我國(guó)古代檔案制度一、總則（一）目的我國(guó)古代檔案制度的建立與發(fā)展，旨在確保各類(lèi)信息的有效記錄、保存與傳承，為國(guó)家治理、社會(huì)發(fā)展以及文化傳承提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。通過(guò)規(guī)范檔案的形成、管理與利用，保障檔案的真實(shí)性、完整性和系統(tǒng)性，使其能夠準(zhǔn)確反映歷史事實(shí)，為后世研究、決策以及社會(huì)秩序的維護(hù)發(fā)揮重要作用。（二）適用范圍本制度適用于我國(guó)古代各個(gè)歷史時(shí)期涉及檔案管理的各類(lèi)機(jī)構(gòu)與活動(dòng)，包括但不限于中央及地方各級(jí)政府部門(mén)、皇室宮廷、寺廟道觀、民間家族等所產(chǎn)生和保存的檔案。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)記錄當(dāng)時(shí)的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、社會(huì)等各方面情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案內(nèi)容。2.完整性原則：力求全面收集、整理與保存各類(lèi)相關(guān)信息，確保檔案涵蓋的范圍廣泛，不遺漏重要事項(xiàng)。3.系統(tǒng)性原則：對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、編目與整理，使其條理清晰，便于查找與利用。4.保密性原則：對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密、皇室隱私等重要檔案，采取嚴(yán)格的保密措施，防止信息泄露。5.傳承性原則：注重檔案的傳承與延續(xù)，通過(guò)多種方式確保檔案能夠在不同歷史時(shí)期得以妥善保存和傳遞。二、檔案的形成（一）來(lái)源1.官方政務(wù)活動(dòng)：各級(jí)政府部門(mén)在處理日常政務(wù)、頒布法令、實(shí)施政策、進(jìn)行行政管理等過(guò)程中形成的文件、文書(shū)等，如詔令、奏章、公文往來(lái)等。2.皇室宮廷事務(wù)：皇室的起居、禮儀、祭祀、決策等活動(dòng)產(chǎn)生的記錄，包括皇帝的詔書(shū)、宮廷檔案、皇室族譜等。3.軍事活動(dòng)：戰(zhàn)爭(zhēng)、邊防防御、軍隊(duì)建設(shè)等軍事行動(dòng)中形成的軍事文書(shū)、戰(zhàn)報(bào)、兵籍等。4.文化教育活動(dòng)：學(xué)校教育、學(xué)術(shù)研究、文化創(chuàng)作等方面產(chǎn)生的檔案，如學(xué)規(guī)、教案、文人著作手稿等。5.民間社會(huì)活動(dòng)：民間家族的族譜、契約、書(shū)信、商業(yè)賬簿等，反映了民間社會(huì)的經(jīng)濟(jì)、生活、家族傳承等情況。（二）形成規(guī)范1.書(shū)寫(xiě)材料與格式：根據(jù)不同歷史時(shí)期的條件，檔案書(shū)寫(xiě)材料多樣，如竹簡(jiǎn)、絲綢、紙張等。書(shū)寫(xiě)格式也有相應(yīng)規(guī)范，如公文的抬頭格式、字體要求、行文規(guī)范等，以體現(xiàn)文件的嚴(yán)肅性與規(guī)范性。2.記錄內(nèi)容要求：檔案記錄應(yīng)準(zhǔn)確、清晰、完整，詳細(xì)記載事件的時(shí)間、地點(diǎn)、人物、經(jīng)過(guò)、結(jié)果等要素，確保能夠真實(shí)反映事實(shí)全貌。3.簽署與蓋章：重要文件通常需要相關(guān)負(fù)責(zé)人簽署或加蓋印章，以明確責(zé)任和保證文件的真實(shí)性與有效性。三、檔案的收集與整理（一）收集1.定期收集：各級(jí)機(jī)構(gòu)按照規(guī)定的時(shí)間周期，如每月、每季、每年等，對(duì)本部門(mén)產(chǎn)生的檔案進(jìn)行收集匯總，確保檔案不遺漏。2.專(zhuān)人負(fù)責(zé)：設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的收集工作，明確其職責(zé)與工作流程，保證收集工作的有序進(jìn)行。3.征集與捐贈(zèng)：對(duì)于一些民間珍貴檔案或散失在社會(huì)上的重要檔案，通過(guò)征集、捐贈(zèng)等方式進(jìn)行收集，豐富檔案資源。（二）整理1.分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素進(jìn)行分類(lèi)。常見(jiàn)的分類(lèi)方法包括按朝代分類(lèi)、按機(jī)構(gòu)職能分類(lèi)、按文種分類(lèi)等。例如，可將檔案分為政治類(lèi)、經(jīng)濟(jì)類(lèi)、文化類(lèi)、軍事類(lèi)等大類(lèi)，再在大類(lèi)下細(xì)分小類(lèi)。2.編目：為整理后的檔案編制詳細(xì)的目錄，記錄檔案的編號(hào)、名稱(chēng)、日期、來(lái)源、保管期限等信息，方便查找與管理。3.裝訂與編冊(cè)：對(duì)零散的檔案進(jìn)行裝訂成冊(cè)，確保檔案的完整性和穩(wěn)定性。同時(shí)，按照一定的順序進(jìn)行編號(hào)，形成有序的檔案集合。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.官方檔案庫(kù)：中央和地方政府設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)，如金匱石室等，用于存放重要的官方檔案。這些檔案庫(kù)通常選址在地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、安全隱蔽的地方，以確保檔案的安全保存。2.皇室檔案庫(kù)：皇室宮廷設(shè)有專(zhuān)門(mén)的檔案保管場(chǎng)所，如皇史宬等，負(fù)責(zé)保管皇室的各類(lèi)檔案，其建筑設(shè)計(jì)和安全防范措施更為嚴(yán)格。3.寺廟道觀檔案庫(kù)：寺廟道觀的檔案一般保存在藏經(jīng)樓或?qū)ｉT(mén)的庫(kù)房中，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理，注重防火、防潮、防蟲(chóng)等保護(hù)措施。4.民間家族檔案保管：民間家族通常將族譜、契約等重要檔案存放在家族祠堂或?qū)ｉT(mén)的庫(kù)房中，由家族長(zhǎng)輩或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)保管，傳承家族歷史。（二）保管措施1.防火：檔案庫(kù)內(nèi)嚴(yán)禁煙火，配備防火設(shè)備，如滅火器、消防水缸等，并制定嚴(yán)格的防火制度，定期進(jìn)行防火檢查。防潮：采取防潮措施，如保持庫(kù)房干燥通風(fēng)，使用防潮材料建造庫(kù)房，對(duì)檔案進(jìn)行防潮包裝等，防止檔案受潮發(fā)霉。防蟲(chóng)：采用防蟲(chóng)藥物、放置驅(qū)蟲(chóng)物品等方式防止蟲(chóng)害對(duì)檔案的破壞，定期檢查檔案是否有蟲(chóng)蛀跡象。防盜：加強(qiáng)檔案庫(kù)的安全保衛(wèi)工作，設(shè)置門(mén)禁系統(tǒng)，安排專(zhuān)人值守，安裝防盜設(shè)備，如監(jiān)控?cái)z像頭、報(bào)警器等，防止檔案被盜。防自然災(zāi)害：對(duì)檔案庫(kù)進(jìn)行加固，抵御地震、洪水等自然災(zāi)害的影響。同時(shí)，制定應(yīng)急預(yù)案，在災(zāi)害發(fā)生時(shí)能夠及時(shí)采取措施保護(hù)檔案。五、檔案的利用（一）利用范圍1.政務(wù)決策：各級(jí)政府官員在制定政策、處理政務(wù)時(shí)，可查閱相關(guān)檔案，了解歷史情況和以往經(jīng)驗(yàn)，為決策提供參考依據(jù)。2.歷史研究：學(xué)者、專(zhuān)家等進(jìn)行歷史研究時(shí)，可利用檔案資料深入了解古代社會(huì)的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、軍事等方面的發(fā)展脈絡(luò)，挖掘歷史真相。3.文化傳承：檔案中的文化遺產(chǎn)，如文學(xué)作品、藝術(shù)創(chuàng)作、傳統(tǒng)技藝等記錄，有助于傳承和弘揚(yáng)我國(guó)古代優(yōu)秀文化。家族延續(xù)：民間家族通過(guò)查閱族譜等檔案，了解家族歷史、傳承家族文化、明確家族成員關(guān)系，促進(jìn)家族的延續(xù)與發(fā)展。（二）利用程序1.申請(qǐng)：利用者需向檔案管理部門(mén)提出利用申請(qǐng)，說(shuō)明利用目的和所需檔案內(nèi)容。2.審批：檔案管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，根據(jù)檔案的保密級(jí)別、利用目的等因素決定是否批準(zhǔn)申請(qǐng)，并告知利用者利用的時(shí)間、地點(diǎn)、方式等要求。3.查閱：利用者在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)，按照檔案管理部門(mén)的要求查閱檔案。查閱過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，確保檔案的安全與完整，防止損壞、丟失或擅自涂改檔案。4.復(fù)制與摘錄：如需復(fù)制或摘錄檔案內(nèi)容，利用者應(yīng)向檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。復(fù)制件或摘錄件應(yīng)注明出處，并與原件核對(duì)無(wú)誤。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定1.鑒定標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)意義、保存狀況等因素制定鑒定標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于具有重要?dú)v史價(jià)值、反映社會(huì)發(fā)展關(guān)鍵階段、涉及重大歷史事件等的檔案，應(yīng)予以重點(diǎn)保存；對(duì)于價(jià)值不大、重復(fù)或已失去保存意義的檔案，可考慮進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.鑒定組織：成立專(zhuān)門(mén)的數(shù)據(jù)鑒定小組，成員包括檔案管理專(zhuān)家、歷史學(xué)家、相關(guān)領(lǐng)域?qū)W者等，對(duì)檔案進(jìn)行綜合評(píng)估和鑒定。（二）銷(xiāo)毀1.銷(xiāo)毀程序：經(jīng)鑒定需要銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)編制銷(xiāo)毀清單，詳細(xì)記錄檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、來(lái)源等信息。銷(xiāo)毀清單需經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀操作。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)在檔案管理部門(mén)的監(jiān)督下進(jìn)行，確保檔案徹底銷(xiāo)毀，防止信息殘留。2.銷(xiāo)毀方式：根據(jù)檔案的載體和數(shù)量，選擇合適的銷(xiāo)毀方式，如焚燒、粉碎、電子數(shù)據(jù)擦除等，確保銷(xiāo)毀效果。七、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案收集與整理職責(zé)1.按照規(guī)定的時(shí)間和要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地收集本機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的各類(lèi)檔案，確保檔案不遺漏。2.對(duì)收集到的檔案進(jìn)行初步整理，檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)、編目，為進(jìn)一步整理和保管做好準(zhǔn)備。（二）檔案保管職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)的日常管理，保持庫(kù)房的整潔、干燥、通風(fēng)，定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案安全。2.嚴(yán)格執(zhí)行檔案保管的各項(xiàng)措施，如防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。3.對(duì)檔案的出入庫(kù)進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄檔案的借閱、歸還情況，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、流向清晰。（三）檔案利用服務(wù)職責(zé)1.受理利用者的檔案利用申請(qǐng)，按照規(guī)定程序進(jìn)行審核和審批，為利用者提供必要的幫助和指導(dǎo)。2.在利用者查閱檔案期間，在場(chǎng)監(jiān)督，確保檔案的安全與完整，并解答利用者的相關(guān)疑問(wèn)。3.根據(jù)利用者的需求，提供檔案的復(fù)制、摘錄等服務(wù)，保證復(fù)制件和摘錄件的質(zhì)量和準(zhǔn)確性。（四）檔案鑒定與銷(xiāo)毀職責(zé)1.參與檔案鑒定工作，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行評(píng)估，提出鑒定意見(jiàn)。2.協(xié)助編制銷(xiāo)毀清單，對(duì)經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行監(jiān)督銷(xiāo)毀，確保銷(xiāo)毀工作符合規(guī)定要求。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制1.建立檔案管理部門(mén)內(nèi)部的監(jiān)督制度，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行自查，檢查檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)是否符合制度要求，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。2.設(shè)立內(nèi)部監(jiān)督崗位或指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督工作，對(duì)檔案管理人員的工作進(jìn)行日常監(jiān)督，確保各項(xiàng)職責(zé)得到有效履行。（二）上級(jí)部門(mén)檢查1.上級(jí)檔案管理部門(mén)定期對(duì)下級(jí)機(jī)構(gòu)的檔案管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案制度的執(zhí)行情況、檔案的質(zhì)量、保管條件、利用服務(wù)等方面。2.根據(jù)檢查結(jié)果，對(duì)存在問(wèn)題的機(jī)構(gòu)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況，促進(jìn)檔案管理工作水平的整體提升。（三）社會(huì)監(jiān)督與評(píng)估1.鼓勵(lì)社會(huì)公眾對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督，接受社會(huì)各界的意見(jiàn)和建議，不斷改進(jìn)檔案管理工作。2