檔案利用授權(quán)制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織檔案利用行為，保障檔案信息安全，維護(hù)公司/組織合法權(quán)益，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本檔案利用授權(quán)制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)以及所有涉及檔案利用的人員，包括但不限于員工、合作伙伴、外部審計(jì)機(jī)構(gòu)等。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：檔案利用活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案信息的合法使用。2.安全保密原則：在檔案利用過(guò)程中，要采取有效措施保障檔案信息安全，防止信息泄露、篡改或丟失。3.授權(quán)審批原則：任何單位或個(gè)人利用檔案，必須經(jīng)過(guò)授權(quán)審批，未經(jīng)授權(quán)不得擅自查閱、借閱、復(fù)制檔案。4.合理利用原則：檔案利用應(yīng)基于合理目的，不得用于非法或損害公司/組織利益的活動(dòng)。二、檔案利用授權(quán)范圍（一）內(nèi)部利用1.員工查閱：?jiǎn)T工因工作需要查閱本人檔案或與工作相關(guān)的其他檔案，可向檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)審批后進(jìn)行查閱。2.部門(mén)借閱：部門(mén)因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人及檔案管理部門(mén)審批后辦理借閱手續(xù)。3.跨部門(mén)協(xié)作：不同部門(mén)之間因工作協(xié)作需要利用檔案，由協(xié)作雙方共同提出申請(qǐng)，明確利用目的和范圍，經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人及檔案管理部門(mén)審批后進(jìn)行利用。（二）外部利用1.合作伙伴查閱：合作伙伴因合作項(xiàng)目需要查閱公司/組織相關(guān)檔案，應(yīng)向公司/組織提出書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明查閱目的、范圍及期限等，經(jīng)公司/組織相關(guān)部門(mén)審核及檔案管理部門(mén)審批后，在指定地點(diǎn)查閱。2.審計(jì)、檢查機(jī)構(gòu)查閱：審計(jì)、檢查機(jī)構(gòu)因履行職責(zé)需要查閱公司/組織檔案，應(yīng)出具相關(guān)證明文件，經(jīng)公司/組織同意后，按照規(guī)定程序進(jìn)行查閱。查閱過(guò)程中，檔案管理部門(mén)應(yīng)安排專(zhuān)人陪同，確保檔案安全。3.司法機(jī)關(guān)查閱：司法機(jī)關(guān)因辦案需要查閱公司/組織檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書(shū)，經(jīng)公司/組織審核同意后，按照法律程序辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門(mén)應(yīng)積極配合司法機(jī)關(guān)工作，提供必要的協(xié)助。三、授權(quán)審批流程（一）申請(qǐng)1.內(nèi)部利用申請(qǐng)：?jiǎn)T工或部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)檔案利用申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明利用目的、檔案名稱(chēng)、利用期限等信息，并簽字確認(rèn)。申請(qǐng)表應(yīng)提交至檔案管理部門(mén)。2.外部利用申請(qǐng)：合作伙伴、審計(jì)檢查機(jī)構(gòu)、司法機(jī)關(guān)等外部單位應(yīng)提交書(shū)面申請(qǐng)，加蓋單位公章，注明利用目的、范圍、期限等內(nèi)容，并提交相關(guān)證明文件。申請(qǐng)應(yīng)通過(guò)公司/組織指定的渠道提交至檔案管理部門(mén)。（二）初審檔案管理部門(mén)收到申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行初步審核，重點(diǎn)審核申請(qǐng)目的是否合理、利用范圍是否明確、利用期限是否適當(dāng)?shù)?。如申?qǐng)內(nèi)容不符合要求，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)與申請(qǐng)人溝通，要求其補(bǔ)充或修改申請(qǐng)。（三）審批1.內(nèi)部利用審批：初審?fù)ㄟ^(guò)后，檔案利用申請(qǐng)表應(yīng)依次提交至相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。審批人應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，結(jié)合工作實(shí)際情況，簽署審批意見(jiàn)。如涉及重要檔案或敏感信息的利用，應(yīng)報(bào)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批。2.外部利用審批：對(duì)于外部單位的申請(qǐng)，檔案管理部門(mén)初審?fù)ㄟ^(guò)后，應(yīng)提交至公司/組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行審核，業(yè)務(wù)部門(mén)審核通過(guò)后，再報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。如涉及重大事項(xiàng)或法律風(fēng)險(xiǎn)的外部利用申請(qǐng)，應(yīng)提交公司/組織領(lǐng)導(dǎo)班子會(huì)議審議。（四）反饋審批結(jié)果應(yīng)及時(shí)反饋給申請(qǐng)人。如申請(qǐng)獲得批準(zhǔn)，檔案管理部門(mén)應(yīng)告知申請(qǐng)人辦理相關(guān)利用手續(xù)的具體流程和要求；如申請(qǐng)未獲批準(zhǔn)，應(yīng)向申請(qǐng)人說(shuō)明原因。四、檔案利用方式及要求（一）查閱1.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出指定場(chǎng)所。2.查閱人員應(yīng)遵守檔案管理部門(mén)的相關(guān)規(guī)定，保持安靜，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。3.如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)印。復(fù)印后的檔案材料應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤，并加蓋檔案管理部門(mén)印章。（二）借閱1.借閱檔案應(yīng)辦理借閱手續(xù)，借閱期限不得超過(guò)規(guī)定時(shí)間。如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱人員應(yīng)對(duì)所借檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非授權(quán)目的。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門(mén)報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.借閱期滿(mǎn)，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還所借檔案。檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)處理。（三）復(fù)制1.復(fù)制檔案應(yīng)根據(jù)利用目的和實(shí)際需要，嚴(yán)格控制復(fù)制范圍。不得擅自擴(kuò)大復(fù)制范圍或復(fù)制無(wú)關(guān)內(nèi)容。2.復(fù)制檔案應(yīng)使用檔案管理部門(mén)指定的設(shè)備和方式，確保復(fù)制件與原件內(nèi)容一致。復(fù)制過(guò)程中應(yīng)做好記錄，注明復(fù)制時(shí)間、復(fù)制人員、復(fù)制內(nèi)容等信息。3.復(fù)制后的檔案材料應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行整理和歸檔，與原件同等對(duì)待，妥善保管。五、檔案信息安全保護(hù)（一）保密措施1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立健全檔案信息保密制度，明確保密責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育和培訓(xùn)。2.在檔案利用過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案信息嚴(yán)格保密，不得向無(wú)關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。如因工作需要必須向他人提供檔案信息，應(yīng)經(jīng)過(guò)授權(quán)審批，并采取必要的保密措施。3.查閱、借閱、復(fù)制檔案的人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得擅自傳播、公開(kāi)檔案信息。如違反保密規(guī)定，應(yīng)依法追究其責(zé)任。（二）安全技術(shù)防范1.公司/組織應(yīng)加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，采用先進(jìn)的安全技術(shù)手段，保障檔案信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。2.對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行定期安全檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。安裝防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、加密軟件等安全防護(hù)設(shè)備，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和內(nèi)部信息泄露。3.對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。定期對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和恢復(fù)測(cè)試，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。（三）應(yīng)急處置1.制定檔案信息安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工。定期組織應(yīng)急演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。2.如發(fā)生檔案信息安全事故，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取有效措施進(jìn)行處置，防止事故擴(kuò)大。同時(shí)，及時(shí)向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)告，并配合相關(guān)部門(mén)進(jìn)行調(diào)查處理。3.對(duì)事故原因進(jìn)行深入分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，完善檔案信息安全管理制度和技術(shù)措施，防止類(lèi)似事故再次發(fā)生。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行自查，檢查檔案利用授權(quán)審批制度的執(zhí)行情況、檔案利用方式是否合規(guī)、檔案信息安全保護(hù)措施是否落實(shí)等。2.建立檔案利用臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案利用申請(qǐng)、審批、利用方式、利用期限等信息，以便對(duì)檔案利用情況進(jìn)行跟蹤和管理。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的監(jiān)督考核，對(duì)違反檔案利用授權(quán)制度的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理，確保制度的有效執(zhí)行。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)主管部門(mén)、監(jiān)管機(jī)構(gòu)等外部單位的監(jiān)督檢查，積極配合外部單位的工作，如實(shí)提供檔案利用相關(guān)資料和信息。2.對(duì)于外部監(jiān)督檢查提出的意見(jiàn)和建議，應(yīng)認(rèn)真研究分析，及時(shí)整改落實(shí)，并將整改情況反饋給外部監(jiān)督單位。七、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)授權(quán)擅自查閱、借閱、復(fù)制檔案。2.超越授權(quán)范圍利用檔案。3.泄露檔案信息或利用檔案信息謀取私利。4.未按照規(guī)定的利用方式和要求使用檔案，導(dǎo)致檔案損壞、丟失或其他不良后果。5.違反檔案信息安全保護(hù)規(guī)定，造成檔案信息安全事故。（二）責(zé)任追究方式1.對(duì)于違反檔案利用授權(quán)制度的內(nèi)部人員，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、記過(guò)、降職、撤職等處分；如造成經(jīng)濟(jì)損失或其他嚴(yán)重后果的，應(yīng)依法追究其經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任和法律責(zé)任。2.對(duì)于外部單位或個(gè)人違反檔案利用授權(quán)制度的行為，