檔案質(zhì)檢制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，提高檔案質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本檔案質(zhì)檢制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、整理、保管、利用等過程中的質(zhì)量檢查與管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.全面覆蓋原則：涵蓋公司各類檔案，包括但不限于文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等，對(duì)檔案管理的全過程進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)控。3.客觀公正原則：質(zhì)檢過程中應(yīng)秉持客觀、公正的態(tài)度，以事實(shí)為依據(jù)，確保質(zhì)檢結(jié)果真實(shí)可靠。4.預(yù)防為主原則：注重檔案質(zhì)量的事前預(yù)防和事中控制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正檔案管理中的問題，避免問題積累和擴(kuò)大。二、檔案質(zhì)檢機(jī)構(gòu)及人員職責(zé)（一）質(zhì)檢機(jī)構(gòu)公司設(shè)立檔案質(zhì)檢小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門的代表。質(zhì)檢小組負(fù)責(zé)制定質(zhì)檢計(jì)劃、組織實(shí)施質(zhì)檢工作、匯總分析質(zhì)檢結(jié)果并提出改進(jìn)建議。（二）人員職責(zé)1.組長職責(zé)全面負(fù)責(zé)檔案質(zhì)檢工作的領(lǐng)導(dǎo)與組織協(xié)調(diào)。審批質(zhì)檢計(jì)劃、質(zhì)檢報(bào)告等重要文件。對(duì)質(zhì)檢工作中出現(xiàn)的重大問題進(jìn)行決策。2.檔案管理人員職責(zé)協(xié)助組長制定質(zhì)檢計(jì)劃和質(zhì)檢標(biāo)準(zhǔn)。具體實(shí)施檔案質(zhì)量檢查工作，包括對(duì)檔案的整理、編目、裝訂等進(jìn)行檢查。對(duì)質(zhì)檢過程中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行記錄和分析，提出整改意見。負(fù)責(zé)質(zhì)檢資料的整理、歸檔和保管。3.相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表職責(zé)參與涉及本部門業(yè)務(wù)檔案的質(zhì)檢工作，提供專業(yè)意見和建議。協(xié)助檔案管理人員對(duì)業(yè)務(wù)檔案的內(nèi)容真實(shí)性、準(zhǔn)確性進(jìn)行核實(shí)。配合檔案管理部門對(duì)本部門檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行整改。三、檔案質(zhì)檢內(nèi)容（一）檔案形成過程質(zhì)檢1.文件材料的收集檢查各部門是否按照規(guī)定及時(shí)收集應(yīng)歸檔的文件材料，確保文件材料齊全完整。核對(duì)收集的文件材料是否真實(shí)、有效，有無偽造、篡改等情況。2.文件材料的整理查看文件材料的分類是否合理，是否符合公司檔案分類方案的要求。檢查文件材料的編號(hào)是否規(guī)范，編目信息是否準(zhǔn)確、完整，包括文件題名、日期、文號(hào)、責(zé)任者等。確認(rèn)文件材料的裝訂是否牢固、整齊，有無漏頁、倒頁等現(xiàn)象。（二）檔案整理結(jié)果質(zhì)檢1.檔案分類檢查檔案分類是否準(zhǔn)確，各類檔案之間的界限是否清晰，有無混淆、交叉現(xiàn)象。核實(shí)檔案的二級(jí)、三級(jí)類目設(shè)置是否符合公司實(shí)際情況，是否便于檔案的查找和利用。2.檔案編目審核檔案目錄的編制是否規(guī)范，目錄內(nèi)容與檔案實(shí)體是否一致。檢查檔案編號(hào)是否連續(xù)、唯一，編號(hào)規(guī)則是否符合要求。3.檔案裝訂查看檔案裝訂是否符合標(biāo)準(zhǔn)，裝訂材料是否牢固、耐用，不影響檔案的查閱和保存。檢查裝訂后的檔案是否平整、美觀，有無損壞檔案頁面的情況。（三）檔案保管質(zhì)檢1.保管環(huán)境檢查檔案庫房的溫濕度是否符合要求，溫濕度記錄是否完整、準(zhǔn)確。查看檔案庫房的清潔衛(wèi)生狀況，有無灰塵、蟲害等影響檔案保存的因素。核實(shí)檔案庫房的安全防護(hù)設(shè)施是否齊全、有效，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施。2.檔案存放檢查檔案存放是否有序，是否按照檔案分類順序排列，便于查找和管理。查看檔案裝具是否完好，有無損壞、變形等情況，檔案裝具的標(biāo)識(shí)是否清晰。核實(shí)檔案的存放是否符合檔案保管期限的要求，不同保管期限的檔案是否分開存放。（四）檔案利用質(zhì)檢1.利用制度執(zhí)行檢查檔案利用登記制度是否嚴(yán)格執(zhí)行，利用登記信息是否完整、準(zhǔn)確，包括利用時(shí)間、利用人、利用內(nèi)容、歸還時(shí)間等。查看檔案查閱審批制度是否落實(shí)，查閱檔案是否經(jīng)過規(guī)定的審批流程，審批手續(xù)是否齊全。2.利用效果跟蹤了解檔案利用情況，跟蹤利用者對(duì)檔案的反饋意見，評(píng)估檔案利用是否滿足公司工作需要。檢查檔案利用過程中是否存在違反保密規(guī)定的行為，有無檔案信息泄露的情況。四、檔案質(zhì)檢流程（一）制定質(zhì)檢計(jì)劃1.檔案管理部門根據(jù)公司檔案管理工作的實(shí)際情況，每年年初制定檔案質(zhì)檢計(jì)劃。2.質(zhì)檢計(jì)劃應(yīng)明確質(zhì)檢的范圍、內(nèi)容、方法、時(shí)間安排以及人員分工等。3.質(zhì)檢計(jì)劃經(jīng)檔案質(zhì)檢小組組長審批后實(shí)施。（二）實(shí)施質(zhì)檢工作1.檔案管理人員按照質(zhì)檢計(jì)劃，采用定期檢查與不定期抽查相結(jié)合的方式，對(duì)檔案進(jìn)行質(zhì)量檢查。2.定期檢查可根據(jù)檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，確定檢查周期，如每季度或每半年進(jìn)行一次全面檢查。3.不定期抽查則根據(jù)實(shí)際工作需要，對(duì)特定部門、特定時(shí)間段或特定類型的檔案進(jìn)行隨機(jī)檢查。4.在質(zhì)檢過程中，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真填寫質(zhì)檢記錄，詳細(xì)記錄檢查發(fā)現(xiàn)的問題及相關(guān)情況。（三）匯總分析質(zhì)檢結(jié)果1.每次質(zhì)檢工作結(jié)束后，檔案管理人員及時(shí)對(duì)質(zhì)檢記錄進(jìn)行匯總整理，形成質(zhì)檢報(bào)告。2.質(zhì)檢報(bào)告應(yīng)包括質(zhì)檢概況、質(zhì)檢發(fā)現(xiàn)的問題、問題產(chǎn)生的原因分析以及整改建議等內(nèi)容。3.檔案質(zhì)檢小組對(duì)質(zhì)檢報(bào)告進(jìn)行分析討論，評(píng)估檔案質(zhì)量狀況，找出檔案管理工作中的薄弱環(huán)節(jié)和存在的普遍性問題。（四）提出整改意見并跟蹤整改1.根據(jù)質(zhì)檢結(jié)果，檔案質(zhì)檢小組向相關(guān)部門或人員提出整改意見，明確整改要求和整改期限。2.相關(guān)部門或人員應(yīng)按照整改意見及時(shí)進(jìn)行整改，并將整改情況反饋給檔案管理部門。3.檔案管理部門對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保整改措施落實(shí)到位，問題得到有效解決。（五）形成質(zhì)檢檔案1.將質(zhì)檢計(jì)劃、質(zhì)檢記錄、質(zhì)檢報(bào)告、整改意見及整改情況等相關(guān)資料整理歸檔，形成完整的質(zhì)檢檔案。2.質(zhì)檢檔案作為公司檔案管理工作的重要組成部分，應(yīng)妥善保管，以備查閱和參考。五、檔案質(zhì)檢標(biāo)準(zhǔn)（一）文件材料收集標(biāo)準(zhǔn)1.歸檔文件材料應(yīng)齊全完整，能夠反映公司各項(xiàng)工作的真實(shí)情況。2.文件材料的來源合法，具有真實(shí)性和有效性，無虛假、偽造等情況。3.應(yīng)歸檔的文件材料應(yīng)及時(shí)收集，不得遺漏或延誤。（二）文件材料整理標(biāo)準(zhǔn)1.分類標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格按照公司檔案分類方案進(jìn)行分類，分類清晰、合理，層次分明。同一類別的文件材料應(yīng)歸為一組，不得混淆。2.編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)文件編號(hào)應(yīng)連續(xù)、唯一，編號(hào)方法應(yīng)符合公司規(guī)定。編號(hào)應(yīng)標(biāo)注在文件首頁的右上角或其他規(guī)定位置，便于查找和識(shí)別。3.編目標(biāo)準(zhǔn)編目信息應(yīng)準(zhǔn)確、完整，包括文件題名、日期、文號(hào)、責(zé)任者、頁數(shù)等。題名應(yīng)簡潔明了，能夠準(zhǔn)確反映文件的主要內(nèi)容；日期應(yīng)填寫文件形成的具體年月日；文號(hào)應(yīng)填寫文件的發(fā)文字號(hào)；責(zé)任者應(yīng)填寫文件的制發(fā)部門或個(gè)人；頁數(shù)應(yīng)準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)文件的實(shí)際頁數(shù)。4.裝訂標(biāo)準(zhǔn)裝訂應(yīng)牢固、整齊，無漏頁、倒頁現(xiàn)象。裝訂材料應(yīng)選用符合檔案保管要求的材料，如線裝、膠裝等，不得使用金屬裝訂物，以免損壞檔案。（三）檔案整理結(jié)果標(biāo)準(zhǔn)1.檔案分類標(biāo)準(zhǔn)檔案分類應(yīng)準(zhǔn)確無誤，各類檔案之間界限清晰，不得相互混淆。檔案的二級(jí)、三級(jí)類目設(shè)置應(yīng)符合公司業(yè)務(wù)實(shí)際情況，便于檔案的管理和利用。2.檔案編目標(biāo)準(zhǔn)檔案目錄編制應(yīng)規(guī)范，目錄內(nèi)容與檔案實(shí)體一致。檔案編號(hào)應(yīng)連續(xù)、唯一，編號(hào)規(guī)則應(yīng)符合公司規(guī)定。檔案目錄應(yīng)包括全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、目錄號(hào)、案卷號(hào)、題名、日期、文號(hào)、責(zé)任者、頁數(shù)等項(xiàng)目，各項(xiàng)信息應(yīng)填寫完整、準(zhǔn)確。3.檔案裝訂標(biāo)準(zhǔn)檔案裝訂應(yīng)符合標(biāo)準(zhǔn)要求，裝訂牢固、整齊，不影響檔案的查閱和保存。裝訂后的檔案應(yīng)平整、美觀，無明顯褶皺、破損等情況。（四）檔案保管標(biāo)準(zhǔn)1.保管環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)檔案庫房的溫濕度應(yīng)控制在適宜范圍內(nèi)，溫度一般為14℃24℃，相對(duì)濕度為45%60%。溫濕度記錄應(yīng)完整、準(zhǔn)確，每天至少記錄一次。檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃，防止灰塵、蟲害等對(duì)檔案的侵害。檔案庫房應(yīng)配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施完好有效。2.檔案存放標(biāo)準(zhǔn)檔案應(yīng)按照檔案分類順序有序存放，便于查找和管理。檔案裝具應(yīng)完好無損，標(biāo)識(shí)清晰，能夠準(zhǔn)確反映檔案的類別、年度、保管期限等信息。不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，便于區(qū)分和管理。（五）檔案利用標(biāo)準(zhǔn)1.利用制度執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)檔案利用登記制度應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行，利用登記信息應(yīng)完整、準(zhǔn)確，包括利用時(shí)間、利用人、利用內(nèi)容、歸還時(shí)間等。檔案查閱審批制度應(yīng)落實(shí)到位，查閱檔案應(yīng)經(jīng)過規(guī)定的審批流程，審批手續(xù)齊全。2.利用效果跟蹤標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)定期跟蹤檔案利用情況，了解利用者對(duì)檔案的反饋意見，評(píng)估檔案利用是否滿足公司工作需要。在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。六、獎(jiǎng)懲措施（一）獎(jiǎng)勵(lì)1.對(duì)在檔案管理工作中表現(xiàn)突出，檔案質(zhì)量高，為公司檔案管理工作做出顯著貢獻(xiàn)的部門或個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.獎(jiǎng)勵(lì)方式包括頒發(fā)榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)金、晉升等，具體獎(jiǎng)勵(lì)形式根據(jù)貢獻(xiàn)大小確