檔案移送制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案管理，規(guī)范檔案移送工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門之間以及公司/組織與外部機(jī)構(gòu)之間的檔案移送行為。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案移送工作必須嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理活動合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則：移送的檔案應(yīng)真實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動的實(shí)際情況，保持檔案內(nèi)容的完整性，不得擅自篡改、偽造或遺漏重要信息。3.及時(shí)準(zhǔn)確原則：檔案移送應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求及時(shí)進(jìn)行，確保移送信息的準(zhǔn)確性，避免因延誤或錯(cuò)誤導(dǎo)致檔案管理混亂。4.安全保密原則：在檔案移送過程中，要采取必要的安全保密措施，防止檔案信息泄露、丟失或損壞，確保檔案的安全性和保密性。二、檔案移送的范圍及分類（一）檔案移送范圍1.公司/組織在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、記錄等，包括但不限于合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案、業(yè)務(wù)報(bào)告、技術(shù)文檔等。2.上級主管部門下發(fā)的與公司/組織相關(guān)的文件、通知、規(guī)定等，以及公司/組織向上級主管部門報(bào)送的各類文件資料。3.公司/組織與外部機(jī)構(gòu)簽訂的合作協(xié)議、往來信函、項(xiàng)目文件等涉及對外業(yè)務(wù)關(guān)系的檔案材料。4.其他對公司/組織具有重要?dú)v史價(jià)值、憑證價(jià)值或參考價(jià)值的檔案。（二）檔案分類1.行政檔案：包括公司/組織的行政管理文件、會議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。2.人事檔案：涵蓋員工的個(gè)人基本信息、入職離職手續(xù)、薪資福利、培訓(xùn)記錄、績效考核等相關(guān)資料。3.財(cái)務(wù)檔案：包含會計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等財(cái)務(wù)方面的文件。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司/組織不同業(yè)務(wù)類型進(jìn)行分類，如銷售業(yè)務(wù)檔案、采購業(yè)務(wù)檔案、生產(chǎn)業(yè)務(wù)檔案、研發(fā)業(yè)務(wù)檔案等，具體包括業(yè)務(wù)合同、訂單、客戶資料、項(xiàng)目文檔等。5.技術(shù)檔案：涉及公司/組織的技術(shù)研發(fā)、產(chǎn)品設(shè)計(jì)、工藝流程、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等方面的文件，如技術(shù)圖紙、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、技術(shù)方案等。6.其他檔案：除上述類別外的其他具有保存價(jià)值的檔案，如榮譽(yù)證書、資質(zhì)證明、法律訴訟文件等。三、檔案移送的流程（一）檔案整理與準(zhǔn)備1.檔案部門職責(zé)各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作。在檔案形成過程中，要確保文件材料齊全、完整，并按照檔案管理要求進(jìn)行分類、編號、裝訂等整理工作。檔案管理人員應(yīng)定期對本部門檔案進(jìn)行檢查和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，確保檔案的質(zhì)量符合要求。2.檔案材料審核各部門在將檔案移送前，應(yīng)對檔案材料進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，手續(xù)完備。審核內(nèi)容包括文件的簽署、審批流程、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性等。對于重要檔案或涉及多個(gè)部門的檔案，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合審核，確保檔案信息的一致性和完整性。（二）移送申請與審批1.移送申請檔案移出部門如需將檔案移送至其他部門或外部機(jī)構(gòu)，應(yīng)填寫《檔案移送申請表》，詳細(xì)說明移送檔案的名稱、數(shù)量、所屬類別、移送原因、接收部門或機(jī)構(gòu)等信息。申請表應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并加蓋部門公章。2.審批流程《檔案移送申請表》提交至檔案管理部門進(jìn)行初審，檔案管理部門根據(jù)檔案移送的必要性、合規(guī)性以及檔案管理規(guī)定等進(jìn)行審核。初審?fù)ㄟ^后，申請表流轉(zhuǎn)至公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)綜合考慮公司/組織整體利益、業(yè)務(wù)需求以及檔案管理要求等因素，做出審批決定。對于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案移送，需經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可進(jìn)行。（三）檔案移送實(shí)施1.移送方式根據(jù)檔案的性質(zhì)、數(shù)量和移送要求，可選擇以下移送方式：紙質(zhì)檔案移送：對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用專人送達(dá)、郵寄或通過檔案交換中心等方式進(jìn)行移送。在移送過程中，要確保檔案的包裝牢固，防止文件散失或損壞。電子檔案移送：電子檔案應(yīng)以安全可靠的方式進(jìn)行移送，如通過公司/組織內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)共享平臺、移動存儲設(shè)備（如加密U盤）或符合安全標(biāo)準(zhǔn)的外部數(shù)據(jù)傳輸渠道等。電子檔案應(yīng)確保格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行必要的加密處理，以保障信息安全。在移送電子檔案時(shí)，應(yīng)同時(shí)提供電子檔案的元數(shù)據(jù)信息，包括文件的題名、日期、作者、來源等，以便接收方準(zhǔn)確理解和管理檔案。2.移送清單編制檔案移出部門在移送檔案時(shí)，應(yīng)編制《檔案移送清單》，詳細(xì)列出移送檔案的名稱、數(shù)量、類別、編號、頁碼等信息，并與檔案實(shí)物進(jìn)行核對一致?！稒n案移送清單》一式兩份，一份由移出部門留存，一份隨檔案一同移送至接收部門。接收部門在收到檔案后，應(yīng)根據(jù)移送清單對檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對，無誤后雙方在清單上簽字確認(rèn)。（四）檔案接收與登記1.接收要求檔案接收部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)接收移送的檔案，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成接收工作。接收人員應(yīng)認(rèn)真核對移送清單與檔案實(shí)物，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和包裝情況。對于不符合接收要求的檔案，接收部門應(yīng)及時(shí)與移出部門溝通，要求其補(bǔ)充或更正相關(guān)信息，直至檔案符合接收條件。2.登記入賬檔案接收部門在核對無誤后，應(yīng)將接收的檔案及時(shí)登記入賬，更新檔案管理系統(tǒng)中的相關(guān)信息，確保檔案信息的準(zhǔn)確記錄和可追溯性。檔案登記內(nèi)容應(yīng)包括檔案名稱、類別、編號、移送日期、接收日期、移出部門、接收部門等詳細(xì)信息，以便對檔案的流轉(zhuǎn)情況進(jìn)行全程跟蹤和管理。四、檔案移送過程中的責(zé)任界定（一）移出部門責(zé)任1.負(fù)責(zé)檔案的整理、審核和準(zhǔn)備工作，確保移送檔案的質(zhì)量符合要求。2.按照規(guī)定填寫《檔案移送申請表》，如實(shí)提供檔案相關(guān)信息，并對申請內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。3.在檔案移送過程中，采取必要的措施保證檔案的安全和完整，如妥善包裝、防止丟失或損壞等。對于因移出部門原因?qū)е聶n案丟失、損壞或信息泄露的，移出部門應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.配合檔案接收部門進(jìn)行檔案核對和問題溝通，及時(shí)解決移送過程中出現(xiàn)的問題。（二）接收部門責(zé)任1.安排專人負(fù)責(zé)檔案接收工作，按照規(guī)定的時(shí)間和要求完成接收任務(wù)。2.認(rèn)真核對移送清單與檔案實(shí)物，對接收檔案的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行檢查。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與移出部門聯(lián)系并要求整改。3.負(fù)責(zé)將接收的檔案及時(shí)登記入賬，確保檔案信息準(zhǔn)確錄入檔案管理系統(tǒng)。對于因接收部門原因?qū)е聶n案登記錯(cuò)誤或管理不善的，接收部門應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.在檔案接收后，妥善保管檔案，確保檔案的安全和保密。如因接收部門保管不善導(dǎo)致檔案丟失、損壞或信息泄露的，接收部門應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）檔案管理部門責(zé)任1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案移送制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.對各部門提交的《檔案移送申請表》進(jìn)行初審，提出審核意見，確保檔案移送符合規(guī)定要求。3.協(xié)調(diào)解決檔案移送過程中出現(xiàn)的部門間爭議和問題，促進(jìn)檔案移送工作的順利進(jìn)行。4.定期對檔案移送情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷改進(jìn)檔案移送管理工作。對于因檔案管理部門監(jiān)管不力導(dǎo)致檔案移送工作混亂的，檔案管理部門應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。五、檔案移送的期限與監(jiān)督檢查（一）移送期限1.各部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)活動的實(shí)際情況和檔案管理要求，及時(shí)將形成的檔案進(jìn)行整理和移送。一般情況下，檔案應(yīng)在業(yè)務(wù)活動結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成整理并提交移送申請。2.對于緊急或特殊情況需要提前移送檔案的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。3.檔案管理部門應(yīng)在收到《檔案移送申請表》并完成初審后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將審核結(jié)果反饋給移出部門。對于審核通過的申請，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)協(xié)調(diào)安排檔案移送工作。（二）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案移送工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案移送流程的執(zhí)行情況、檔案質(zhì)量、責(zé)任落實(shí)等方面。2.監(jiān)督檢查可采取定期檢查與不定期抽查相結(jié)合的方式進(jìn)行。定期檢查應(yīng)至少每季度開展一次，對各部門檔案移送工作進(jìn)行全面檢查；不定期抽查則根據(jù)實(shí)際情況隨時(shí)進(jìn)行，重點(diǎn)檢查重要檔案或存在問題較多部門的檔案移送情況。3.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門限期整改。整改完成后，責(zé)任部門應(yīng)提交整改報(bào)告，檔案管理部門進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。4.對檔案移送工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人，應(yīng)給予表彰和獎勵；對違反檔案移送制度、造成檔案管理混亂或重大損失的部門和個(gè)人，應(yīng)依法依規(guī)追究責(zé)任。六、檔案移送的保密與安全管理（一）保密措施1.在檔案移送過程中，涉及機(jī)密、絕密等敏感信息的檔案，必須嚴(yán)格遵守公司/組織的保密規(guī)定，采取加密傳輸、專人護(hù)送等特殊保密措施，確保信息不泄露。2.檔案管理人員和參與檔案移送的工作人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)，嚴(yán)禁私自復(fù)制、傳播或泄露檔案信息。3.對于電子檔案，應(yīng)采用加密技術(shù)進(jìn)行存儲和傳輸，設(shè)置不同級別的訪問權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問。同時(shí)，定期對電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）安全管理1.檔案移送過程中，要確保檔案的實(shí)體安全，避免檔案受到損壞、丟失或被盜。對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)妥善包裝，防止在運(yùn)輸過程中發(fā)生散落、受潮等情況；對于電子檔案，要防止因網(wǎng)絡(luò)故障、病毒感染等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失或損壞。2.加強(qiáng)對檔案移送場所和運(yùn)輸工具的安全管理，確保檔案在移送過程中的存放環(huán)境安全可靠。如選擇有資質(zhì)的快遞公司進(jìn)行郵寄時(shí)，要對其運(yùn)輸安全措施進(jìn)行評估和監(jiān)督。3.建