檔案工作規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案工作，提高檔案管理水平，有效地保護(hù)和利用檔案，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司各部門(mén)及全體員工。（三）檔案定義本公司檔案是指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于開(kāi)發(fā)利用。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)公司設(shè)立綜合檔案室，負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理公司檔案。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。2.做好檔案的安全保管，定期檢查檔案保管狀況，采取有效措施防治蟲(chóng)蛀、鼠咬、防潮、防火、防盜等。3.積極開(kāi)展檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，為公司各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、查閱制度，做好借閱登記和催還工作。5.負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。6.按照有關(guān)規(guī)定，定期向有關(guān)部門(mén)移交檔案。（三）各部門(mén)兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作。2.定期將整理好的檔案移交公司綜合檔案室。3.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查閱、借閱等工作。三、檔案的收集與歸檔（一）文件材料的形成與積累1.公司各部門(mén)在工作活動(dòng)中應(yīng)按照檔案管理的要求，及時(shí)形成和積累各種文件材料，并指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)收集。2.文件材料應(yīng)字跡清晰、簽署完備、格式規(guī)范，采用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料。（二）歸檔范圍1.反映公司行政管理、黨群工作、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理等活動(dòng)的文件材料。2.公司在基本建設(shè)、科研項(xiàng)目、設(shè)備儀器等方面形成的文件材料。3.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書(shū)等文件材料。4.公司員工的人事檔案、工資檔案等。5.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（三）歸檔時(shí)間1.當(dāng)年形成的文件材料，在次年上半年由各部門(mén)兼職檔案員整理歸檔完畢，并移交公司綜合檔案室。2.跨年度的項(xiàng)目文件材料，在項(xiàng)目結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)歸檔。（四）歸檔要求1.歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，按照規(guī)定的分類(lèi)方案和編號(hào)方法進(jìn)行整理編目。2.歸檔的文件材料應(yīng)一式兩份，一份原件歸檔，一份副本留存部門(mén)供日常查閱使用。四、檔案的整理與分類(lèi)（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類(lèi)方法1.采用年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）保管期限分類(lèi)法。2.年度：按照文件形成的年度進(jìn)行劃分。3.機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）：按照公司內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)或問(wèn)題性質(zhì)進(jìn)行分類(lèi)。4.保管期限：根據(jù)文件的重要程度和保存價(jià)值，劃分為永久、長(zhǎng)期、短期三種保管期限。（三）編號(hào)方法1.檔案編號(hào)采用“全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)件號(hào)”的結(jié)構(gòu)。2.全宗號(hào)：暫定為[公司全宗號(hào)]。3.目錄號(hào)：根據(jù)分類(lèi)方案，每一類(lèi)別編一個(gè)目錄號(hào)。4.案卷號(hào)：每一卷檔案編一個(gè)案卷號(hào)。5.件號(hào)：每卷內(nèi)的文件按順序編件號(hào)。（四）裝訂要求1.歸檔文件應(yīng)按件裝訂，采用線裝或縫紉機(jī)軋邊等方式，確保文件整齊牢固。2.裝訂時(shí)應(yīng)去除文件上的金屬物，對(duì)破損的文件進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。五、檔案的保管與保護(hù)（一）保管條件1.綜合檔案室應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防塵、防光、防污染等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在[具體溫度范圍]，濕度控制在[具體濕度范圍]。（二）檔案裝具1.采用符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放整齊有序。2.檔案裝具應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，如有損壞及時(shí)更換。（三）檔案清點(diǎn)與檢查1.每年對(duì)檔案進(jìn)行一次全面清點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、編號(hào)、保管期限等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。2.定期對(duì)檔案保管狀況進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查檔案的完整性、安全性，發(fā)現(xiàn)破損、變質(zhì)等情況及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（四）檔案的銷(xiāo)毀1.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，由綜合檔案室提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)指定專(zhuān)人監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底。3.監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字，并將銷(xiāo)毀情況報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。六、檔案的利用與借閱（一）利用方式1.檔案利用方式包括查閱、借閱、出具證明等。2.公司員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。（二）借閱規(guī)定1.借閱檔案應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱登記表》，注明借閱檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、期限等。2.檔案一般不外借，特殊情況需外借的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并限期歸還。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、摘錄、銷(xiāo)毀檔案。4.借閱期限一般不超過(guò)[具體期限]，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）出具證明1.因工作需要出具檔案證明的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案證明申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，由綜合檔案室核實(shí)檔案內(nèi)容后出具證明。2.檔案證明應(yīng)加蓋公司檔案專(zhuān)用章。七,電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.公司各部門(mén)應(yīng)及時(shí)將形成的電子文件收集齊全，并按照檔案管理要求進(jìn)行整理。2.電子文件應(yīng)采用通用格式存儲(chǔ)，確保其可讀性和可利用性。（二）電子檔案的存儲(chǔ)與備份1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。2.備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。（三）電子檔案的利用與管理1.利用電子檔案應(yīng)按照