檔案專審制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的真實性、完整性和準確性，提高檔案管理水平，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，制定本檔案專審制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位形成的各類檔案的專項審核工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵循國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保檔案專審工作合法合規(guī)。2.客觀公正原則：以事實為依據(jù)，客觀公正地開展審核工作，不受任何部門或個人干擾。3.全面審核原則：對檔案的形成過程、內(nèi)容、保管等進行全面審核，不留死角。4.及時整改原則：對審核中發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，督促相關部門限期整改。二、檔案專審的組織與職責（一）專審機構(gòu)公司設立檔案專審小組，由公司分管領導擔任組長，成員包括檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人及檔案管理專業(yè)人員。（二）職責分工1.組長職責負責檔案專審工作的總體領導和協(xié)調(diào)。審批檔案專審工作計劃、報告等重要文件。2.檔案管理部門負責人職責組織制定檔案專審工作方案和流程。具體實施檔案專審工作，包括審核檔案資料、記錄審核情況等。匯總審核結(jié)果，撰寫審核報告。3.相關業(yè)務部門負責人職責配合檔案管理部門提供本部門形成的檔案資料。對審核中涉及本部門的問題進行解釋和說明，并負責整改落實。4.檔案管理專業(yè)人員職責協(xié)助檔案管理部門負責人開展審核工作，提供專業(yè)技術支持。對審核中發(fā)現(xiàn)的檔案管理問題提出改進建議。三、檔案專審的內(nèi)容與標準（一）檔案形成過程審核1.文件材料的收集是否按照公司規(guī)定的文件材料歸檔范圍及時收集各類文件。收集的文件材料是否齊全、完整，有無遺漏重要文件。2.文件材料的整理文件材料的分類是否合理，是否符合公司檔案分類方案。編號是否規(guī)范，編目是否準確。裝訂是否整齊、牢固，有無破損、缺頁等情況。（二）檔案內(nèi)容審核1.文件的真實性文件的形成時間、地點、作者等信息是否真實可靠。文件內(nèi)容是否與實際工作情況相符，有無虛假記載。2.文件的準確性文件中的數(shù)據(jù)、事實、表述等是否準確無誤。引用的法律法規(guī)、政策文件等是否準確有效。3.文件的完整性文件的正文、附件、批示等是否完整無缺。涉及重要事項的文件是否有相關的審批、簽批等手續(xù)。（三）檔案保管審核1.保管條件檔案庫房的溫濕度、防火、防潮、防蟲、防盜等設施是否符合要求。檔案裝具是否符合標準，能否有效保護檔案。2.保管期限檔案的保管期限劃分是否準確，是否符合國家規(guī)定和公司實際情況。對到期檔案的鑒定、銷毀等工作是否規(guī)范。四、檔案專審的程序（一）制定計劃檔案管理部門每年年初根據(jù)公司檔案管理工作重點和實際情況，制定檔案專審工作計劃，明確審核范圍、內(nèi)容、時間安排等，并報專審小組組長審批。（二）通知準備1.檔案管理部門向相關業(yè)務部門發(fā)出檔案專審通知，告知審核的范圍、要求、時間等事項。2.相關業(yè)務部門按照通知要求，整理好本部門的檔案資料，準備迎接審核。（三）實施審核1.檔案管理部門組成審核小組，按照審核內(nèi)容和標準，對相關業(yè)務部門的檔案進行逐卷、逐件審核。2.審核小組通過查閱檔案資料、詢問相關人員、實地查看等方式，獲取審核所需信息。3.對審核中發(fā)現(xiàn)的問題，審核小組詳細記錄，并與相關業(yè)務部門溝通確認。（四）結(jié)果反饋1.審核結(jié)束后，檔案管理部門撰寫審核報告，報告內(nèi)容包括審核基本情況、發(fā)現(xiàn)的問題及整改建議等。2.將審核報告提交專審小組審議，經(jīng)審議通過后，向相關業(yè)務部門反饋審核結(jié)果。（五）整改落實1.相關業(yè)務部門收到審核結(jié)果反饋后，針對審核中提出的問題，制定整改措施，明確整改責任人及整改期限。2.在整改期限內(nèi)，相關業(yè)務部門將整改情況書面報告檔案管理部門。3.檔案管理部門對整改情況進行跟蹤檢查，確保問題得到徹底整改。五、檔案專審的結(jié)果運用（一）納入績效考核將檔案專審結(jié)果納入公司各部門績效考核體系，對檔案管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門給予獎勵，對存在問題較多且整改不力的部門進行扣分處理。（二）作為檔案管理評價依據(jù)根據(jù)檔案專審結(jié)果，對公司整體檔案管理水平進行評價，總結(jié)經(jīng)驗教訓，為改進檔案管理工作提供參考。（三）推動檔案管理規(guī)范化建設針對審核中發(fā)現(xiàn)的普遍性問題，及時修訂和完善公司檔案管理制度、流程等，推動檔案管理工作規(guī)范化、標準化建設。六、檔案專審的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司審計部門定期對檔案專審工作進行監(jiān)督檢查，檢查專審程序是否合規(guī)、審核結(jié)果是否真實準確等。2.檔案管理部門定期對各部門檔案整改情況進行復查，確保整改工作落實到位。（二）外部監(jiān)督積極配合上級主管部門、檔案行政管理部門等對公司檔案管理工作的監(jiān)督檢查，及時整改存在的問題，不斷提升檔案管理水平。七、檔案專審工作的信息化管理（一）建立檔案專審信息系統(tǒng)利用信息技術手段，建立檔案專審信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案審核計劃制定、審核過程記錄、審核結(jié)果匯總、整改跟蹤等工作的信息化管理，提高工作效率和管理水平。（二）電子檔案審核對于電子檔案，制定專門的審核標準和流程，利用電子檔案管理系統(tǒng)進行審核，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。八、附則（一