做好檔案制度梳理一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本檔案管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機構(gòu)或指定專人負責檔案管理工作，對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司/組織的工作活動和歷史面貌，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理公司/組織在各項工作中形成的各類檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機密的檔案進行保密管理，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、利用，提高檔案的使用價值。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理機構(gòu)設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理室，隸屬于[具體部門名稱]，負責統(tǒng)籌管理公司/組織的各類檔案。（二）檔案管理室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本公司/組織的檔案管理制度。2.負責收集、整理、歸檔、保管公司/組織各類檔案，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.負責檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進行鑒定和銷毀。5.負責檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理工作效率和水平。6.開展檔案利用服務(wù)工作，為公司/組織內(nèi)部各部門及員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，為公司/組織的決策、管理、科研、生產(chǎn)等工作提供支持。7.負責對公司/組織各部門檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，確保檔案管理工作規(guī)范有序。8.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓和宣傳工作，提高公司/組織全體員工的檔案意識和檔案管理水平。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機密。2.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、丟失、霉變等情況發(fā)生。4.負責檔案的信息化錄入工作，確保檔案信息的準確、完整和及時更新。5.按照規(guī)定程序辦理檔案查閱、借閱、歸還等手續(xù)，做好相關(guān)記錄。6.協(xié)助檔案管理室負責人做好檔案鑒定、銷毀等工作。7.完成檔案管理室負責人交辦的其他工作任務(wù)。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、制度、規(guī)定，股東會、董事會、監(jiān)事會會議記錄，行政公文、函件、通知，工作計劃、總結(jié)、報告，人事檔案、勞動合同、薪酬福利文件，行政事務(wù)處理文件等。2.財務(wù)檔案：包括會計憑證、賬簿、報表，財務(wù)預(yù)算、決算文件，審計報告、稅務(wù)文件，資金管理文件，資產(chǎn)管理文件等。3.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司/組織業(yè)務(wù)類型不同，分為市場營銷檔案（市場調(diào)研、銷售合同、客戶資料等）、生產(chǎn)管理檔案（生產(chǎn)計劃、工藝流程、質(zhì)量控制文件等）、研發(fā)檔案（科研項目立項、研究報告、技術(shù)資料等）、采購檔案（采購合同、供應(yīng)商資料、采購訂單等）、物流檔案（運輸記錄、倉儲管理文件等）等。4.項目檔案：針對公司/組織的各類項目，包括項目立項文件、可行性研究報告、項目計劃、項目進度報告、項目驗收文件等。5.聲像檔案：包括照片、錄音、錄像等資料，如公司/組織重大活動照片、會議錄音、產(chǎn)品宣傳錄像等。6.電子檔案：以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類檔案，如辦公軟件文檔、電子郵件、數(shù)據(jù)庫文件等。（二）檔案編號1.檔案編號采用“年度類別流水號”的形式。2.“年度”以公元紀年表示，如“2023”。3.“類別”按照上述檔案分類的順序，用兩位數(shù)字表示，如“01”表示行政檔案，“02”表示財務(wù)檔案等。4.“流水號”按照檔案形成的先后順序，從“001”開始依次編號。5.例如，2023年形成的第5份行政檔案編號為“202301005”。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確專人負責本部門檔案的收集工作，確保檔案材料及時、完整地收集齊全。2.檔案形成部門在工作活動結(jié)束后，應(yīng)及時將辦理完畢的文件材料進行整理、分類，按照檔案管理要求移交檔案管理室。3.對于重要會議、重大活動、重要項目等形成的檔案，檔案形成部門應(yīng)在活動結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)移交檔案管理室。4.檔案管理室應(yīng)定期對各部門檔案收集情況進行檢查和督促，確保檔案收集工作的順利進行。（二）檔案整理1.檔案管理室接收檔案后，應(yīng)按照檔案分類標準對檔案進行整理。2.整理檔案時，應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，進行科學分類、編號、編目等工作。3.對紙質(zhì)檔案，應(yīng)進行裝訂、編頁，去除金屬物，破損的檔案應(yīng)進行修復(fù)；對電子檔案，應(yīng)進行格式轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)備份等處理，確保檔案的可讀性和可用性。4.檔案整理過程中，應(yīng)編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容，便于檔案的查閱和檢索。五、檔案的歸檔與保管（一）檔案歸檔1.整理好的檔案應(yīng)及時歸檔，歸檔時應(yīng)填寫檔案歸檔登記表，注明檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息。2.檔案管理室應(yīng)按照檔案分類順序，將檔案裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標明檔案類別、年度、起止編號等信息。3.建立檔案歸檔臺賬，記錄檔案的歸檔時間、歸檔內(nèi)容、保管期限等信息，便于對檔案進行跟蹤和管理。（二）檔案保管1.檔案管理室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。3.對不同保管期限、不同密級的檔案應(yīng)進行分區(qū)存放，并有明顯的標識。4.定期對檔案進行清查盤點，每年至少進行一次全面清查，確保檔案賬實相符。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、霉變等情況，應(yīng)及時采取措施進行處理，并向上級報告。5.對電子檔案，應(yīng)定期進行數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應(yīng)做好電子檔案的安全防護工作，設(shè)置訪問權(quán)限，防止電子檔案被非法篡改或泄露。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理室查閱。2.查閱涉及公司/組織機密的檔案，需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準，并在檔案管理室工作人員的監(jiān)督下查閱。3.公司/組織外部單位或個人查閱檔案，需持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司/組織負責人批準后，方可查閱。查閱涉及公司/組織機密的檔案，還需簽訂保密協(xié)議。（二）查閱程序1.查閱申請人填寫檔案查閱申請表，提交所在部門負責人審批。2.審批通過后，申請人持申請表到檔案管理室辦理查閱登記手續(xù)，檔案管理室工作人員根據(jù)申請表提供的查閱內(nèi)容，查找并提供相應(yīng)檔案。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理室指定的地點查閱檔案，不得將檔案帶出檔案管理室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理室工作人員同意，并按照規(guī)定進行登記。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理室，檔案管理室工作人員應(yīng)認真核對檔案，確保檔案無損壞、丟失等情況。（三）利用規(guī)定1.檔案利用應(yīng)嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的保密制度，不得擅自擴大利用范圍，不得泄露檔案內(nèi)容。2.檔案利用過程中形成的復(fù)印件、摘錄件等材料，應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理室印章。3.檔案管理室應(yīng)定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，了解檔案利用需求和利用效果，為檔案管理工作的改進提供依據(jù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問題、以辯證唯物主義和歷史唯物主義為指導(dǎo)的原則。2.根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實價值和保存價值，對檔案進行科學鑒定，確定檔案的保管期限。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理室負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人、檔案管理人員等組成。鑒定小組負責對檔案進行定期鑒定，提出檔案存毀意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、形成時間、保管狀況等，確定檔案的價值和保管期限。2.綜合分析法：結(jié)合公司/組織的發(fā)展規(guī)劃、業(yè)務(wù)特點、檔案利用情況等，對檔案進行綜合分析，確定檔案的價值和保管期限。（四）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：凡是反映公司/組織一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為[X]年。3.短期保管：凡是反映公司/組織局部工作活動，在較短時間內(nèi)對公司/組織有參考價值的檔案，列為短期保管，保管期限為[X]年。（五）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行鑒定，提出銷毀意見，編制檔案銷毀清冊。檔案銷毀清冊應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。2.將檔案銷毀清冊報公司/組織負責人審批。3.經(jīng)批準后，由檔案管理