商會檔案制度一、總則（一）目的為加強商會檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，充分發(fā)揮檔案在商會各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于商會及其下屬各部門、分支機構、會員單位等。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指商會在各項活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：商會檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則：檔案內容必須真實反映商會的各項活動和歷史面貌。3.完整性原則：全面收集、整理商會在各個階段形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密規(guī)定，對涉及商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案進行妥善保管，防止泄露。二、檔案管理機構及職責（一）綜合管理部門1.負責制定和完善商會檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理商會的各類檔案，包括文件、資料、會議記錄、會員信息、活動檔案等。3.對檔案進行分類、編號、整理、裝訂、編目等工作，建立健全檔案檢索體系。4.負責檔案的安全保管工作，配備必要的檔案保管設施，確保檔案的實體安全。5.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進行鑒定、銷毀等處置工作。6.為商會各部門提供檔案查閱、借閱服務，并做好登記和跟蹤管理。7.組織開展檔案管理培訓和宣傳工作，提高全體員工的檔案意識。（二）各部門1.負責本部門形成檔案的收集、整理和初步立卷工作，并定期移交綜合管理部門。2.明確專人負責檔案管理工作，確保檔案的及時收集和妥善保管。3.在開展各項活動過程中，同步做好相關檔案資料的積累和整理工作，保證檔案的完整性。4.配合綜合管理部門做好檔案的檢查、鑒定、銷毀等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.商會的各類文件，包括上級文件、本級發(fā)文、平行文等。2.會議文件，如會議通知、議程、報告、決議、紀要等。3.會員資料，包括會員申請表、登記表、會員證書、會員變更信息等。4.活動檔案，如活動策劃方案、活動通知、活動照片、視頻、活動總結等。5.財務檔案，包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。6.人事檔案，如員工招聘、培訓、考核、晉升、獎懲等相關資料。7.業(yè)務檔案，如項目合同、業(yè)務往來信函、業(yè)務報表等。8.其他具有保存價值的資料，如商會大事記、榮譽證書、捐贈記錄等。（二）收集要求1.各部門應在文件材料形成或活動結束后的規(guī)定時間內，及時將檔案資料收集完整，并移交綜合管理部門。2.收集的檔案應保持原件的完整性，不得擅自涂改、偽造、損毀。3.對于電子文件，應確保其格式規(guī)范、內容完整，并按照規(guī)定進行備份存儲。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內容等因素進行分類，一般分為黨群工作類、行政管理類、會員管理類、業(yè)務活動類、財務類、人事類等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保整齊、牢固，便于長期保存。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息，以便快速檢索。四、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管：凡是反映商會主要職能活動和基本歷史面貌的，對商會有長遠利用價值的檔案，應列為永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。3.保管期限的劃分應根據(jù)國家有關規(guī)定和商會實際情況進行確定，并在檔案整理時予以明確標注。（二）保管設施1.綜合管理部門應設置專門的檔案庫房，配備防火防盜、防潮防蟲、防光防塵等必要的設施設備，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度、濕度適宜，并有良好的通風條件。3.配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案盒等，并按照檔案類別和編號進行有序存放。（三）檔案保管要求1.檔案應按照分類編號順序排列存放，并建立檔案存放位置索引，便于查找。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的完整和安全。3.對電子檔案應進行備份存儲，并定期進行數(shù)據(jù)維護和更新，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.嚴格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、被盜或泄密。五、檔案的利用（一）查閱1.商會內部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。2.綜合管理部門根據(jù)申請內容，提供相應的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。3.查閱檔案時，應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。（二）借閱1.因特殊情況需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責人和綜合管理部門負責人簽字批準后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得擅自復印、拍照、傳播檔案內容。借閱期滿后，應及時歸還檔案。（三）利用登記綜合管理部門應對檔案的查閱、借閱情況進行詳細登記，包括查閱或借閱時間、查閱或借閱人姓名、部門、查閱或借閱內容、歸還時間等信息，以便跟蹤管理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關規(guī)定和商會檔案保管期限表為依據(jù)，對檔案進行定期鑒定。2.鑒定工作應堅持全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保檔案的真實性、完整性和價值性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成。鑒定小組負責對檔案進行定期鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.逐卷逐件審查檔案的內容、來源、時間、保管期限等，判斷其是否仍具有保存價值。2.結合商會的發(fā)展情況和工作需要，對檔案的現(xiàn)實利用價值和歷史價值進行綜合評估。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無保存價值的檔案，應編制《檔案銷毀清冊》，詳細列出檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)商會領導審批后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責，在指定地點進行，并采用適當?shù)匿N毀方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。4.銷毀過程中，應進行現(xiàn)場監(jiān)督，并由監(jiān)銷人員在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。5.銷毀后的《檔案銷毀清冊》應長期保存，以備查考。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標1.建立商會檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平。2.通過信息化手段，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索、共享利用，為商會各項工作提供有力支持。（二）信息化管理內容1.檔案數(shù)字化掃描：對紙質檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.電子檔案分類管理：按照檔案分類標準，對電子檔案進行分類存儲，并建立相應的索引目錄。3.檔案信息錄入：將檔案的基本信息、內容摘要等錄入檔案管理信息系統(tǒng)，便于查詢和統(tǒng)計。4.權限管理：設置不同的用戶權限，確保只有授權人員能夠訪問和操作檔案管理信息系統(tǒng)。5.數(shù)據(jù)備份與安全：定期對電子檔案數(shù)據(jù)進行備份，并采取安全防護措施，防止數(shù)據(jù)丟失、泄露或被篡改。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保電子檔案的準確錄入和規(guī)范管理。2.加強對電子檔案的安全管理，設置防火墻、防病