協(xié)會檔案制度一、總則（一）目的本協(xié)會檔案制度旨在加強協(xié)會檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，為協(xié)會各項工作的開展提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于協(xié)會各部門及全體工作人員在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：協(xié)會檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映協(xié)會各項工作的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理協(xié)會在工作中形成的各類檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及協(xié)會機密的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進行管理，防止信息泄露。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置協(xié)會設(shè)立專門的檔案管理室，負(fù)責(zé)協(xié)會檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善協(xié)會檔案管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)協(xié)會各類檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、編目等工作。3.建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查閱和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。5.定期對檔案進行鑒定，按照規(guī)定進行檔案的銷毀。6.對協(xié)會各部門檔案管理工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督。三、檔案分類及編號（一）檔案分類1.行政管理類：包括協(xié)會章程、理事會決議、會員代表大會文件、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、會議記錄、人事檔案、財務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)活動類：包括協(xié)會開展的各類活動方案、活動記錄、活動成果、調(diào)研報告、學(xué)術(shù)交流材料等。3.會員管理類：包括會員入會申請表、會員登記表、會員證、會員會費繳納記錄、會員表彰與獎勵等。4.對外聯(lián)絡(luò)類：包括與政府部門、其他社會組織、企業(yè)等的往來文件、合作協(xié)議、邀請函、接待記錄等。5.其他類：包括協(xié)會獲得的榮譽證書、資質(zhì)證書、出版物、照片、音像資料等。（二）檔案編號檔案編號采用“年度+類別+流水號”的方式，例如：2023XM001，表示2023年業(yè)務(wù)活動類第1份檔案。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案及時、完整地移交檔案管理部門。2.檔案形成部門應(yīng)在工作結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)，將整理好的檔案移交檔案管理部門。3.對于重要活動、重大項目等形成的檔案，檔案形成部門應(yīng)及時收集，并在活動結(jié)束或項目完成后[X]個工作日內(nèi)移交檔案管理部門。（二）檔案整理1.檔案管理部門對接收的檔案進行整理，按照分類標(biāo)準(zhǔn)進行分類、編號。2.對檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固。3.編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，便于查閱。五、檔案保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防蟲、防火、防盜等條件。2.庫房內(nèi)配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度計等設(shè)備。3.檔案架應(yīng)堅固耐用，并按照檔案類別和編號順序排列。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照類別和保管期限分別存放，便于查找和管理。2.對電子檔案應(yīng)進行備份，并存儲在安全的存儲介質(zhì)上，與紙質(zhì)檔案分開存放。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：包括協(xié)會章程、理事會決議、會員代表大會文件、重要活動記錄、財務(wù)審計報告等。2.長期保管的檔案：保管期限為[X]年，包括工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、一般活動記錄等。3.短期保管的檔案：保管期限為[X]年，包括一般性文件、臨時性資料等。（四）檔案定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行檢查，確保檔案的安全和完整。2.檢查內(nèi)容包括檔案的存放情況、保管期限、是否有損壞等。3.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時采取措施進行處理。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.協(xié)會工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱協(xié)會檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)協(xié)會秘書長批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱重要檔案的，還需經(jīng)協(xié)會理事會同意。（二）查閱程序1.查閱人員到檔案管理部門查閱檔案時，應(yīng)出示有效證件，并填寫《檔案查閱登記表》。2.檔案管理部門工作人員根據(jù)查閱申請表和查閱登記表提供檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。3.查閱人員不得擅自涂改檔案內(nèi)容，不得抽取、撤換檔案材料。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并登記復(fù)印內(nèi)容。（三）利用規(guī)定1.檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和協(xié)會相關(guān)規(guī)定，不得將檔案用于非法目的。2.對涉及協(xié)會機密的檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要繼續(xù)保存。2.鑒定工作由檔案管理部門牽頭，組織協(xié)會相關(guān)人員組成鑒定小組進行。3.鑒定小組根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值、保管期限等因素進行綜合評估，提出鑒定意見。（二）檔案銷毀1.對失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核，報協(xié)會秘書長批準(zhǔn)后，予以銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點進行，由檔案管理部門工作人員和監(jiān)督人員共同監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。八、電子檔案管理（一）電子檔案收集1.協(xié)會各部門在工作中形成的電子文件，應(yīng)及時收集并移交檔案管理部門。2.電子文件應(yīng)采用通用格式存儲，確保能夠長期保存和查閱。（二）電子檔案整理1.檔案管理部門對接收的電子檔案進行整理，按照分類標(biāo)準(zhǔn)進行分類、編號。2.對電子檔案進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和更新。（三）電子檔案保管1.電子檔案應(yīng)存儲在安全的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并設(shè)置訪問權(quán)限。2.定期對電子檔案進行殺毒和維護，確保電子檔案的安全和完整。（四）電子檔案查閱與利用1.協(xié)會工作人員查閱電子檔案的，應(yīng)通過檔案管理系統(tǒng)