雙百檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司/組織的各項工作和活動，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集公司/組織在各個方面形成的檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機密的檔案進行保密管理。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定檔案管理制度：根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織實際情況，制定和完善檔案管理制度。2.檔案收集與整理：負(fù)責(zé)收集、整理公司/組織各部門形成的各類檔案，確保檔案的齊全、完整。3.檔案保管：建立檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，對檔案進行妥善保管，確保檔案的安全。4.檔案利用：負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱等利用工作，為公司/組織各項工作提供服務(wù)。5.檔案鑒定與銷毀：定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀。6.檔案信息化建設(shè)：推進檔案信息化管理，建立檔案信息系統(tǒng)，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。7.業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)：對公司/組織各部門的檔案管理工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，提高檔案管理水平。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司/組織的行政管理、黨群工作、人力資源、財務(wù)審計等方面的檔案。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)范圍，分為市場營銷、生產(chǎn)管理、技術(shù)研發(fā)、質(zhì)量管理、物資采購等各類業(yè)務(wù)檔案。3.項目檔案：針對公司/組織的各類項目，建立項目檔案，包括項目立項、可行性研究、設(shè)計、施工、驗收等全過程的檔案。4.聲像檔案：包括照片、錄音、錄像等聲像資料。5.電子檔案：以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類檔案。（二）檔案編號1.編號原則：檔案編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則，便于檔案管理和查找。2.編號方法：根據(jù)檔案分類，采用層次編碼法進行編號。例如，行政檔案編號為“XZ001……”，業(yè)務(wù)檔案編號為“YW001……”，項目檔案編號為“XM001……”等。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.收集范圍：明確各部門應(yīng)收集的檔案種類和內(nèi)容，并規(guī)定收集時間。2.收集要求：各部門應(yīng)按照檔案管理部門的要求及時收集本部門形成的檔案，并確保檔案的質(zhì)量。（二）檔案整理1.整理原則：遵循檔案形成規(guī)律，保持檔案之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。2.整理方法：按照檔案分類，對收集到的檔案進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作。五、檔案保管（一）庫房建設(shè)與管理1.庫房選址：選擇安全、干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲的地點建設(shè)檔案庫房。2.庫房設(shè)施：配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備等。3.庫房管理：建立庫房管理制度，定期對庫房進行檢查和維護，確保檔案安全。（二）檔案保管期限與鑒定1.保管期限劃分：根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，將檔案保管期限劃分為永久、長期和短期。2.檔案鑒定：定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限和是否需要銷毀。鑒定工作由檔案管理部門組織，相關(guān)部門人員參加。（三）檔案銷毀1.銷毀程序：對已失去保存價值的檔案，填寫檔案銷毀清冊，經(jīng)審批后進行銷毀。銷毀工作應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，并在監(jiān)銷人員的監(jiān)督下進行。2.銷毀記錄：對檔案銷毀情況進行記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等，保存?zhèn)洳椤Ａ?、檔案利用（一）利用范圍公司/組織內(nèi)部人員因工作需要可查閱、借閱檔案；外部單位因工作需要查閱檔案，需經(jīng)公司/組織相關(guān)部門批準(zhǔn)，并辦理查閱手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.查閱手續(xù)：查閱檔案應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時間等，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.借閱手續(xù)：借閱檔案應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱期限、歸還時間等，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。（三）利用限制1.涉及公司/組織機密的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱、借閱。2.檔案利用應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的保密規(guī)定。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）檔案數(shù)字化1.數(shù)字化范圍：對公司/組織重要的檔案進行數(shù)字化處理，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作。2.數(shù)字化質(zhì)量要求：確保數(shù)字化檔案的圖像清晰、完整，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。（三）檔案信息系統(tǒng)建設(shè)1.系統(tǒng)功能：檔案信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等功能，實現(xiàn)檔案管理的全過程信息化。2.系統(tǒng)安全：加強檔案信息系統(tǒng)的安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息安全。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查檔案管理部門定期對公司/組織各部門的檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）考核評價建立檔案管理工作考核