檔案管理制度年檢一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本檔案管理制度年檢方案。（二）適用范圍本方案適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集、整理公司各類檔案，確保檔案資料無(wú)遺漏。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。4.安全性原則：采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。5.便利性原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施年檢工作。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，包括但不限于文書檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。3.指導(dǎo)各部門做好檔案的收集、整理、歸檔工作，提供檔案管理方面的培訓(xùn)和咨詢服務(wù)。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門和單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、分類、裝訂等基礎(chǔ)工作，并及時(shí)移交公司檔案管理部門。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理工作的日常協(xié)調(diào)和監(jiān)督。3.嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和規(guī)范使用。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、編目、上架、保管等具體工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地反映檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息。4.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為公司各項(xiàng)決策提供支持。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.文書檔案：包括公司紅頭文件、各類通知、報(bào)告、請(qǐng)示、會(huì)議紀(jì)要等。2.人事檔案：涵蓋員工個(gè)人基本信息、履歷、考核、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)、工資福利等方面的資料。3.財(cái)務(wù)檔案：包含會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)相關(guān)文件。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司業(yè)務(wù)類型，分為市場(chǎng)營(yíng)銷檔案、項(xiàng)目管理檔案、客戶服務(wù)檔案等，記錄公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的詳細(xì)過(guò)程和結(jié)果。5.其他檔案：如聲像檔案、實(shí)物檔案等，包括照片、錄音、錄像、獎(jiǎng)杯、證書等。（二）編號(hào)規(guī)則1.文書檔案編號(hào)：采用年度+類別+流水號(hào)的方式，如2023WS001，表示2023年的文書檔案，類別為WS，流水號(hào)為001。2.人事檔案編號(hào)：按照員工工號(hào)進(jìn)行編號(hào)，如001號(hào)員工的人事檔案編號(hào)為R001。3.財(cái)務(wù)檔案編號(hào)：根據(jù)會(huì)計(jì)年度和檔案類別進(jìn)行編號(hào)，如2023CW001，表示2023年的財(cái)務(wù)檔案，類別為CW，流水號(hào)為001。4.業(yè)務(wù)檔案編號(hào)：依據(jù)業(yè)務(wù)板塊和項(xiàng)目名稱進(jìn)行編號(hào)，如2023SX001，表示2023年市場(chǎng)營(yíng)銷業(yè)務(wù)板塊的第001個(gè)項(xiàng)目檔案。5.其他檔案編號(hào)：根據(jù)檔案類型和時(shí)間順序進(jìn)行編號(hào)，如2023SX001，表示2023年的聲像檔案，流水號(hào)為001。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)收集相關(guān)檔案資料，并按照檔案管理要求進(jìn)行初步整理。2.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)實(shí)行雙套制或多套制備份，確保檔案的安全性。3.檔案管理人員應(yīng)定期到各部門檢查檔案收集情況，督促各部門按時(shí)完成檔案收集工作。（二）檔案整理1.檔案整理應(yīng)遵循文件形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.文書檔案應(yīng)按照年度、保管期限、問(wèn)題等進(jìn)行分類整理，編制卷內(nèi)目錄和備考表。3.人事檔案應(yīng)按照檔案材料的性質(zhì)進(jìn)行分類，每類材料應(yīng)排列有序，編制檔案目錄。4.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等類別進(jìn)行整理，裝訂成冊(cè)，并編制財(cái)務(wù)檔案索引。5.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)流程和項(xiàng)目階段進(jìn)行整理，建立項(xiàng)目檔案清單，注明項(xiàng)目名稱、起止時(shí)間、主要內(nèi)容等信息。五、檔案歸檔與保管（一）檔案歸檔1.各部門整理好的檔案應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交公司檔案管理部門，辦理交接手續(xù)。2.檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)通知移交部門進(jìn)行整改。3.審核通過(guò)的檔案應(yīng)按照編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，并錄入檔案管理系統(tǒng)，建立電子檔案目錄。（二）檔案保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、編號(hào)、內(nèi)容等信息，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。4.對(duì)于破損、褪色、字跡模糊等檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。5.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫度、濕度，保持適宜的保管環(huán)境。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機(jī)密的檔案，查閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自摘抄、復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。3.公司外部單位或個(gè)人查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）借閱流程1.借閱檔案應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息。2.經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。3.借閱人應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱期間，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、合理取舍的原則，確保檔案鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（三）鑒定方法1.查閱檔案內(nèi)容，了解檔案的形成背景、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)作用等。2.征求相關(guān)部門和人員的意見(jiàn)，綜合評(píng)估檔案的保存價(jià)值。3.參考國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確定無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)檔案鑒定小組審核簽字后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。4.監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀現(xiàn)場(chǎng)對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，確保銷毀的檔案與《檔案銷毀清單》一致，并在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。5.銷毀后的檔案應(yīng)及時(shí)清理，做好記錄，以備查考。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量。2.實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索、共享利用，為公司各項(xiàng)決策提供及時(shí)、準(zhǔn)確的信息支持。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等數(shù)字化轉(zhuǎn)換，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：選用適合公司檔案管理需求的軟件系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的錄入、存儲(chǔ)、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問(wèn)控制等措施，保障檔案信息的安全。（三）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化流程：確定數(shù)字化范圍、掃描方式、圖像處理要求等，進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，建立電子檔案目錄，對(duì)數(shù)字化成果進(jìn)行驗(yàn)收。2.檔案管理系統(tǒng)操作流程：檔案錄入人員按照系統(tǒng)要求錄入檔案信息，檔案管理人員進(jìn)行審核、分類、存儲(chǔ)等操作，利用人員通過(guò)系統(tǒng)檢索、借閱檔案。3.數(shù)據(jù)安全管理流程：定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計(jì)劃，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問(wèn)。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等方面。2.對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改，并跟蹤整改情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立檔案管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各部