收養(yǎng)登記檔案制度一、總則（一）目的收養(yǎng)登記檔案制度旨在規(guī)范收養(yǎng)登記檔案的管理，確保收養(yǎng)登記檔案的完整、準確、安全和有效利用，維護收養(yǎng)當事人的合法權益，保障收養(yǎng)登記工作的順利開展。（二）適用范圍本制度適用于各級民政部門辦理收養(yǎng)登記過程中形成的各類檔案材料的管理。（三）基本原則1.真實性原則：收養(yǎng)登記檔案應如實反映收養(yǎng)登記的全過程，確保檔案內容真實可靠。2.完整性原則：全面收集、整理與收養(yǎng)登記相關的各類文件材料，保證檔案的齊全完整。3.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密規(guī)定，保護收養(yǎng)當事人的隱私和個人信息安全。4.便利性原則：檔案管理應便于檔案的查閱、利用和保管，提高工作效率。二、檔案的形成與收集（一）形成部門收養(yǎng)登記檔案由辦理收養(yǎng)登記的民政部門負責形成。（二）收集范圍1.收養(yǎng)申請書：收養(yǎng)人、送養(yǎng)人填寫的收養(yǎng)申請表格，包括基本信息、收養(yǎng)意愿、送養(yǎng)原因等。2.證明材料收養(yǎng)人的身份證明、婚姻狀況證明、職業(yè)及經濟狀況證明等。送養(yǎng)人的身份證明、與被收養(yǎng)人的關系證明等。被收養(yǎng)人的身份證明、出生證明等。其他相關證明材料，如身體健康檢查證明、收養(yǎng)評估報告等。3.審批文件：收養(yǎng)登記審批過程中形成的各類文件，包括受理通知書、審查意見、審批決定等。4.登記證書：收養(yǎng)登記證書及相關存根。5.其他材料：與收養(yǎng)登記有關的其他書面材料、視聽資料等。（三）收集要求1.各業(yè)務環(huán)節(jié)應及時將辦理過程中形成的檔案材料收集齊全，整理規(guī)范，確保檔案的完整性。2.檔案材料應使用A4規(guī)格紙張，內容清晰、字跡工整，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應按照相關規(guī)定進行格式轉換和存儲，確保其可讀性和可利用性。三、檔案的整理（一）分類標準收養(yǎng)登記檔案按照年度類別保管期限進行分類。1.年度：按照檔案形成的年份進行劃分。2.類別：根據(jù)收養(yǎng)登記的不同類型，分為國內收養(yǎng)、涉外收養(yǎng)等類別。3.保管期限：分為永久、長期（100年）、短期（30年）三種。（二）整理方法1.裝訂：將每份檔案材料按照順序排列，左側裝訂，采用三孔一線或膠裝方式，確保整齊牢固。2.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、年度、類別、保管期限、收養(yǎng)人姓名、送養(yǎng)人姓名、被收養(yǎng)人姓名、檔案題名、日期、頁數(shù)等信息。對檔案材料進行編號，編號應具有唯一性，便于查找和管理。3.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，在檔案盒封面填寫檔案編號、年度、類別、保管期限等信息。四、檔案的保管（一）保管機構各級民政部門應設立專門的檔案保管機構或指定專人負責收養(yǎng)登記檔案的保管工作。（二）保管條件1.檔案保管場所應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全。2.配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、溫濕度計、滅火器等。3.對電子檔案應進行備份存儲，存儲介質應定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管期限1.永久保管收養(yǎng)關系當事人及其三代以內旁系血親關系證明材料。涉及收養(yǎng)關系當事人權益的重要法律文書、公證文書等。其他具有長期保存價值的檔案材料。2.長期保管（100年）收養(yǎng)登記申請書及相關審批文件。收養(yǎng)登記證書存根。其他對收養(yǎng)登記工作有重要參考價值的檔案材料。3.短期保管（30年）收養(yǎng)人、送養(yǎng)人、被收養(yǎng)人的身份證明等一般性證明材料。收養(yǎng)評估報告等時效性較強的檔案材料。（四）檔案的定期檢查1.檔案保管人員應定期對檔案進行檢查，每年至少一次，檢查內容包括檔案的完整性、準確性、保管狀況等。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時采取措施進行處理，并做好記錄。五、檔案的利用（一）利用范圍1.收養(yǎng)當事人及其代理人可查閱、復制本人的收養(yǎng)登記檔案。2.司法機關、紀檢監(jiān)察機關等因工作需要，可依法查閱、利用收養(yǎng)登記檔案。3.其他經民政部門批準的單位或個人，可在規(guī)定范圍內查閱、利用收養(yǎng)登記檔案。（二）利用手續(xù)1.收養(yǎng)當事人查閱本人檔案的，應持有效身份證件，填寫查閱申請表，經檔案保管機構負責人批準后，方可查閱。2.司法機關、紀檢監(jiān)察機關等查閱檔案的，應出具相關單位的介紹信、工作證等有效證明文件，填寫查閱申請表，經檔案保管機構負責人批準后，方可查閱。3.其他單位或個人查閱檔案的，應經民政部門批準，并按照上述程序辦理查閱手續(xù)。（三）利用方式1.檔案查閱應在檔案保管機構指定的場所進行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.如需復制檔案材料，應經檔案保管機構負責人批準，并按照規(guī)定的程序進行復制。復制件應加蓋檔案保管機構印章，與原件具有同等效力。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定機構成立由民政部門相關業(yè)務人員、檔案管理人員等組成的檔案鑒定小組，負責收養(yǎng)登記檔案的鑒定工作。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行鑒定。2.對已超過保管期限且確無保存價值的檔案，可予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案保管機構定期對保管期滿的檔案進行清理，提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清冊。2.檔案鑒定小組對檔案銷毀清冊進行審核，提出審核意見。3.經民政部門負責人批準后，方可實施檔案銷毀工作。（四）銷毀方式檔案銷毀應采用安全可靠的方式進行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等，并由監(jiān)銷人員簽字確認。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標建立收養(yǎng)登記檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)據(jù)采集與錄入1.對紙質檔案進行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.將掃描后的檔案圖像及相關信息錄入信息化管理系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。（三）系統(tǒng)功能1.檔案管理：實現(xiàn)檔案的分類、編目、存儲、檢索等功能。2.利用管理：記錄檔案的查閱、復制等利用情況，提供利用統(tǒng)計分析功能。3.安全管理：設置用戶權限，保障檔案信息的安全，防止數(shù)據(jù)泄露。4.備份與恢復：定期對電子檔案數(shù)據(jù)進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復性。（四）信息化安全保障1.建立健全信息化安全管理制度，加強對系統(tǒng)的安全防護，防止網絡攻擊、病毒感染等安全事件的發(fā)生。2.對系統(tǒng)操作人員進行安全培訓，提高安全意識，規(guī)范操作行為。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督主體各級民政部門應加強對收養(yǎng)登記檔案管理工作的監(jiān)督檢查，確保檔案制度的有效執(zhí)行。（二）檢查內容1.檔案的收集、整理、保管、利用等工作是否符合本制度的要求。2.檔案管理設施設備是否齊全、完好，保管條件是否符合規(guī)定。3.檔案信息化管理系統(tǒng)的運行情況，數(shù)據(jù)的安全性和準確性。（三）檢查方式1.定期檢查與不定期抽查相結合，對檔案管理工作進行全面檢查。2.查閱檔案資料、實地查看檔案保管場所、檢查信息化管理系