、檔案柜等進行分類存放，并建立檔案存放索引，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進行備份，備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應(yīng)建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行分類、編號、存儲、檢索等管理。3.對于重要的實物檔案，如印章、獎杯、證書等，應(yīng)設(shè)立專門的實物檔案庫進行保管，并建立實物檔案登記冊，詳細記錄實物檔案的名稱、數(shù)量、來源、保管情況等信息。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。長期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案，應(yīng)列為長期保管，保管期限為16年至50年。短期保管的檔案：凡是反映公司/組織短期工作活動，在較短時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案，應(yīng)列為短期保管，保管期限為5年以下。2.各部門應(yīng)按照檔案保管期限的規(guī)定，對本部門形成的檔案進行分類整理，并在檔案移交時注明保管期限。檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行鑒定，根據(jù)檔案的實際價值和保管期限的規(guī)定，對檔案的保管期限進行調(diào)整。（四）檔案保管責(zé)任1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)的措施進行處理。2.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守檔案借閱制度，對借閱檔案的人員進行登記，確保檔案的借閱安全。借閱人員不得擅自涂改、偽造、轉(zhuǎn)借、丟失檔案，如有違反，應(yīng)依法追究其責(zé)任。3.檔案管理人員因工作調(diào)動或離職時，應(yīng)辦理檔案交接手續(xù)，將所保管檔案的情況向接替人員詳細交代清楚，并由雙方簽字確認。五、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.公司/組織應(yīng)定期對已超過保管期限的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門的人員組成鑒定小組進行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的實際價值和保管期限的規(guī)定，對檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。鑒定意見應(yīng)包括檔案的名稱、形成時間、保管期限、鑒定情況等內(nèi)容。3.對于仍有保存價值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限，并繼續(xù)進行保管；對于確無保存價值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后進行銷毀。（二）檔案銷毀1.檔案銷毀工作應(yīng)嚴格按照審批程序進行，未經(jīng)批準不得擅自銷毀檔案。檔案銷毀清冊應(yīng)包括檔案的名稱、文號、日期、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容，并由檔案管理部門、財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)人員簽字確認。2.檔案銷毀應(yīng)采用適當?shù)姆绞竭M行，確保檔案信息的徹底銷毀。對于紙質(zhì)檔案，可采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀；對于電子檔案，可采用格式化、刪除等方式進行銷毀。3.檔案銷毀過程應(yīng)進行記錄，記錄內(nèi)容包括檔案銷毀的時間、地點、方式、參與人員等信息，并由記錄人員簽字確認。檔案銷毀記錄應(yīng)與檔案銷毀清冊一并保存。六、檔案的利用（一）檔案利用范圍及方式1.檔案利用范圍包括公司/組織內(nèi)部各部門及員工在工作中查閱、借閱檔案，以及對外提供檔案查閱、復(fù)制等服務(wù)。2.檔案利用方式主要包括現(xiàn)場查閱、借閱、函調(diào)、出具證明等。對于內(nèi)部查閱和借閱，檔案管理人員應(yīng)按照檔案借閱制度的規(guī)定，為利用人員提供必要的服務(wù)；對于對外提供檔案查閱、復(fù)制等服務(wù)，應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并對檔案內(nèi)容進行審核，確保檔案信息的安全。（二）檔案借閱制度1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、文號、日期、用途等信息，并經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案借閱申請表的內(nèi)容，對借閱人員的身份和借閱權(quán)限進行審核，符合條件的予以辦理借閱手續(xù)，并在檔案借閱登記簿上進行登記。檔案借閱登記簿應(yīng)包括借閱日期、借閱人姓名、所在部門、借閱檔案名稱、文號、日期、歸還日期等內(nèi)容。3.借閱人員應(yīng)按照檔案借閱申請表上注明的用途使用檔案，不得擅自涂改、偽造、轉(zhuǎn)借、丟失檔案。如需延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認真核對檔案的數(shù)量、內(nèi)容等情況，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。（三）檔案查閱制度1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、文號、日期、用途等信息，并經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱檔案。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案查閱申請表的內(nèi)容，為查閱人員提供必要的檔案查閱服務(wù)，并在檔案查閱登記簿上進行登記。檔案查閱登記簿應(yīng)包括查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱檔案名稱、文號、日期等內(nèi)容。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。（四）檔案對外提供利用制度1.公司/組織對外提供檔案查閱、復(fù)制等服務(wù)的，應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。如涉及國家機密、商業(yè)秘密等檔案信息，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行管理，不得擅自對外提供。2.對外提供檔案查閱、復(fù)制等服務(wù)時，檔案管理人員應(yīng)認真審核利用單位的介紹信、身份證明等相關(guān)材料，并對檔案內(nèi)容進行審核，確保檔案信息的安全。如需出具證明材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準，并按照規(guī)定的格式和內(nèi)容出具證明。3.對外提供檔案查閱、復(fù)制等服務(wù)后，檔案管理人員應(yīng)及時將相關(guān)情況記錄在檔案利用登記簿上，檔案利用登記簿應(yīng)包括利用單位名稱、利用日期、利用內(nèi)容、利用方式、利用人員等信息。七、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)目標1.建立完善公司/組織檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.通過檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案信息資源的共享，為公司/組織各部門及員工提供便捷的檔案服務(wù)，促進公司/組織各項工作的開展。（二）檔案信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案、電子檔案等各類檔案信息錄入系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案檢索功能：提供多種檢索方式，如按檔案名稱、文號、日期、關(guān)鍵詞等進行檢索，方便用戶快速查找所需檔案信息。3.檔案借閱功能：實現(xiàn)檔案借閱流程的信息化管理，包括借閱申請、審批、登記、歸還等環(huán)節(jié)，提高檔案借閱工作效率和管理水平。4.檔案統(tǒng)計功能：能夠?qū)n案的數(shù)量、類別、保管期限、利用情況等進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.檔案安全管理功能：設(shè)置用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、數(shù)據(jù)加密等功能，確保檔案信息的安全。（三）檔案數(shù)字化處理1.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，將掃描后的圖像文件存儲到檔案信息化管理系統(tǒng)中，并建立相應(yīng)的索引和目錄，便于檢索和利用。2.數(shù)字化掃描應(yīng)保證圖像清晰、完整，符合檔案管理的要求。掃描分辨率應(yīng)根據(jù)檔案內(nèi)容的重要程度和保存期限等因素進行合理設(shè)置，一般不低于200dpi。3.對電子檔案進行規(guī)范化整理，按照檔案信息化管理系統(tǒng)的要求進行分類、編號、存儲等操作，確保電子檔案的準確性和完整性。（四）檔案信息化管理