縣檔案管理制度一、總則（一）目的為加強本縣檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，充分發(fā)揮檔案在本縣各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本縣各級黨政機關(guān)、人民團體、企事業(yè)單位以及其他社會組織的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：本縣各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，由縣檔案行政管理部門統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)全縣檔案工作。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映本縣各項工作的歷史過程和實際情況，確保檔案內(nèi)容的真實性。3.完整性原則：全面收集、整理本縣在各項活動中形成的具有保存價值的文件材料，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案信息不被泄露，維護國家和本縣的安全與利益。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案信息化水平，為檔案利用者提供便捷、高效的服務(wù)。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）縣檔案行政管理部門1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本縣檔案工作的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。2.負責(zé)對本縣各級各類檔案管理機構(gòu)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織開展檔案工作培訓(xùn)和宣傳教育活動。3.組織協(xié)調(diào)本縣重大活動、重點項目檔案的登記、驗收和監(jiān)督指導(dǎo)工作。4.負責(zé)本縣檔案資源的整合、開發(fā)和利用，推進檔案信息化建設(shè)，建立全縣檔案信息共享平臺。5.依法查處違反檔案法律法規(guī)的行為，維護檔案管理秩序。（二）各單位檔案管理部門1.貫徹執(zhí)行國家和本縣有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)、規(guī)章制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，制定本單位檔案管理制度并組織實施。2.負責(zé)收集、整理、保管本單位在各項工作中形成的各類檔案，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。3.對本單位各部門的檔案工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育活動。4.負責(zé)本單位檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定向縣檔案行政管理部門移交到期檔案。5.積極開發(fā)利用本單位檔案資源，為單位各項工作提供檔案信息服務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.反映本縣政治、經(jīng)濟、文化、社會等方面活動的文件材料，包括上級機關(guān)下發(fā)的與本縣工作相關(guān)的文件、本縣制定的政策法規(guī)、工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等。2.本縣各級黨政機關(guān)形成的各類公文、會議記錄、紀(jì)要、簡報、領(lǐng)導(dǎo)講話、調(diào)研報告等文件材料。3.本縣重點項目建設(shè)、重大活動、突發(fā)事件處理過程中形成的文件材料，包括項目申報、審批、實施、驗收等環(huán)節(jié)的文件，活動方案、組織安排、宣傳報道等材料，突發(fā)事件的報告、處置措施、結(jié)果等記錄。4.本縣各企事業(yè)單位在生產(chǎn)經(jīng)營、科研開發(fā)、財務(wù)管理、人事管理等方面形成的文件材料，如合同協(xié)議、產(chǎn)品樣本、科研成果、財務(wù)報表、人事檔案等。5.本縣各類社會組織在開展業(yè)務(wù)活動、組織建設(shè)、會員管理等方面形成的文件材料。6.本縣涉及民生領(lǐng)域的文件材料，如社會保障、醫(yī)療衛(wèi)生、教育、住房等方面的政策文件、辦理記錄、統(tǒng)計數(shù)據(jù)等。7.本縣歷史沿革、行政區(qū)劃調(diào)整、重大事件、重要人物等方面的文件材料和資料。（二）收集要求1.各單位應(yīng)建立健全檔案收集制度，明確檔案收集的責(zé)任部門和責(zé)任人，確保檔案收集工作的及時、準(zhǔn)確。2.檔案形成部門應(yīng)在文件材料形成后及時整理歸檔，不得積壓或拖延。對于重要文件和緊急事項，應(yīng)隨時收集歸檔。3.收集的檔案應(yīng)保持文件材料的原始性和完整性，不得擅自涂改、偽造、損毀或丟失。4.對電子文件的收集，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整、元數(shù)據(jù)齊全，并按照規(guī)定進行存儲和備份。（三）整理方法1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照年度、機構(gòu)（問題）、保管期限等進行分類整理。年度分類以文件形成的自然年度為依據(jù)；機構(gòu)（問題）分類根據(jù)文件內(nèi)容所涉及的機構(gòu)或問題進行劃分；保管期限分類按照檔案的保存價值確定為永久、長期、短期三種。3.對紙質(zhì)檔案進行裝訂、編頁、編目等整理工作，確保檔案的整齊、牢固和便于查閱。4.對電子檔案進行分類存儲，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)電子檔案的快速檢索和利用。四、檔案的保管（一）保管場所1.縣檔案行政管理部門應(yīng)設(shè)立專門的綜合檔案館，配備符合檔案保管要求的庫房、閱覽室、辦公室等設(shè)施，確保檔案保管環(huán)境安全可靠。2.各單位應(yīng)根據(jù)實際情況設(shè)立檔案庫房或檔案專柜，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。（二）保管設(shè)備1.檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案密集架、檔案柜、溫濕度調(diào)控設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等，確保檔案保管條件符合要求。2.對電子檔案的保管，應(yīng)配備服務(wù)器、存儲設(shè)備、備份設(shè)備等，建立電子檔案存儲系統(tǒng)，確保電子檔案的安全存儲和有效利用。（三）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類方案進行存放，排列有序，便于查找和利用。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。3.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。4.做好檔案的防火、防盜、防蟲、防鼠等工作，確保檔案的安全。檔案庫房應(yīng)安裝防火報警裝置、防盜門窗、防蟲防鼠藥品等設(shè)施。5.對電子檔案應(yīng)定期進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、準(zhǔn)確判定檔案價值的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合判斷檔案的保存價值，確定檔案的保管期限。（二）鑒定組織1.縣檔案行政管理部門應(yīng)成立檔案鑒定委員會，負責(zé)對全縣范圍內(nèi)到期檔案的鑒定工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督。2.各單位應(yīng)成立檔案鑒定小組，由單位分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成，負責(zé)本單位檔案的鑒定工作。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組應(yīng)按照檔案保管期限表，對本單位到期檔案進行逐卷審查，分析檔案的現(xiàn)實利用價值和歷史研究價值。2.對于涉及重要事項、重大歷史事件、重要人物等具有長遠保存價值的檔案，應(yīng)延長保管期限；對于已失去保存價值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。3.在鑒定過程中，應(yīng)充分聽取檔案形成部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門的意見，確保鑒定結(jié)果的客觀公正。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，詳細記錄檔案的題名、年度、保管期限、檔號、文號、責(zé)任者、密級等信息。2.檔案銷毀清冊應(yīng)經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)，并報縣檔案行政管理部門備案。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認。4.檔案銷毀后，應(yīng)將檔案銷毀清冊永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。六、檔案的利用與公布（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理利用的原則，確保檔案信息的安全和保密，維護國家和單位的利益。2.檔案利用應(yīng)方便利用者，提高檔案利用效率，為單位各項工作和社會公眾提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。（二）利用方式1.檔案查閱：單位內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。查閱重要檔案或涉及機密的檔案，應(yīng)經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案借閱：外單位人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)縣檔案行政管理部門或本單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過規(guī)定時間，借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、損毀或丟失。3.檔案復(fù)制：利用者因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請表，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，按照規(guī)定進行復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進行詳細記錄，包括利用者姓名、單位、利用時間、利用目的、檔案題名、檔號、查閱或借閱期限、歸還情況等信息。2.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，便于查詢和統(tǒng)計分析。（四）檔案公布1.檔案公布應(yīng)遵循國家有關(guān)法律法規(guī)和保密規(guī)定，確保檔案信息的安全和保密。2.縣檔案行政管理部門或各單位有權(quán)依法公布屬于自己保管的檔案，但涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，不得擅自公布。3.檔案公布的形式包括通過網(wǎng)站、出版物、展覽、媒體報道等方式向社會公開檔案信息，也可根據(jù)利用者的需求提供檔案復(fù)印件或電子文檔等。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.建立全縣統(tǒng)一的檔案信息化管理平臺，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、網(wǎng)絡(luò)化傳輸、智能化檢索和高效利用。2.推進檔案資源的整合與共享，打破信息壁壘，提高檔案信息的服務(wù)效能，為全縣經(jīng)濟社會發(fā)展提供有力的檔案信息支持。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對本縣各類檔案進行全面數(shù)字化處理，包括紙質(zhì)檔案的掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)檔案管理軟件，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。3.檔案信息資源整合：整合全縣各級各類檔案信息資源，建立檔案信息共享平臺，實現(xiàn)檔案信息的互聯(lián)互通和共享利用。4.檔案安全保障體系建設(shè)：建立健全檔案信息化安全保障體系，包括網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全、系統(tǒng)安全等方面的防護措施，確保檔案信息的安全保密。（三）實施步驟1.規(guī)劃階段：制定本縣檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施，為檔案信息化建設(shè)提供指導(dǎo)。2.試點階段：選擇部分單位進行檔案信息化建設(shè)試點，探索經(jīng)驗，總結(jié)做法，為全面推進檔案信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。3.全面推進階段：在全縣范圍內(nèi)全面推進檔案信息化建設(shè)，按照建設(shè)內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)要求，逐步完成檔案數(shù)字化、檔案管理系統(tǒng)建設(shè)、檔案信息資源整合等工作。4.完善提升階段：對檔案信息化建設(shè)進行總結(jié)評估，不斷完善檔案信息化管理平臺和安全保障體系，提升檔案信息化建設(shè)水平。（四）管理要求1.加強檔案信息化人才隊伍建設(shè)，培養(yǎng)一批既懂檔案業(yè)務(wù)又懂信息技術(shù)的復(fù)合型人才，為檔案信息化建設(shè)提供人才保障。2.建立健全檔案信息化管理制度，規(guī)范檔案數(shù)字化工作流程、檔案管理系統(tǒng)操作規(guī)范、檔案信息資源共享規(guī)則等，確保檔案信息化建設(shè)工作的規(guī)范有序開展。3.定期對檔案信息化設(shè)備和系統(tǒng)進行維護和更新，確保設(shè)備運行正常、系統(tǒng)安全穩(wěn)定。加強對檔案信息數(shù)據(jù)的備份和存儲管理，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體1.縣檔案行政管理部門負責(zé)對本縣各級各類檔案管理機構(gòu)的檔案工作進行監(jiān)督檢查。2.各單位應(yīng)加強對本單位檔案管理工作的內(nèi)部監(jiān)督檢查，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的建立和執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等環(huán)節(jié)的工作流程和操作規(guī)范。2.檔案管理機構(gòu)的設(shè)置和人員配備情況，檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。3.檔案庫房的建設(shè)和保管條件，檔案保管設(shè)備的配備和使用情況。4.檔案信息化建設(shè)情況，包括檔案數(shù)字化工作進展、檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用、檔案信息資源整合等方面。5.檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全情況，檔案利用服務(wù)質(zhì)量和效果。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：縣檔案行政管理部門每年組織一次全縣檔案工作年度檢查，對各單位檔案工作進行全面檢查評估。各單位應(yīng)定期開展內(nèi)部檔案工作自查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。2.專項檢查：根據(jù)工作需要，縣檔案行政管理部門可針對檔案工作中的重點、難點問題或特定領(lǐng)域開展專項檢查，深入了解相關(guān)情況，推動工作落實。3.日常監(jiān)督：縣檔案行政管理部門和各單位檔案管理部門應(yīng)加強對檔案工作的日常監(jiān)督，通過現(xiàn)場查看、查閱資料、聽取匯報等方式，及時發(fā)現(xiàn)和糾正檔案管理工作中的不規(guī)范行為。