檔案室門禁制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案室的安全管理，確保檔案資料的完整性、保密性和安全性，防止檔案資料的丟失、損壞、篡改以及未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)，特制定本門禁制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有有權(quán)限進(jìn)入檔案室的人員，包括檔案管理人員、因工作需要查閱檔案的公司員工以及經(jīng)授權(quán)的外部人員。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案資料的安全放在首位，采取有效措施防范各類安全風(fēng)險(xiǎn)。2.授權(quán)訪問(wèn)原則：只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能進(jìn)入檔案室，嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)人員擅自進(jìn)入。3.責(zé)任追究原則：對(duì)于違反門禁制度的行為，將依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。二、門禁管理規(guī)定（一）門禁系統(tǒng)設(shè)置1.檔案室安裝先進(jìn)的門禁系統(tǒng)，包括門禁讀卡器、門鎖、監(jiān)控?cái)z像頭等設(shè)備，確保門禁系統(tǒng)的正常運(yùn)行和安全性。2.門禁系統(tǒng)應(yīng)具備多種識(shí)別方式，如密碼、指紋、刷卡等，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行合理配置。（二）門禁卡管理1.為每位有權(quán)限進(jìn)入檔案室的人員發(fā)放唯一的門禁卡，門禁卡應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人。2.門禁卡如有遺失、損壞或被盜，持卡人應(yīng)立即向檔案管理部門報(bào)告，并申請(qǐng)補(bǔ)辦。在補(bǔ)辦期間，如需進(jìn)入檔案室，可由檔案管理部門臨時(shí)開具通行證明。3.離職人員在辦理離職手續(xù)時(shí)，應(yīng)將門禁卡交回檔案管理部門注銷。（三）人員進(jìn)出管理1.檔案管理人員憑本人門禁卡正常進(jìn)出檔案室。2.公司員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)提前向檔案管理部門提交查閱申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后，憑本人門禁卡和查閱申請(qǐng)單進(jìn)入檔案室。查閱申請(qǐng)單應(yīng)注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。3.外部人員因特殊原因需要進(jìn)入檔案室，必須提前經(jīng)過(guò)公司相關(guān)部門的審批，并由檔案管理部門安排專人陪同。外部人員進(jìn)入檔案室時(shí)，應(yīng)登記姓名、單位、事由、進(jìn)入時(shí)間、離開時(shí)間等信息，并佩戴臨時(shí)門禁標(biāo)識(shí)。4.所有人員進(jìn)入檔案室時(shí)，應(yīng)主動(dòng)出示門禁卡或相關(guān)證明，接受門禁系統(tǒng)的驗(yàn)證和檔案管理人員的檢查。嚴(yán)禁冒用他人門禁卡或使用無(wú)效證件進(jìn)入檔案室。5.人員離開檔案室時(shí)，應(yīng)隨手關(guān)門，確保檔案室的安全。（四）門禁系統(tǒng)使用時(shí)間門禁系統(tǒng)的使用時(shí)間為正常工作日的工作時(shí)間，如有特殊情況需要在非工作時(shí)間進(jìn)入檔案室，必須提前向檔案管理部門申請(qǐng)，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)入。三、檔案查閱與借閱管理（一）檔案查閱1.公司員工查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門審批。2.檔案管理部門收到查閱申請(qǐng)后，應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，對(duì)于符合規(guī)定的申請(qǐng)，予以批準(zhǔn)，并安排專人協(xié)助查閱。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員指定的區(qū)域內(nèi)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。4.查閱完畢后，應(yīng)將檔案歸還原位，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）檔案借閱1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.檔案借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門申請(qǐng)，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。3.借閱檔案時(shí)，應(yīng)向檔案管理人員當(dāng)面點(diǎn)清檔案數(shù)量和內(nèi)容，并在《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。借閱人員應(yīng)對(duì)所借閱的檔案妥善保管，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、丟失或損壞。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性，并在《檔案借閱登記表》上注明歸還時(shí)間。檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)歸還檔案的數(shù)量和內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向借閱人員查詢。四、檔案室安全管理（一）安全檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案室進(jìn)行安全檢查，包括門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備、消防設(shè)施、防盜設(shè)施等的檢查，確保各項(xiàng)安全設(shè)施的正常運(yùn)行。2.安全檢查應(yīng)做好記錄，對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行整改，并跟蹤整改情況，確保問(wèn)題得到徹底解決。（二）消防安全管理1.檔案室應(yīng)配備必要的消防設(shè)施，如滅火器、消火栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保消防設(shè)施的有效性。2.檔案室嚴(yán)禁存放易燃易爆物品，嚴(yán)禁在檔案室吸煙和使用明火。3.檔案管理人員應(yīng)熟悉消防安全知識(shí)，掌握消防器材的使用方法，如發(fā)生火災(zāi)事故，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行撲救，并及時(shí)報(bào)告公司相關(guān)部門。（三）防盜管理1.檔案室門窗應(yīng)安裝防盜設(shè)施，如防盜網(wǎng)、防盜門等，確保檔案室的安全。2.在非工作時(shí)間，檔案室應(yīng)關(guān)閉所有門窗，并設(shè)置專人進(jìn)行巡查，防止發(fā)生盜竊事件。3.如發(fā)現(xiàn)檔案室有異常情況或被盜跡象，應(yīng)立即報(bào)告公司相關(guān)部門，并保護(hù)好現(xiàn)場(chǎng)，配合有關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司安全管理部門負(fù)責(zé)對(duì)檔案室門禁制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期或不定期對(duì)檔案室進(jìn)行抽查，確保門禁制度的有效實(shí)施。2.檔案管理部門應(yīng)積極配合安全管理部門的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。（二）考核與獎(jiǎng)懲1.對(duì)于嚴(yán)格遵守門禁制度，在檔案安全管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人，公司將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.對(duì)于違反門禁制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款等處罰；對(duì)于因違反門禁制度導(dǎo)致檔案資料丟失、損壞、泄露等嚴(yán)重后果的，將依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。六